Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Website, Kontoverwaltung, Abrechnung, Produkt-, Support-, Sicherheits- und Marketingverarbeitung ist die Sine Aspera Ad Astra GmbH, Sternstr. 11, 80538 München, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Felix Graeber. Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 313338

E-Mail: contact@invoice-converter.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen derzeit nicht erfüllt sind.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Website- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Request-Metadaten, Zeitstempel, User Agent, Referrer, Cookie-Einwilligungsstatus, Rate-Limit-Ereignisse, Sicherheitsereignisse, Fehlerlogs und Korrelations-IDs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Konto- und Abrechnungsdaten: E-Mail-Adresse, Authentifizierungskennungen, Plan, Abonnementstatus, API-Credit-Saldo, Stripe-Kunden- und Rechnungsreferenzen, Spracheinstellungen und Servicekommunikation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Rechnungskonvertierungsdaten: hochgeladene Dokumente, extrahierte Rechnungsfelder, Lieferanten- und Kundennamen, Adressen, Steuernummern, USt-IDs, IBAN/BIC, Positionen, Beträge, erzeugte XML/PDF-Artefakte, Validierungsnachweise, Hashes, Diagnosen, Support- und Debug-Bundles sowie Nachweise zur Qualitätssicherung, soweit dies für den angeforderten Workflow und die Qualitätssicherung der Konvertierungsergebnisse erforderlich ist.

Daten der Chrome-Erweiterung: Wenn Sie die Erweiterung verbinden, speichert sie die OAuth-Sitzung und den aktuellen Konvertierungsstatus im Speicher der Chrome-Erweiterung. Sie lädt nur die von Ihnen ausgewählte Rechnungsdatei hoch und erst, nachdem Sie die Konvertierung starten. Sie liest keine Webseiteninhalte, Browserhistorie, geöffneten Tabs oder anderen lokalen Dateien. Google-Nutzerdaten, die über die Erweiterung empfangen werden, werden nur für den nutzerseitigen Konvertierungsablauf und dessen Sicherheit verwendet. Diese Nutzung entspricht der User Data Policy des Chrome Web Store einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung, Kreditvergabe oder andere sachfremde Zwecke.

External API-Daten: Mandanten-IDs, API-Key-IDs, API-Key-Präfixe, Idempotency Keys, Request Hashes, Endpoint, Methode, Status, Korrelations-IDs, Nutzungs- und Audit-Ereignisse, Rate-Limit-Ablehnungen, Credit-Ledger-Ereignisse, übermittelte Dateinamen, Format-/Profil-/Jurisdiktionshinweise und technische Metadaten für Authentifizierung, Abrechnung, Sicherheit, Fehleranalyse und idempotente Wiederholungen. Klartext-API-Keys werden nach Erstellung nicht bewusst gespeichert.

ChatGPT-Plugin-Daten: Wenn Sie Invoice Converter mit ChatGPT verbinden, verarbeiten wir OAuth-Kennungen, Kontoberechtigung und Akquisitionsquelle, Task-IDs, angefordertes Ausgabeformat, Zeitstempel, Anzahlen von Validierungsfehlern und -warnungen, Artefaktstatus und -größe sowie die verwendete Berechtigungsart. Auf Ihre Anforderung übermittelt OpenAI die ausgewählte Rechnungsdatei zur Konvertierung an unseren MCP-Server. Plugin-Analytics enthalten keine Rechnungsinhalte, Dateinamen, Kundennamen oder Rechnungswerte.

Analytics und Session Replay: Nur nach Einwilligung nutzen wir Produktanalyse und Session Replay, um die Nutzung des Produkts zu verstehen und den Dienst zu verbessern. Analytics ist so konfiguriert, dass Rechnungsinhalte vermieden werden; Rechnungsinhalte werden nicht für Produktanalyse genutzt.

Erfolgsmessung von Google-Anzeigen: Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website kommen, enthält die Adresse eine Klick-ID (gclid) und Kampagnenparameter. Erst wenn Sie Cookies akzeptieren, speichern wir die Klick-ID bis zu 90 Tage in Ihrem Browser und verknüpfen sie mit Ihrer Registrierung und dem Stripe-Checkout eines Kaufs. Wir übermitteln dann Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, die Klick-ID mit Art, Zeitpunkt und Wert der Conversion (zum Beispiel ein gestarteter Test oder ein Kauf), damit wir sehen, welche Anzeigen zu Kunden führen. Auf unserer Website läuft kein Google-Skript, und wir übermitteln keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und keine Rechnungsinhalte. Wir nutzen die Daten nicht für personalisierte Werbung oder Remarketing. Google kann Daten an Google LLC in den USA übermitteln. Wie Google diese Daten nutzt: https://business.safety.google/privacy/ und die Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite widerrufen; wir löschen dann die gespeicherte Kopie in Ihrem Browser. Eine Klick-ID, die bereits mit einem Kauf verknüpft ist, bleibt in dessen Abrechnungsdaten.

YouTube-Videos in Blogartikeln: Einige Blogartikel zeigen ein Video. Bis Sie auf „Abspielen“ klicken, lädt Ihr Browser nichts von YouTube oder Google; der Artikel zeigt ein Vorschaubild von unserem eigenen Server. Wenn Sie auf „Abspielen“ klicken, lädt Ihr Browser den Player von youtube-nocookie.com, betrieben von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google erhält dabei mindestens Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und die Adresse des Artikels, kann Informationen auf Ihrem Gerät speichern und Daten an Google LLC in den USA übermitteln. Zur weiteren Verarbeitung dieser Daten durch Google siehe die Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung durch den Klick auf „Abspielen“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Zum Widerruf beenden Sie das Video und verlassen die Seite oder laden sie neu. Neben dem Player steht ein einfacher Link zum Video auf YouTube. Mit Einwilligung in Analytics erfassen wir, dass Sie das Video gestartet haben (Artikel, Sprachen und Video-ID).

Download-Erinnerung (Servicenachricht): Wenn Sie angemeldet sind und den Download-Schritt erreichen, speichern wir die fertige E-Rechnungsdatei (bei ZUGFeRD und Factur-X Ihre PDF mit eingebetteter XML) 24 Stunden ab ihrer Speicherung, speichern den Zeitpunkt und die Konvertierungsreferenz und senden Ihnen eine Service-E-Mail mit einem Link zur Datei, falls Sie sie nicht herunterladen. Die Erinnerung gehört zu den automatischen E-Mails in Ihrem Profil; der Download-Schritt hat dafür kein eigenes Bedienelement. Sind automatische E-Mails abgeschaltet, speichern wir keine Datei für eine Erinnerung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser Interesse ist, Ihnen zu helfen, den Download Ihrer eigenen E-Rechnung abzuschließen, bevor wir sie löschen. Sie können jederzeit widersprechen: Schalten Sie automatische E-Mails in Ihrem Profil ab oder nutzen Sie den Abmeldelink in der Erinnerungs-E-Mail. Wir senden dann keine Erinnerung, und eine gespeicherte Datei wird spätestens 24 Stunden nach ihrer Speicherung gelöscht.

Gespeicherter Prüfungslink: Wenn Sie uns im Prüf- oder Download-Schritt bitten, ein Ergebnis 7 Tage aufzubewahren, speichern wir das Quell-PDF dieser einen Rechnung, die extrahierten Daten, Ihre geprüften Daten und technische Dateiangaben (Dateiname, Größe und Verarbeitungsreferenzen). Die fertige E-Rechnung speichern wir nicht. Über unseren E-Mail-Dienstleister Brevo senden wir eine E-Mail mit dem Link an die Adresse, die Sie eingeben; die E-Mail enthält keinen Dateinamen und keine Rechnungsdaten. Die Adresse speichern wir weder mit der gespeicherten Kopie noch in unseren Logs. Um die Link-E-Mails auf drei pro Adresse und Tag zu begrenzen, halten wir einen Einweg-Hash der Adresse und Ihrer IP-Adresse in einem Zähler, der nach 2 Tagen gelöscht wird. Das Formular nutzt Cloudflare Turnstile, um automatisierte Anfragen abzuwehren; Cloudflare erhält dafür die nötigen technischen Browserdaten. Der Link enthält einen Zufallsschlüssel, von dem wir nur einen Hash speichern. Wer den Link hat, kann die gespeicherte Kopie öffnen; leiten Sie ihn daher nicht weiter. Die Kopie wird 7 Tage nach dem Speichern gelöscht oder sofort, wenn Sie auf der Seite hinter dem Link „Jetzt löschen“ wählen. Da wir Ihre Adresse nicht speichern, können wir die Kopie ohne den Link nicht finden: Gelöscht wird über den Link oder durch Ablauf. Gespeicherte Kopien nutzen wir nicht zur Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ein von Ihnen angeforderter Dienst).

Kontrolladresse und Änderungsprotokoll (Enterprise): Wenn Sie eine Kontrolladresse hinterlegen, speichern wir diese E-Mail-Adresse, Ihre Protokolloptionen und wertfreie Ereignisse (zum Beispiel "Kontrolladresse bestätigt" oder "Änderungsprotokoll gesendet") mit ihrem Zeitpunkt. Ein Bestätigungslink wird nur als Hash gespeichert und läuft nach 48 Stunden ab. Eine angeforderte Änderung (eine neue Kontrolladresse oder neue geschützte Bankdaten), die Adresse, an die ihr Link ging, und den Hash des Links speichern wir nur, bis die Anfrage bestätigt, abgelehnt, durch eine neuere Anfrage ersetzt oder abgelaufen ist; danach behalten wir nur ihre Art, ihren Status und ihre Zeitpunkte. Nach jeder bestätigten Prüfung mit Änderungen senden wir über unseren E-Mail-Dienstleister eine Protokoll-E-Mail an die Kontrolladresse und, falls Sie es wählen, eine Kopie an Ihre Kontoadresse. Standardmäßig nennt sie die geänderten Felder, Ihre Konto-E-Mail, den Zeitpunkt, den Dokumentnamen und die Rechnungsnummer. Wenn Sie Werte einschalten, enthält sie zusätzlich die alten und neuen Werte; wir bilden sie nur für den Versand und speichern keine Kopie. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Marketing und automatische E-Mails: Werbliche E-Mails versenden wir nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist, insbesondere auf Grundlage einer Einwilligung oder einer anwendbaren Bestandskunden-Ausnahme. Automatische E-Mails (Erinnerungen, Tipps und Angebote, die wir automatisch senden) enthalten einen Abmeldelink mit einem Klick. Sie können sie auch in Ihrem Profil abschalten. Wir speichern dann nur den Zeitpunkt Ihrer Abmeldung. Service-, Sicherheits-, Abrechnungs- und Transaktions-E-Mails sind keine Werbung und werden weiter versendet.

3. Verarbeitung im Auftrag

Bei Geschäftskunden verarbeiten wir Rechnungsinhalte regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Der Kunde bleibt verantwortlich für Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Rechnungsdaten, Datenminimierung, Richtigkeit der Quelldaten, Prüfung, Übermittlung, Archivierung und endgültige rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Entscheidungen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag regelt diese Verarbeitung, soweit Art. 28 DSGVO anwendbar ist.

Kunden-Rechnungsinhalte werden nur genutzt, um den Dienst bereitzustellen, abzusichern, Fehler zu beheben, Support zu leisten, den Dienst zu betreiben, die Qualität der Konvertierungsergebnisse zu sichern und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Zur Qualitätssicherung werden aufbewahrte Konvertierungsnachweise in automatisierten Audits, die die unten genannten KI-Unterauftragsverarbeiter nutzen können, und durch berechtigtes Personal geprüft, um Konvertierungsfehler zu erkennen und zu beheben. Kunden-Rechnungsinhalte werden nicht für Modelltraining, wiederverwendbare Datensätze, Benchmarking oder Produktanalyse verwendet, sofern der Kunde nicht ausdrücklich schriftlich zustimmt.

Qualitätsnachweise abschalten (Enterprise): Enterprise-Kunden können die Nachweise zur Qualitätssicherung im Profil abschalten. Spätestens eine Minute danach speichern wir aus ihren Konvertierungen keine neuen Nachweise zur Qualitätssicherung mehr: keine Kopien von Quelldateien, erkannten Texten, extrahierten oder geprüften Rechnungsdaten, erzeugten Artefakten oder Debug-Bundles. Das Abschalten löscht auch die zuvor gespeicherten Nachweise: Kontoverknüpfungen und Rechnungsinhalte in aktiven Datensätzen sofort, zugehörige Dateien innerhalb eines Tages; gesperrte Sicherungskopien werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Verarbeitung, Downloads, Abrechnung, Betriebsprotokolle und wertfreie Statistiken laufen weiter. Eine gespeicherte Abschaltung gilt auch nach einem Tarifwechsel. Konvertierungen, die beim Wirksamwerden bereits laufen, können noch mit der vorherigen Einstellung abgeschlossen werden.

4. Unterauftragsverarbeiter und Transfers

Wir nutzen Unterauftragsverarbeiter für Hosting, Sicherheit, KI/OCR-Verarbeitung, Authentifizierung, Speicherung, Abrechnung, E-Mail, Analytics und Fehlertelemetrie. Je nach Workflow können dazu Vercel, Koyeb, Cloudflare, Supabase, OpenAI, Microsoft Ireland Operations Limited (Azure OpenAI, primär für API-, E-Mail- und Stapelumwandlungen, als Ausweichlösung für Web-Umwandlungen und als einziger KI-Anbieter für Enterprise-Konten mit KI-Verarbeitung nur in der EU), Mistral AI, Google Ireland/Google LLC (für die Anmeldung mit Google und, mit Ihrer Einwilligung, die Erfolgsmessung von Google-Anzeigen), Stripe, Brevo, PostHog und Sentry gehören.

Wir beabsichtigen, EU-Infrastruktur zu nutzen, soweit diese verfügbar ist. Wir geben jedoch keine Deutschland-only- oder EU-only-Datenresidenz-Zusage. Die optionale KI-Verarbeitung nur in der EU für Enterprise-Konten betrifft nur die KI-Verarbeitung. Drittlandtransfers können etwa durch KI-Anbieter, Sicherheitsanbieter, Supportzugriffe, Telemetrie oder globale Netzwerkinfrastruktur entstehen. Solche Übermittlungen stützen sich auf einen Angemessenheitsbeschluss (für die USA das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder im Übrigen auf Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich.

5. Aufbewahrung

Wir betreiben kein dauerhaftes zentrales Archiv hochgeladener Kunden-Rechnungsdokumente. Eine längere Aufbewahrung für eigene Zwecke der Rechtsverfolgung, Sicherheit oder Abrechnung betrifft ausschließlich Daten, die wir rechtmäßig als Verantwortlicher verarbeiten; für im Auftrag verarbeitete personenbezogene Daten gilt Abschnitt 9 des AVV.

6. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und Widerruf von Einwilligungen verlangen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

7. Sicherheit und Vorfälle

Wir nutzen HTTPS, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Administration, Least-Privilege-Zugriff, Logging, Mandantentrennung, Secret Handling, Verschlüsselung im Ruhezustand bei unseren Hosting-Anbietern (nach deren Angaben), verschlüsselte Datensicherungen und infrastrukturseitige Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nennt der AVV. Kein Internetdienst kann vollständig sicher garantiert werden.

Nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, informieren wir die zuständige Behörde und betroffene Personen, soweit gesetzlich erforderlich; als Auftragsverarbeiter informieren wir betroffene Kunden unverzüglich nach Maßgabe des AVV. Zeitliche Ziele sind operative Ziele und keine Service Credits oder Vertragsstrafen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.

8. Kontakt

Sine Aspera Ad Astra GmbH
Sternstr. 11, 80538 München, Deutschland
E-Mail: contact@invoice-converter.com