Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Website, Kontoverwaltung, Abrechnung, Produkt-, Support-, Sicherheits- und Marketingverarbeitung ist die Sine Aspera Ad Astra GmbH, Sternstr. 11, 80538 München, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Felix Graeber. Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 313338

E-Mail: contact@invoice-converter.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen derzeit nicht erfüllt sind.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Website- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Request-Metadaten, Zeitstempel, User Agent, Referrer, Cookie-Einwilligungsstatus, Rate-Limit-Ereignisse, Sicherheitsereignisse, Fehlerlogs und Korrelations-IDs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Konto- und Abrechnungsdaten: E-Mail-Adresse, Authentifizierungskennungen, Plan, Abonnementstatus, API-Credit-Saldo, Stripe-Kunden- und Rechnungsreferenzen, Spracheinstellungen und Servicekommunikation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Rechnungskonvertierungsdaten: hochgeladene Dokumente, extrahierte Rechnungsfelder, Lieferanten- und Kundennamen, Adressen, Steuernummern, USt-IDs, IBAN/BIC, Positionen, Beträge, erzeugte XML/PDF-Artefakte, Validierungsnachweise, Hashes, Diagnosen, Support- und Debug-Bundles sowie Nachweise zur Qualitätssicherung, soweit dies für den angeforderten Workflow und die Qualitätssicherung der Konvertierungsergebnisse erforderlich ist.

Daten der Chrome-Erweiterung: Wenn Sie die Erweiterung verbinden, speichert sie die OAuth-Sitzung und den aktuellen Konvertierungsstatus im Speicher der Chrome-Erweiterung. Sie lädt nur die von Ihnen ausgewählte Rechnungsdatei hoch und erst, nachdem Sie die Konvertierung starten. Sie liest keine Webseiteninhalte, Browserhistorie, geöffneten Tabs oder anderen lokalen Dateien. Google-Nutzerdaten, die über die Erweiterung empfangen werden, werden nur für den nutzerseitigen Konvertierungsablauf und dessen Sicherheit verwendet. Diese Nutzung entspricht der User Data Policy des Chrome Web Store einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung, Kreditvergabe oder andere sachfremde Zwecke.

External API-Daten: Mandanten-IDs, API-Key-IDs, API-Key-Präfixe, Idempotency Keys, Request Hashes, Endpoint, Methode, Status, Korrelations-IDs, Nutzungs- und Audit-Ereignisse, Rate-Limit-Ablehnungen, Credit-Ledger-Ereignisse, übermittelte Dateinamen, Format-/Profil-/Jurisdiktionshinweise und technische Metadaten für Authentifizierung, Abrechnung, Sicherheit, Fehleranalyse und idempotente Wiederholungen. Klartext-API-Keys werden nach Erstellung nicht bewusst gespeichert.

ChatGPT-Plugin-Daten: Wenn Sie Invoice Converter mit ChatGPT verbinden, verarbeiten wir OAuth-Kennungen, Kontoberechtigung und Akquisitionsquelle, Task-IDs, angefordertes Ausgabeformat, Zeitstempel, Anzahlen von Validierungsfehlern und -warnungen, Artefaktstatus und -größe sowie die verwendete Berechtigungsart. Auf Ihre Anforderung übermittelt OpenAI die ausgewählte Rechnungsdatei zur Konvertierung an unseren MCP-Server. Plugin-Analytics enthalten keine Rechnungsinhalte, Dateinamen, Kundennamen oder Rechnungswerte.

Analytics und Session Replay: Nur nach Einwilligung nutzen wir Produktanalyse und Session Replay, um die Nutzung des Produkts zu verstehen und den Dienst zu verbessern. Analytics ist so konfiguriert, dass Rechnungsinhalte vermieden werden; Rechnungsinhalte werden nicht für Produktanalyse genutzt.

Marketing: Werbliche E-Mails versenden wir nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist, insbesondere auf Grundlage einer Einwilligung oder einer anwendbaren Bestandskunden-Ausnahme. Sie können sich jederzeit abmelden. Service-, Sicherheits-, Abrechnungs- und Transaktions-E-Mails sind keine Werbung.

3. Verarbeitung im Auftrag

Bei Geschäftskunden verarbeiten wir Rechnungsinhalte regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Der Kunde bleibt verantwortlich für Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Rechnungsdaten, Datenminimierung, Richtigkeit der Quelldaten, Prüfung, Übermittlung, Archivierung und endgültige rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Entscheidungen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag regelt diese Verarbeitung, soweit Art. 28 DSGVO anwendbar ist.

Kunden-Rechnungsinhalte werden nur genutzt, um den Dienst bereitzustellen, abzusichern, Fehler zu beheben, Support zu leisten, den Dienst zu betreiben, die Qualität der Konvertierungsergebnisse zu sichern und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Zur Qualitätssicherung werden aufbewahrte Konvertierungsnachweise in automatisierten Audits, die die unten genannten KI-Unterauftragsverarbeiter nutzen können, und durch berechtigtes Personal geprüft, um Konvertierungsfehler zu erkennen und zu beheben. Kunden-Rechnungsinhalte werden nicht für Modelltraining, wiederverwendbare Datensätze, Benchmarking oder Produktanalyse verwendet, sofern der Kunde nicht ausdrücklich schriftlich zustimmt.

4. Unterauftragsverarbeiter und Transfers

Wir nutzen Unterauftragsverarbeiter für Hosting, Sicherheit, KI/OCR-Verarbeitung, Authentifizierung, Speicherung, Abrechnung, E-Mail, Analytics und Fehlertelemetrie. Je nach Workflow können dazu Vercel, Koyeb, Cloudflare, Supabase, OpenAI, Mistral AI, Google Ireland/Google LLC (nur für die Anmeldung mit Google), Stripe, Brevo, PostHog und Sentry gehören.

Wir beabsichtigen, EU-Infrastruktur zu nutzen, soweit diese verfügbar ist. Wir geben jedoch keine Deutschland-only- oder EU-only-Datenresidenz-Zusage. Drittlandtransfers können etwa durch KI-Anbieter, Sicherheitsanbieter, Supportzugriffe, Telemetrie oder globale Netzwerkinfrastruktur entstehen. Soweit erforderlich nutzen wir Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen.

5. Aufbewahrung

Wir betreiben kein dauerhaftes zentrales Archiv hochgeladener Kunden-Rechnungsdokumente. Einige Datensätze können länger aufbewahrt werden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist, zur Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen, zur Untersuchung von Missbrauch oder Sicherheitsereignissen oder zur Abrechnungs- und Audit-Integrität.

6. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und Widerruf von Einwilligungen verlangen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

7. Sicherheit und Vorfälle

Wir nutzen HTTPS, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Administration, Least-Privilege-Zugriff, Logging, Mandantentrennung, Secret Handling und infrastrukturseitige Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter. Kein Internetdienst kann vollständig sicher garantiert werden.

Wir informieren betroffene Kunden und Behörden nach Bestätigung einer relevanten Verletzung personenbezogener Daten, soweit gesetzlich erforderlich. Zeitliche Ziele sind operative Ziele und keine Service Credits oder Vertragsstrafen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.

8. Kontakt

Sine Aspera Ad Astra GmbH
Sternstr. 11, 80538 München, Deutschland
E-Mail: contact@invoice-converter.com