E-Rechnung in Deutschland

Gängige E-Rechnungsformate#

• XRechnung (UBL/CII)
• ZUGFeRD / Factur-X

Routing & Zustellung#

Häufige Kennungen#

• Leitweg-ID (B2G)
• VAT ID (USt-IdNr.)

Geltungsbereich & Vorgaben#

Länderspezifische Betriebshinweise für Deutschland#

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische deutsche B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 sind nach den Übergangsregeln Papierrechnungen zulässig; einfache PDFs benötigen die Zustimmung des Empfängers. Für Aussteller mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr gelten diese Möglichkeiten bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen bestehen unabhängig von diesen Fristen.
• OZG-RE ist seit September 2025 das einzige Rechnungsportal der unmittelbaren Bundesverwaltung; die ZRE wurde abgeschaltet. Es ist aber nicht auf den Bund beschränkt: einzelne Länder und mittelbare Bundeseinrichtungen nutzen es freiwillig. Bestätigen Sie das Portal deshalb anhand der Angaben des Auftraggebers, nicht anhand seiner Verwaltungsebene.
• Bei Rechnungen an den deutschen öffentlichen Sektor gehört die Leitweg-ID in der Regel in den Bereich Käuferreferenz und sollte vor Konvertierung oder Validierung vorliegen.
• ZUGFeRD/Factur-X passt zu B2B-Prozessen, wenn der Empfänger eine hybride PDF/XML-Rechnung akzeptiert; es ersetzt XRechnung nicht, wenn der Käufer ausdrücklich XRechnung verlangt.

Kurz-Checkliste#

• B2G: Bundesstellen nutzen XRechnung-Regeln. Länder und Kommunen können andere Kanäle und Vorgaben festlegen; prüfen Sie die Hinweise des Käufers.
• Syntax: XRechnung wird typischerweise als UBL oder CII übertragen; Empfänger/Kanal entscheidet.
• Routing: häufig sind Leitweg-ID und Käuferreferenz für die interne Weiterleitung erforderlich.
• B2B: ZUGFeRD/Factur-X ist verbreitet, wenn PDF-first Prozesse benötigt werden.

Versand (praktische Schritte)#

1. Prüfen Sie, ob der Empfänger OZG-RE, ein eigenes Landes- oder Kommunalportal oder PEPPOL nutzt, und welche Syntax akzeptiert wird (UBL oder CII).
2. Routing-Kennungen einsammeln (Leitweg-ID, Käuferreferenz, ggf. PEPPOL Endpoint/Participant IDs).
3. EN-16931-konforme Daten exportieren und vor dem Versand validieren (Schema + Business Rules / CIUS).
4. Über den gewählten Kanal einreichen und Bestätigungen/Belege revisionssicher ablegen.

Validierung & Compliance#

• Mit KoSIT-Regelwerken für die Zielversion/Profil validieren.
• Codelisten prüfen (Währung, USt-Kategorie, Einheiten, Zahlungsarten).
• Rabatte nicht als negative Rechnungszeilen modellieren; Allowance/Charge nutzen.

Häufige Stolperfallen#

• Fehlende Käuferreferenz/Leitweg-ID im Behördenrouting.
• Unvollständige Adressen (Straße/Ort/PLZ/Land) führen zu Ablehnung.
• Falsche Codelistenwerte (USt-Kategorie, Einheitencodes) scheitern in KoSIT.

Häufige Fragen#

Offizielle Links#

Verwandte Ressourcen#