Rechnungen per E-Mail integrieren

Absender vor der ersten Rechnung einrichten#

Schließen Sie diese Schritte im Kontoprofil ab, bevor Sie Postfach- oder ERP-Regeln automatisieren.

1. Lassen Sie den E-Mail-Kanal durch das Invoice-Converter-Team für Ihr Enterprise-Konto freischalten.
2. Fügen Sie die Absenderadresse hinzu und bestätigen Sie sie über den Verifizierungslink, der an dieses Postfach gesendet wird.
3. Legen Sie fest, ob Antworten an den ursprünglichen Absender oder an eine verifizierte Sammeladresse gehen, und wählen Sie die Antwortsprache.
4. Kopieren Sie die XRechnung- und ZUGFeRD-Adressen aus dem Profil und testen Sie jede benötigte Route mit einer repräsentativen PDF-Datei.

Zielformat über die Empfängeradresse wählen#

Vom Eingang bis zur Antwort#

Ihre Nachricht wird schnell angenommen; die strikte Konvertierung läuft anschließend asynchron, und die Ergebnisse kommen als Antwort zurück.

1. Ein verifizierter Absender sendet echte PDF-Anhänge an ein oder mehrere formatspezifische Postfächer.
2. Der E-Mail-Eingangsdienst erfasst die Nachricht; der Dienst ermittelt das freigeschaltete Konto, den Absender, das Antwortziel und die gewählten Zielformate.
3. Jede akzeptierte PDF-Datei wird zu einem strikten Konvertierungsauftrag mit verpflichtender Artefaktvalidierung; eine Herabstufung auf Entwurf oder das Übergehen von Warnungen ist nicht möglich.
4. Das angeforderte Ergebnis wird erst ausgestellt, nachdem autoritative Validierung, Nachweisspeicherung und Artefaktparität erfolgreich abgeschlossen sind.
5. Antwortnachrichten im selben Thread enthalten die ausgestellten Artefakte und HTML-Berichte; überschreiten die Anhänge das Limit pro Nachricht, wird die Zustellung in weiteren Nachrichten fortgesetzt. Nachricht, Eintrag, Nutzungsereignis, Nachweis und dauerhaft gespeicherte Antwortdateien bleiben über IDs nachvollziehbar.

Abrechnungseinheiten und E-Mail-Kontext#

Berechnen Sie die Einheiten für die gesamte Nachricht vor dem Versand, und bedenken Sie, dass der E-Mail-Text selbst als Konvertierungseingabe gelesen wird.

• Jede akzeptierte PDF-Datei verbraucht eine Konvertierungseinheit pro erkanntem Zielformat. Beispiel: Zwei PDF-Dateien an beide Formatpostfächer benötigen vier Einheiten.
• Vor der Konvertierung reserviert der Dienst alle Einheiten der Nachricht: zuerst aus dem enthaltenen monatlichen Kontingent, danach aus vorhandenen API-Guthaben.
• Reicht die Deckung nicht für alle Einheiten, wird die gesamte Nachricht vor der Konvertierung abgelehnt. Eine Einheit wird erst abgerechnet, wenn ihre Konvertierung erfolgreich war und die Antwortartefakte dauerhaft gespeichert sind; fehlgeschlagene Einheiten werden wieder freigegeben.
• Wenn die E-Mail Text enthält, dienen Betreff und Text der verifizierten E-Mail als ergänzende Konvertierungseingabe. Sie können fehlende Änderungen, Korrekturen, Referenzen oder Rechnungsangaben liefern. Bei Widersprüchen haben Geldbeträge, Steuersummen und Rechnungspositionen aus der PDF-Datei Vorrang; allein aus dem E-Mail-Text entstehen keine Rechnungspositionen. Es wird nur eine begrenzte Menge Text gelesen und gegebenenfalls gekürzt; halten Sie Signaturen und Begleittext daher kurz, relevant und eindeutig.
• Im Profil hinterlegte Verkäufer-Stammdaten ergänzen fehlende Verkäuferfelder (Name, Adresse, USt-IdNr., Kontakt), wenn die Standardnutzung aktiviert ist; aus der PDF-Datei extrahierte Werte werden nie überschrieben.

Endzustände und Artefakte#

Akzeptierte Dateien und Grenzen des Pilotbetriebs#

Nutzen Sie diese Punkte als praktische Prüfschritte für diesen Abschnitt.

• Hängen Sie echte PDF-Dateien an. Eine umbenannte Bilddatei oder ein anderer Dateityp wird abgelehnt, auch wenn Dateiendung oder MIME-Typ PDF vorgeben.
• Eine Nachricht kann mehrere PDF-Dateien enthalten; der Kanal ist für kontrollierte Abläufe mit geringem Volumen gedacht, nicht für Massenimport.
• Halten Sie jeden Anhang unter dem im Onboarding genannten Limit; Anbieter- und Umgebungsgrenzen können sich ändern.
• Erreicht eine Nachricht mehrere erkannte Formatpostfächer, wird jede akzeptierte PDF-Datei einmal je gewähltem Format verarbeitet.
• Antwortanhänge sind auf rund 15 MB pro Nachricht begrenzt. Würde die nächste Datei dieses Limit überschreiten, folgen die übrigen Anhänge in einer weiteren Nachricht desselben Threads; eine einzelne Datei wird nie aufgeteilt.

Was weiterhin von Menschen geprüft werden muss#

Nutzen Sie diese Punkte als praktische Prüfschritte für diesen Abschnitt.

• Vergleichen Sie Lieferant, Käufer, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung, Steuerbeträge, Summen, Zahlungsdaten und jede Position mit der Originalrechnung.
• Prüfen Sie empfängerspezifische Leitweg- und Endpunktkennungen, Bestelldaten sowie Regeln des Übertragungskanals.
• Prüfen Sie unsichere Quellenbelege und jede Warnung oder Validierungsangabe, bevor Sie das Ergebnis weiterleiten.
• Eine erfolgreiche technische Validierung prüft die ausgestellte Datei gegen die gewählten Regeln; sie ersetzt keine kaufmännische, steuerliche oder empfängerseitige Freigabe.

E-Mail oder API bewusst wählen#

Onboarding und Support#

Teilen Sie im Onboarding die erwarteten Absenderadressen, Zielformate, das Antwortziel, die Sprache und das Monatsvolumen mit.

Ablaufdiagramme#

Die Diagramme fassen dieselben Regeln wie die durchsuchbaren Abschnitte oben zusammen.