Häufig gestellte Fragen

Question 1

Was ist EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungsstellung, der für die öffentliche Beschaffung in der EU erforderlich ist. Er definiert das semantische Datenmodell und technische Anforderungen für E-Rechnungen zur Gewährleistung grenzüberschreitender Interoperabilität.

Question 2

Ist EN 16931 verpflichtend?

Accepted Answer

Ja, jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Behörden in der EU sendet, muss EN 16931 einhalten. Zusätzlich werden ab Juli 2030 alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU EN 16931-konforme E-Rechnungen erfordern.

Question 3

Brauche ich technische Kenntnisse?

Accepted Answer

Nein. Unser Tool ist benutzerfreundlich gestaltet. Laden Sie einfach Ihre PDF hoch, und wir erledigen den Rest.

Question 4

Wie lange dauert die Konvertierung?

Accepted Answer

Die Konvertierung von PDF zu verschiedenen EN 16931 E-Rechnungsstandards (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) dauert normalerweise 10-30 Sekunden. Sie können Ihre E-Rechnung innerhalb von Sekunden herunterladen.

Question 5

Wie werden meine Daten geschützt?

Accepted Answer

Wir verwenden modernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Alle Uploads werden sicher verarbeitet und nach der Konvertierung gelöscht. Wir speichern keine Ihrer Rechnungsinformationen.

Question 6

Werden meine Rechnungsinformationen gespeichert?

Accepted Answer

Nein, wir speichern keine Ihrer Rechnungsinformationen. Nach Abschluss der Konvertierung werden alle Daten sofort und dauerhaft von unseren Servern gelöscht.

Question 7

Was passiert bei einem Konvertierungsfehler?

Accepted Answer

Unsere KI ist sehr präzise, aber in den seltenen Fällen eines Fehlers können Sie die Ausgabe vor der Fertigstellung manuell bearbeiten. Wir bieten auch Kundenunterstützung bei allen Problemen.

Question 8

Kann ich dies für mehrere Rechnungen verwenden?

Accepted Answer

Ja, unser Service ist für Einzel- und Stapelumwandlungen ausgelegt. Sie können mehrere PDF-Rechnungen hochladen und sie in das E-Rechnungsformat Ihrer Wahl umwandeln. Die Stapelverarbeitung ist in unserem regulären Abonnement enthalten.

Question 9

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungsstellung, während XRechnung die deutsche nationale Umsetzung dieses Standards ist. XRechnung fügt spezifische deutsche Anforderungen hinzu, behält aber die Kompatibilität mit EN 16931 bei.

Question 10

Ist XRechnung für alle Rechnungen an deutsche Behörden verpflichtend?

Accepted Answer

Ja, seit dem 27. November 2020 ist XRechnung für alle Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend, mit wenigen Ausnahmen (z.B. Rechnungen unter 1.000€). Viele Landes- und Kommunalbehörden verlangen ebenfalls XRechnung.

Question 11

Wann wird die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt?

Accepted Answer

1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Papierrechnungen können während der Übergangszeit noch versendet werden. 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€ müssen B2B-E-Rechnungen senden. 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen senden, unabhängig von der Größe. Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) sind von der Versendepflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Question 12

Was ist die EU-ViDA-Initiative und wie wirkt sie sich auf E-Rechnungen aus?

Accepted Answer

ViDA (VAT in the Digital Age) ist eine EU-Initiative zur Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme. Wichtiger Zeitplan: 1. Juli 2030 - verpflichtende E-Rechnungen für alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU. Dies umfasst Echtzeitberichterstattung an Steuerbehörden und standardisierten Mehrwertsteuerdatenaustausch zwischen Mitgliedstaaten. Unternehmen im grenzüberschreitenden Handel sollten sich auf diese Anforderungen vorbereiten.

Question 13

Kann ich stattdessen PDF-Rechnungen senden?

Accepted Answer

Nein, PDF-Rechnungen werden von deutschen Behörden nicht als E-Rechnungen akzeptiert. XRechnung erfordert strukturierte XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden können.

Question 14

Welche Formate werden für XRechnung akzeptiert?

Accepted Answer

XRechnung akzeptiert zwei XML-Syntaxbindungen, die in der aktuellen KoSIT-Veröffentlichung definiert sind: Universal Business Language (UBL 2.1) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Beide müssen EN 16931 entsprechen.

Question 15

Wie reiche ich XRechnung-Rechnungen ein?

Accepted Answer

XRechnung-Rechnungen können über verschiedene Kanäle eingereicht werden: die zentralen Plattformen ZRE (für Bundesbehörden) und OZG-RE (für Landesbehörden), über das PEPPOL-Netzwerk oder durch zugelassene Dienstleister. Hinweis: Die ZRE- und OZG-RE-Plattformen werden konsolidiert, um den Einreichungsprozess zu vereinfachen.

Question 16

Welche Informationen müssen in einer XRechnung enthalten sein?

Accepted Answer

Neben den Standard-Rechnungselementen erfordert XRechnung spezifische Informationen wie die Käuferreferenz (Leitweg-ID), Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und die Kontaktdaten des Rechnungsstellers.

Question 17

Kann ich stattdessen ZUGFeRD verwenden?

Accepted Answer

Einige Empfänger akzeptieren auch ZUGFeRD/Factur-X in einem XRechnung-kompatiblen Profil, aber für deutsche B2G-Abläufe bleibt reines XRechnung-XML das Standardformat. ZUGFeRD ist besonders für B2B nützlich, weil es visuelle PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten kombiniert. Prüfen Sie immer mit der Empfängerplattform, welches Format akzeptiert wird.

Question 18

Brauche ich spezielle Software für XRechnung?

Accepted Answer

Ja, Sie benötigen Software, die XML-Dateien im erforderlichen Format erstellen kann. Unser Tool hilft Ihnen dabei, gültige XRechnung-Rechnungen aus Ihren bestehenden PDF-Rechnungen zu erstellen.

Question 19

Wo finde ich offizielle Informationen zur XRechnung?

Accepted Answer

Sie finden umfassende Informationen zur XRechnung auf den offiziellen Regierungsportalen: • XRechnung FAQ-Portal• E-Rechnungsportal des Bundes• Richtlinien des Bundesministeriums des Innern (BMI)

Question 20

Seit wann ist XRechnung verpflichtend?

Accepted Answer

Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten an deutsche Bundesbehörden ihre Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Diese Anforderung ist Teil der Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung. Weitere Details finden Sie auf der BMI-Website.

Question 21

Werden meine hochgeladenen Rechnungen dauerhaft gespeichert?

Accepted Answer

Nein, wir speichern Ihre hochgeladenen Rechnungen nicht dauerhaft. Die Dateien werden zur Konvertierung verarbeitet und danach sofort gelöscht. Wir erstellen kein Archiv der hochgeladenen Dateien. Dies gewährleistet maximalen Datenschutz und Sicherheit für Ihre sensiblen Geschäftsdaten.

Question 22

Wie werden meine Daten geschützt und gesichert?

Accepted Answer

Wir implementieren mehrere Sicherheitsebenen: HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, sicheres Hosting in Frankfurt, Deutschland (EU), strenge Zugriffskontrollen und Passwort-Hashing. Alle Verarbeitungen folgen DSGVO-Standards mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

Question 23

Welche Drittanbieter nutzen Sie für die Verarbeitung?

Accepted Answer

Wir verwenden mehrere vertrauenswürdige Partner: OpenAI und Mistral für KI-Konvertierung (mit DSGVO-konformem Auftragsverarbeitungsvertrag), Koyeb für Hosting (Frankfurt, Deutschland), Cloudflare für Sicherheit und Stripe für Zahlungen. Alle internationalen Transfers verwenden Standardvertragsklauseln (SCCs).

Question 24

Welche Datenschutzrechte habe ich unter der DSGVO?

Accepted Answer

Sie haben umfassende Rechte: Auskunft (Einsicht in gespeicherte Daten), Berichtigung (Fehler korrigieren), Löschung (Daten löschen), Einschränkung (Verarbeitung begrenzen), Datenübertragbarkeit (Daten exportieren) und Widerspruch (bestimmte Verarbeitungen ablehnen). Kontaktieren Sie uns unter contact@invoice-converter.com zur Ausübung dieser Rechte.

Question 25

Bieten Sie Rückerstattungen bei Unzufriedenheit?

Accepted Answer

Ja, wir bieten eine 100% Geld-zurück-Garantie unter bestimmten Bedingungen. Falls Sie eine PDF-Rechnung nicht erfolgreich in einen unserer unterstützten E-Rechnungsstandards (ZUGFeRD, XRechnung) umwandeln können und wir das Problem nicht lösen können, haben Sie Anspruch auf eine Rückerstattung. Erfahren Sie mehr über unsere Geld-zurück-Garantie.

Question 26

Was passiert bei einer Datenschutzverletzung?

Accepted Answer

Obwohl wir starke Sicherheitsmaßnahmen implementieren, werden wir bei einer Verletzung Sie und die Behörden informieren, wie von der DSGVO vorgeschrieben (innerhalb von 72 Stunden an Behörden, unverzüglich an betroffene Nutzer). Unsere Incident-Response-Verfahren gewährleisten schnelle Eindämmung und transparente Kommunikation.

Question 27

Bin ich für die Rechtskonformität umgewandelter Rechnungen verantwortlich?

Accepted Answer

Ja, Sie übernehmen die volle Verantwortung für die Einhaltung geltender Gesetze in Ihrem Land. Wir stellen ein Konvertierungstool bereit, können aber nicht garantieren, dass die Ausgabe Ihren spezifischen lokalen Anforderungen entspricht. Wir empfehlen die Konsultation von Rechts-/Steuerberatern zur Compliance-Überprüfung.

Question 28

Was ist UBL und wie bezieht es sich auf XRechnung?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) ist eines von zwei XML-Syntaxformaten, die für XRechnung akzeptiert werden. UBL ist ein internationaler Standard, der ein gemeinsames Vokabular für elektronische Geschäftsdokumente bereitstellt. XRechnung kann sowohl im UBL 2.1- als auch im UN/CEFACT CII-Format übermittelt werden, beide entsprechen EN 16931.

Question 29

Was ist das CII-Format für E-Rechnungen?

Accepted Answer

CII (Cross Industry Invoice) ist eine UN/CEFACT-Rechnungssyntax. Im XRechnung-Kontext ist sie neben UBL 2.1 eine der unterstützten XML-Syntaxbindungen, wie sie in den aktuellen XRechnung-Validierungsartefakten definiert sind.

Question 30

Was ist ZUGFeRD und wie unterscheidet es sich von XRechnung?

Accepted Answer

ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/XML-Format, das eine menschenlesbare PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Es ist in B2B-Abläufen verbreitet, weil eine Datei sowohl visuelle Prüfung als auch automatisierte Verarbeitung unterstützt. Für deutsches B2G ist reines XRechnung-XML in der Regel die sicherere Vorgabe, sofern der Empfänger nicht ausdrücklich ein kompatibles ZUGFeRD/Factur-X-Profil akzeptiert.

Question 31

Welche EU-Länder verlangen E-Rechnungen für B2G-Transaktionen?

Accepted Answer

Die meisten EU-Länder verlangen jetzt E-Rechnungen für B2G-Transaktionen (Business-to-Government): Deutschland (XRechnung), Italien (FatturaPA), Frankreich (Chorus Pro), Spanien (FACe), Niederlande (NLCIUS) und viele andere. Jedes hat spezifische Anforderungen, aber alle müssen dem Basis-EN 16931-Standard entsprechen.

Question 32

Was passiert mit meinen Daten bei der KI-Konvertierung?

Accepted Answer

Ihre Rechnungsdaten werden temporär verarbeitet von unseren KI-Partnern (OpenAI, Mistral AI) unter strengen DSGVO-konformen Verträgen. Daten werden sicher über HTTPS übertragen, nur zur Konvertierung verarbeitet und sofort gelöscht. Keine Daten werden gespeichert oder zum Training von KI-Modellen verwendet.

Question 33

Kann ich Rechnungen in größeren Mengen oder Stapeln umwandeln?

Accepted Answer

Ja, unser Service unterstützt Stapelumwandlung für mehrere Rechnungen. Sie können mehrere PDF-Rechnungen gleichzeitig hochladen und sie effizient zu XRechnung, UBL oder anderen Formaten umwandeln. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und ist in unserem regulären Abonnement enthalten.

Question 34

Wie genau ist der KI-Konvertierungsprozess?

Accepted Answer

Unsere KI erreicht hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion aus Standardrechnungen. Das System verwendet fortschrittliches maschinelles Lernen, um Rechnungslayouts zu erkennen, wichtige Datenfelder zu extrahieren und sie nach E-Rechnungsstandards zu strukturieren. Dennoch empfehlen wir die Überprüfung der umgewandelten Ausgabe für kritische Transaktionen.

Question 35

Welche Rechnungsformate können zu XRechnung umgewandelt werden?

Accepted Answer

Wir unterstützen die Konvertierung von PDF-Rechnungen zu XRechnung-XML (sowohl UBL- als auch CII-Formate), ZUGFeRD und anderen E-Rechnungsstandards. Unsere KI kann verschiedene PDF-Layouts verarbeiten, einschließlich gescannter Dokumente, und strukturierte Daten für konforme elektronische Rechnungsstellung extrahieren.

Question 36

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Accepted Answer

Ja, wir bieten eine 3-tägige kostenlose Testphase bei jedem Abonnement an. Dies ermöglicht es Ihnen, alle Funktionen zu testen und die Genauigkeit und Qualität unseres Konvertierungsservice zu bewerten, bevor die Testphase endet.

Question 37

Welchen technischen Standards folgt Ihre Konvertierung?

Accepted Answer

Unsere Konvertierungen folgen dem semantischen Modell EN 16931, den aktuellen XRechnung/KoSIT-Validierungsartefakten soweit einschlägig, UBL 2.1 sowie der zum gewählten Profil passenden UN/CEFACT-CII-Syntaxbindung. Die Ausgaben werden gegen offizielle Artefakte validiert, um deutsche und europäische E-Rechnungsanforderungen zu unterstützen.

Question 38

Startet die Kontoerstellung schon die Abrechnung?

Accepted Answer

Nein. Die Kontoerstellung ist kostenlos. Die Abrechnung beginnt erst, wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif wählen.

Question 39

Wann brauche ich eine Kreditkarte?

Accepted Answer

Eine gültige Kreditkarte ist erforderlich, wenn Sie den Starter-Tarif starten.

Question 40

Wann werde ich belastet und was passiert bei einer Kündigung innerhalb von 3 Tagen?

Accepted Answer

Die erste Abo-Zahlung wird beim Checkout sofort belastet. Wenn Sie innerhalb von 3 Tagen kündigen, wird der volle Betrag automatisch erstattet.