# Rechnungen per E-Mail integrieren

- 2026-08-07

Richten Sie einen verifizierten Absender ein, senden Sie mit genau einem Format-Tag an das allgemeine Postfach und erhalten Sie nachweisgestützte Antworten im ursprünglichen Thread.

## E-Mail-Import für jedes Enterprise-Konto

Nutzen Sie diesen Kanal für kontrollierte Rechnungsabläufe mit geringem Volumen.

Der E-Mail-Import ist in jedem aktiven Enterprise-Abonnement enthalten. Aktivieren Sie ihn im Profil und verifizieren Sie vor der ersten Rechnung mindestens einen Absender.

Senden Sie an das allgemeine Postfach einvoice@api.invoice-converter.com und verwenden Sie genau ein unterstütztes Tag im Betreff. Ohne oder mit mehreren Tags wird nichts verarbeitet; der Absender erhält eine E-Mail mit den gültigen Tags.

> **Verfügbarkeit**: Es ist keine Konto-Allowlist und keine manuelle Freigabe durch unser Team erforderlich. Enterprise-Zugang, Profileinstellung und Absenderverifizierung schützen den Kanal weiterhin.

## Absender vor der ersten Rechnung einrichten

Schließen Sie diese Schritte im Kontoprofil ab, bevor Sie Postfach- oder ERP-Regeln automatisieren.

1. Starten Sie ein Enterprise-Abonnement und aktivieren Sie den E-Mail-Import im Kontoprofil.
2. Fügen Sie die Absenderadresse hinzu und bestätigen Sie sie über den Verifizierungslink, der an dieses Postfach gesendet wird.
3. Legen Sie fest, ob Antworten an den ursprünglichen Absender oder an eine verifizierte Sammeladresse gehen, und wählen Sie die Antwortsprache.
4. Kopieren Sie das allgemeine Postfach aus dem Profil, wählen Sie ein dokumentiertes Tag und testen Sie jede benötigte Route mit einer repräsentativen PDF-Datei.

## Zielformat mit einem Tag im Betreff wählen

| Ziel | Tag im Betreff | Erfolgreiche Antwort |
| --- | --- | --- |
| XRechnung | [XRechnung] | Validierte XML-Datei plus artefaktgebundener HTML-Prüfbericht. |
| ZUGFeRD / Factur-X | [ZUGFeRD] | Validierte hybride PDF/A-3-Datei plus artefaktgebundener HTML-Prüfbericht. |
| EN 16931 | [EN16931] | Validierte UBL-XML-Datei plus artefaktgebundener HTML-Prüfbericht. |
| UBL | [UBL] | Validierte UBL-XML-Datei plus artefaktgebundener HTML-Prüfbericht. |
| CII | [CII] | Validierte CII-XML-Datei plus artefaktgebundener HTML-Prüfbericht. |

## Vom Eingang bis zur Antwort

Ihre Nachricht wird schnell angenommen; die strikte Konvertierung läuft anschließend asynchron, und die Ergebnisse kommen als Antwort zurück.

1. Ein verifizierter Absender sendet echte PDF-Anhänge an ein oder mehrere formatspezifische Postfächer.
2. Der E-Mail-Eingangsdienst erfasst die Nachricht; der Dienst ermittelt das freigeschaltete Konto, den Absender, das Antwortziel und die gewählten Zielformate.
3. Jede akzeptierte PDF-Datei wird zu einem strikten Konvertierungsauftrag mit verpflichtender Artefaktvalidierung; eine Herabstufung auf Entwurf oder das Übergehen von Warnungen ist nicht möglich.
4. Das angeforderte Ergebnis wird erst ausgestellt, nachdem autoritative Validierung, Nachweisspeicherung und Artefaktparität erfolgreich abgeschlossen sind.
5. Antwortnachrichten im selben Thread enthalten die ausgestellten Artefakte und HTML-Berichte; überschreiten die Anhänge das Limit pro Nachricht, wird die Zustellung in weiteren Nachrichten fortgesetzt. Nachricht, Eintrag, Nutzungsereignis, Nachweis und dauerhaft gespeicherte Antwortdateien bleiben über IDs nachvollziehbar.

## Abrechnungseinheiten und E-Mail-Kontext

Berechnen Sie die Einheiten für die gesamte Nachricht vor dem Versand, und bedenken Sie, dass der E-Mail-Text selbst als Konvertierungseingabe gelesen wird.

- Jede akzeptierte PDF-Datei verbraucht eine Konvertierungseinheit pro erkanntem Zielformat. Beispiel: Zwei PDF-Dateien an beide Formatpostfächer benötigen vier Einheiten.
- Vor der Konvertierung reserviert der Dienst alle Einheiten der Nachricht: zuerst aus dem enthaltenen monatlichen Kontingent, danach aus vorhandenen API-Guthaben.
- Reicht die Deckung nicht für alle Einheiten, wird die gesamte Nachricht vor der Konvertierung abgelehnt. Eine Einheit wird erst abgerechnet, wenn ihre Konvertierung erfolgreich war und die Antwortartefakte dauerhaft gespeichert sind; fehlgeschlagene Einheiten werden wieder freigegeben.
- Wenn die E-Mail Text enthält, dienen Betreff und Text der verifizierten E-Mail als ergänzende Konvertierungseingabe. Sie können fehlende Änderungen, Korrekturen, Referenzen oder Rechnungsangaben liefern. Bei Widersprüchen haben Geldbeträge, Steuersummen und Rechnungspositionen aus der PDF-Datei Vorrang; allein aus dem E-Mail-Text entstehen keine Rechnungspositionen. Es wird nur eine begrenzte Menge Text gelesen und gegebenenfalls gekürzt; halten Sie Signaturen und Begleittext daher kurz, relevant und eindeutig.
- Wenn die Standardnutzung aktiviert ist, ersetzt jeder Profilwert (Name, Adresse, USt-IdNr., Kontakt) den entsprechenden aus der PDF-Datei extrahierten Wert. Eine Abweichung erzeugt eine Warnung, keine Sperre.

## Endzustände und Artefakte

| Ergebnis | Inhalt der Antwort | Anhänge |
| --- | --- | --- |
| Ausgestellt | Die Datei wurde erfolgreich konvertiert und hat die autoritative Validierung bestanden. | Angefordertes Hauptartefakt und zugehöriger HTML-Prüfbericht. |
| Teilweise | Mindestens eine Datei wurde abgeschlossen und mindestens eine ist fehlgeschlagen oder wurde übersprungen. | Nur nachweisgestützte Artefakte der erfolgreichen Dateien sowie der Status je Datei. |
| Validierung gestoppt | Blockierende Validierungsdetails erklären, warum kein Ergebnis ausgestellt wurde. | Kein ungeprüftes Ergebnisartefakt und kein artefaktgebundener HTML-Bericht. |
| Technische Ablehnung | Die Antwort benennt das Problem: Absender, Datei, Berechtigung, Limit oder eine vorübergehende Störung. | Kein Ergebnisartefakt; befolgen Sie die Hinweise in der Antwort, bevor Sie es erneut versuchen. |

## Akzeptierte Dateien und Servicelimits

- Hängen Sie echte PDF-Dateien an. Eine umbenannte Bilddatei oder ein anderer Dateityp wird abgelehnt, auch wenn Dateiendung oder MIME-Typ PDF vorgeben.
- Eine Nachricht kann mehrere PDF-Dateien enthalten; der Kanal ist für kontrollierte Abläufe mit geringem Volumen gedacht, nicht für Massenimport.
- Halten Sie jeden Anhang unter 10 MB; Anbietergrenzen können niedriger sein und sich ändern.
- Erreicht eine Nachricht mehrere erkannte Formatpostfächer, wird jede akzeptierte PDF-Datei einmal je gewähltem Format verarbeitet.
- Antwortanhänge sind auf rund 15 MB pro Nachricht begrenzt. Würde die nächste Datei dieses Limit überschreiten, folgen die übrigen Anhänge in einer weiteren Nachricht desselben Threads; eine einzelne Datei wird nie aufgeteilt.

## Was weiterhin von Menschen geprüft werden muss

- Vergleichen Sie Lieferant, Käufer, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung, Steuerbeträge, Summen, Zahlungsdaten und jede Position mit der Originalrechnung.
- Prüfen Sie empfängerspezifische Leitweg- und Endpunktkennungen, Bestelldaten sowie Regeln des Übertragungskanals.
- Prüfen Sie unsichere Quellenbelege und jede Warnung oder Validierungsangabe, bevor Sie das Ergebnis weiterleiten.
- Eine erfolgreiche technische Validierung prüft die ausgestellte Datei gegen die gewählten Regeln; sie ersetzt keine kaufmännische, steuerliche oder empfängerseitige Freigabe.

## E-Mail oder API bewusst wählen

| Kanal | Geeignet für | Integrationskontrolle |
| --- | --- | --- |
| E-Mail-Kanal | Manuell betriebene Abläufe oder Postfachregeln mit geringem Volumen, bei denen ein Antwortthread nützlich ist. | Formatpostfach, verifizierter Absender, Rücksendeadresse, Sprache und Ergebnis je Nachricht. |
| External API V1 | Server-zu-Server-Abläufe mit Idempotenz, Polling, strukturiertem Status und gezieltem Download. | Authentifizierte Anfragen, Kundenreferenzen, Korrelations-IDs, Rate-Limit-Header und Artefakt-Endpunkte. |

## Einrichtung und Support

Konfigurieren Sie Absenderadressen, Zielformate, Antwortziel und Sprache im Profil. Kontaktieren Sie den Support nur, wenn die Einrichtung fehlschlägt.

- [Dokumentation der External API V1 ansehen](/developer-api)
- [Enterprise mit E-Mail-Import starten](/pricing)