Häufig gestellte Fragen

Question 1

Was ist EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungsstellung, der für die öffentliche Beschaffung in der EU erforderlich ist. Er definiert das semantische Datenmodell und technische Anforderungen für E-Rechnungen zur Gewährleistung grenzüberschreitender Interoperabilität.

Question 2

Ist EN 16931 verpflichtend?

Accepted Answer

Für Rechnungen an die öffentliche Hand faktisch ja: EU-Mitgliedstaaten müssen EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können, und nationale Regeln wie XRechnung machen daraus eine konkrete Pflicht für Rechnungssteller. Ab Juli 2030 erfordern zusätzlich alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU EN-16931-konforme E-Rechnungen.

Question 3

Kann ChatGPT mit WebMCP eine Rechnung direkt konvertieren und herunterladen?

Accepted Answer

Ja. In einem unterstützten WebMCP-Browser kann ChatGPT den bestehenden Seitenablauf von der Konvertierung über Prüfung und Validierung bis zur Erzeugung und zum Download steuern. Sie wählen zuerst eine PDF im normalen Dateidialog aus. Danach kann ChatGPT die Prüfdaten lesen und bearbeiten. Für die endgültige Erzeugung und den Download sind getrennte Bestätigungen und ein kurzlebiges Token nötig, das an die aktuell validierte Rechnung gebunden ist. Die normalen Web-Credit-Regeln gelten weiter. Die Verfügbarkeit hängt von Browser und Modell ab.

Question 4

Brauche ich technische Kenntnisse?

Accepted Answer

Sie müssen kein XML programmieren. Laden Sie das PDF hoch und vergleichen Sie Lieferant, Käufer, Beträge und Steuerangaben vor dem Download mit dem Original. Bei unklarer steuerlicher Behandlung fragen Sie Ihre Buchhaltung.

Question 5

Wie lange dauert die Konvertierung?

Accepted Answer

Die Konvertierung von PDF zu verschiedenen EN 16931 E-Rechnungsstandards (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) dauert normalerweise 10-30 Sekunden. Sie können Ihre E-Rechnung innerhalb von Sekunden herunterladen.

Question 6

Wie werden meine Daten geschützt?

Accepted Answer

Wir verwenden moderne Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen. Uploads werden sicher verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Alle Aufbewahrungsfristen stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Question 7

Werden meine Rechnungsinformationen gespeichert?

Accepted Answer

Wir erstellen kein dauerhaftes Rechnungsarchiv. Task- und Ergebnisartefakte bleiben normalerweise bis zu 10 Minuten verfügbar, External API-Tasks und -Ergebnisse 24 Stunden nach Abschluss oder Fehlschlag. Zur Qualitätssicherung bewahren wir Konvertierungsnachweise auf: Rohdateien laufen nach 30 Tagen ab, Fallmetadaten und Audit-Ergebnisse werden bis zu 365 Tage aufbewahrt. Separate verschlüsselte Debug-Pakete können bis zu 14 Tage aufbewahrt werden. Alle Aufbewahrungsfristen stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Question 8

Was passiert bei einem Konvertierungsfehler?

Accepted Answer

Unsere KI ist sehr präzise, aber in den seltenen Fällen eines Fehlers können Sie die Ausgabe vor der Fertigstellung manuell bearbeiten. Wir bieten auch Kundenunterstützung bei allen Problemen.

Question 9

Kann ich dies für mehrere Rechnungen verwenden?

Accepted Answer

Ja, unser Service ist für Einzel- und Stapelumwandlungen ausgelegt. Sie können mehrere PDF-Rechnungen hochladen und sie in das E-Rechnungsformat Ihrer Wahl umwandeln. Die Stapelverarbeitung ist in unserem regulären Abonnement enthalten.

Question 10

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungsstellung, während XRechnung die deutsche nationale Umsetzung dieses Standards ist. XRechnung fügt spezifische deutsche Anforderungen hinzu, behält aber die Kompatibilität mit EN 16931 bei.

Question 11

Ist XRechnung für alle Rechnungen an deutsche Behörden verpflichtend?

Accepted Answer

Ja, seit dem 27. November 2020 ist XRechnung für alle Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend, mit wenigen Ausnahmen (z.B. Rechnungen unter 1.000€). Viele Landes- und Kommunalbehörden verlangen ebenfalls XRechnung.

Question 12

Wann wird die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025: Unternehmen im Anwendungsbereich müssen E-Rechnungen empfangen können. 1. Januar 2027: Aussteller über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen grundsätzlich B2B-E-Rechnungen ausstellen. 1. Januar 2028: Die allgemeine Regel gilt für die übrigen inländischen B2B-Aussteller im Anwendungsbereich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben, darunter Kleinunternehmer, bestimmte Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Question 13

Was ist die EU-ViDA-Initiative und wie wirkt sie sich auf E-Rechnungen aus?

Accepted Answer

ViDA (VAT in the Digital Age) ist eine EU-Initiative zur Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme. Wichtiger Zeitplan: 1. Juli 2030 - verpflichtende E-Rechnungen für alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU. Dies umfasst Echtzeitberichterstattung an Steuerbehörden und standardisierten Mehrwertsteuerdatenaustausch zwischen Mitgliedstaaten. Unternehmen im grenzüberschreitenden Handel sollten sich auf diese Anforderungen vorbereiten.

Question 14

Kann ich stattdessen PDF-Rechnungen senden?

Accepted Answer

Eine einfache PDF ist keine deutsche E-Rechnung, weil strukturierte Rechnungsdaten fehlen. XRechnung ist strukturiertes XML. ZUGFeRD/Factur-X kann mit einem akzeptierten eingebetteten XML-Profil eine E-Rechnung sein. Übergangsregeln, Ausnahmen und Empfängervorgaben können einfache PDFs in Einzelfällen zulassen.

Question 15

Welche Formate werden für XRechnung akzeptiert?

Accepted Answer

XRechnung akzeptiert zwei XML-Syntaxbindungen, die in der aktuellen KoSIT-Veröffentlichung definiert sind: Universal Business Language (UBL 2.1) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Beide müssen EN 16931 entsprechen.

Question 16

Wie reiche ich XRechnung-Rechnungen ein?

Accepted Answer

Nutzen Sie den vom Empfänger genannten Kanal. OZG-RE dient der unmittelbaren Bundesverwaltung und angeschlossenen Einrichtungen. Die frühere ZRE ist außer Betrieb. Länder und Kommunen können eigene Portale oder PEPPOL nutzen.

Question 17

Welche Informationen müssen in einer XRechnung enthalten sein?

Accepted Answer

Neben den Standard-Rechnungselementen erfordert XRechnung spezifische Informationen wie die Käuferreferenz (Leitweg-ID), Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und die Kontaktdaten des Rechnungsstellers.

Question 18

Kann ich stattdessen ZUGFeRD verwenden?

Accepted Answer

Einige Empfänger akzeptieren auch ZUGFeRD/Factur-X in einem XRechnung-kompatiblen Profil, aber für deutsche B2G-Abläufe bleibt reines XRechnung-XML das Standardformat. ZUGFeRD ist besonders für B2B nützlich, weil es visuelle PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten kombiniert. Prüfen Sie immer mit der Empfängerplattform, welches Format akzeptiert wird.

Question 19

Brauche ich spezielle Software für XRechnung?

Accepted Answer

Ja, Sie benötigen Software, die XML-Dateien im erforderlichen Format erstellen kann. Unser Tool hilft Ihnen dabei, gültige XRechnung-Rechnungen aus Ihren bestehenden PDF-Rechnungen zu erstellen.

Question 20

Wo finde ich offizielle Informationen zur XRechnung?

Accepted Answer

Sie finden umfassende Informationen zur XRechnung auf den offiziellen Regierungsportalen: • XRechnung FAQ-Portal • E-Rechnungsportal des Bundes • Richtlinien des Bundesministeriums des Innern (BMI)

Question 21

Seit wann ist XRechnung verpflichtend?

Accepted Answer

Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten an deutsche Bundesbehörden ihre Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Diese Anforderung ist Teil der Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung. Weitere Details finden Sie auf der BMI-Website.

Question 22

Werden meine hochgeladenen Rechnungen dauerhaft gespeichert?

Accepted Answer

Nein, wir speichern Ihre hochgeladenen Rechnungen nicht dauerhaft. Task- und Ergebnisartefakte bleiben für Download-Wiederherstellung und Fehlersuche normalerweise bis zu 10 Minuten verfügbar, External API-Tasks und -Ergebnisse 24 Stunden. Zur Qualitätssicherung bewahren wir Konvertierungsnachweise einschließlich hochgeladener Dateien auf; diese Rohdateien laufen nach 30 Tagen ab. Separate verschlüsselte Debug-Pakete können bis zu 14 Tage aufbewahrt werden. Alle Aufbewahrungsfristen stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Question 23

Wie werden meine Daten geschützt und gesichert?

Accepted Answer

Wir implementieren mehrere Sicherheitsebenen: HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, sicheres Hosting in Frankfurt, Deutschland (EU), strenge Zugriffskontrollen und Passwort-Hashing. Alle Verarbeitungen folgen DSGVO-Standards mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

Question 24

Welche Drittanbieter nutzen Sie für die Verarbeitung?

Accepted Answer

Wir verwenden mehrere vertrauenswürdige Partner: OpenAI und Mistral für KI-Konvertierung (mit DSGVO-konformem Auftragsverarbeitungsvertrag), Koyeb für Hosting (Frankfurt, Deutschland), Cloudflare für Sicherheit und Stripe für Zahlungen. Alle internationalen Transfers verwenden Standardvertragsklauseln (SCCs).

Question 25

Welche Datenschutzrechte habe ich unter der DSGVO?

Accepted Answer

Sie haben umfassende Rechte: Auskunft (Einsicht in gespeicherte Daten), Berichtigung (Fehler korrigieren), Löschung (Daten löschen), Einschränkung (Verarbeitung begrenzen), Datenübertragbarkeit (Daten exportieren) und Widerspruch (bestimmte Verarbeitungen ablehnen). Kontaktieren Sie uns unter contact@invoice-converter.com zur Ausübung dieser Rechte.

Question 26

Wann erstatten Sie eine Zahlung?

Accepted Answer

Wenden Sie sich mit der Rechnungsdatei an den Support; wir versuchen zuerst, das Problem zu beheben. Scheitert eine bezahlte Einzelkonvertierung weiterhin an einem technischen Fehler, den unser Support nicht beheben kann, erstatten wir sie auf Anfrage (Geld-zurück-Garantie). Ein Abo kann unter derselben Bedingung innerhalb der ersten 3 Tage erstattet werden. Benutzerfehler und ungültige Quelldateien sind ausgenommen. Zur Geld-zurück-Garantie.

Question 27

Was passiert bei einer Datenschutzverletzung?

Accepted Answer

Obwohl wir starke Sicherheitsmaßnahmen implementieren, werden wir bei einer Verletzung Sie und die Behörden informieren, wie von der DSGVO vorgeschrieben (innerhalb von 72 Stunden an Behörden, unverzüglich an betroffene Nutzer). Unsere Incident-Response-Verfahren gewährleisten schnelle Eindämmung und transparente Kommunikation.

Question 28

Bin ich für die Rechtskonformität umgewandelter Rechnungen verantwortlich?

Accepted Answer

Ja, Sie bleiben für Ihre konkreten rechtlichen und steuerlichen Pflichten verantwortlich. Wir bieten operative Konvertierungs- und Validierungshinweise, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall sollten Sie qualifizierte Rechts-/Steuerberater konsultieren.

Question 29

Was ist UBL und wie bezieht es sich auf XRechnung?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) ist eines von zwei XML-Syntaxformaten, die für XRechnung akzeptiert werden. UBL ist ein internationaler Standard, der ein gemeinsames Vokabular für elektronische Geschäftsdokumente bereitstellt. XRechnung kann sowohl im UBL 2.1- als auch im UN/CEFACT CII-Format übermittelt werden, beide entsprechen EN 16931.

Question 30

Was ist das CII-Format für E-Rechnungen?

Accepted Answer

CII (Cross Industry Invoice) ist eine UN/CEFACT-Rechnungssyntax. Im XRechnung-Kontext ist sie neben UBL 2.1 eine der unterstützten XML-Syntaxbindungen, wie sie in den aktuellen XRechnung-Validierungsartefakten definiert sind.

Question 31

Was ist ZUGFeRD und wie unterscheidet es sich von XRechnung?

Accepted Answer

ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/XML-Format, das eine menschenlesbare PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Es ist in B2B-Abläufen verbreitet, weil eine Datei sowohl visuelle Prüfung als auch automatisierte Verarbeitung unterstützt. Für deutsches B2G ist reines XRechnung-XML in der Regel die sicherere Vorgabe, sofern der Empfänger nicht ausdrücklich ein kompatibles ZUGFeRD/Factur-X-Profil akzeptiert.

Question 32

Welche EU-Länder verlangen E-Rechnungen für B2G-Transaktionen?

Accepted Answer

Die meisten EU-Länder verlangen jetzt E-Rechnungen für B2G-Transaktionen (Business-to-Government): Deutschland (XRechnung), Italien (FatturaPA), Frankreich (Chorus Pro), Spanien (FACe), Niederlande (NLCIUS) und viele andere. Jedes hat spezifische Anforderungen, aber alle müssen dem Basis-EN 16931-Standard entsprechen.

Question 33

Was passiert mit meinen Daten bei der KI-Konvertierung?

Accepted Answer

Ihre Rechnungsdaten werden temporär verarbeitet von unseren KI-Partnern (OpenAI, Mistral AI) unter strengen DSGVO-konformen Verträgen. Daten werden sicher über HTTPS übertragen und nur zur Konvertierung verarbeitet; sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Unsere eigenen Task- und Ergebnisartefakte bleiben normalerweise bis zu 10 Minuten verfügbar. Zur Qualitätssicherung bewahren wir Konvertierungsnachweise auf, deren Rohdateien nach 30 Tagen ablaufen. Alle Aufbewahrungsfristen stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Question 34

Kann ich Rechnungen in größeren Mengen oder Stapeln umwandeln?

Accepted Answer

Ja, unser Service unterstützt Stapelumwandlung für mehrere Rechnungen. Sie können mehrere PDF-Rechnungen gleichzeitig hochladen und sie effizient zu XRechnung, UBL oder anderen Formaten umwandeln. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und ist in unserem regulären Abonnement enthalten.

Question 35

Wie genau ist der KI-Konvertierungsprozess?

Accepted Answer

Unsere KI erreicht hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion aus Standardrechnungen. Das System verwendet fortschrittliches maschinelles Lernen, um Rechnungslayouts zu erkennen, wichtige Datenfelder zu extrahieren und sie nach E-Rechnungsstandards zu strukturieren. Dennoch empfehlen wir die Überprüfung der umgewandelten Ausgabe für kritische Transaktionen.

Question 36

Welche Rechnungsformate können zu XRechnung umgewandelt werden?

Accepted Answer

Wir unterstützen die Konvertierung von PDF-Rechnungen zu XRechnung-XML (sowohl UBL- als auch CII-Formate), ZUGFeRD und anderen E-Rechnungsstandards. Unsere KI kann verschiedene PDF-Layouts verarbeiten, einschließlich gescannter Dokumente, und strukturierte Daten für konforme elektronische Rechnungsstellung extrahieren.

Question 37

Welche kostenpflichtigen Optionen gibt es?

Accepted Answer

Sie können ohne Abo pro Konvertierung zahlen oder ein Abonnement wählen. Sie kaufen pro Konvertierung einen Credit (5 € zzgl. Steuern); er bleibt in Ihrem Konto, bis Sie ihn nutzen. Die Abrechnung beginnt, wenn Sie eine kostenpflichtige Option auswählen und bestätigen.

Question 38

Welchen technischen Standards folgt Ihre Konvertierung?

Accepted Answer

Unsere Konvertierungen folgen dem semantischen Modell EN 16931, den aktuellen XRechnung/KoSIT-Validierungsartefakten soweit einschlägig, UBL 2.1 sowie der zum gewählten Profil passenden UN/CEFACT-CII-Syntaxbindung. Die Ausgaben werden gegen offizielle Artefakte validiert, um deutsche und europäische E-Rechnungsanforderungen zu unterstützen.

Question 39

Startet die Kontoerstellung schon die Abrechnung?

Accepted Answer

Nein. Die Abrechnung beginnt erst, wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif auswählen und bestätigen.

Question 40

Wann brauche ich eine Kreditkarte?

Accepted Answer

Eine gültige Kreditkarte ist erforderlich, wenn Sie den Starter-Tarif starten.

Question 41

Wann werde ich belastet und was passiert bei einer Kündigung innerhalb von 3 Tagen?

Accepted Answer

Die erste Abo-Zahlung erfolgt erst nach den ersten 3 Tagen. Wenn Sie innerhalb dieser 3 Tage kündigen, wird keine Abo-Zahlung belastet.

Question 42

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Accepted Answer

Eine Leitweg-ID benötigen Sie nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (B2G). Sie ist eine Routing-Kennung, die von der empfangenden Behörde vergeben wird, und muss in der XRechnung als Käuferreferenz angegeben werden. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Question 43

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versenden?

Accepted Answer

Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF mit eingebettetem XML – Sie können sie wie jedes andere PDF per E-Mail versenden, und der Empfänger kann die strukturierten Daten automatisch verarbeiten. Peppol ist ein alternatives Übertragungsnetzwerk, keine Voraussetzung für ZUGFeRD.

Question 44

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Accepted Answer

ZUGFeRD und Factur-X sind die deutsche und französische Bezeichnung für den gemeinsam von FeRD und FNFE-MPE gepflegten hybriden PDF/XML-Standard. Stimmen Sie Version und Profil mit den Anforderungen des Empfängers ab. Gemeinsame technische Spezifikationen ersetzen weder nationale Rechnungsanforderungen noch die Einreichung über eine vorgeschriebene Plattform. Eine gültige Datei allein erfüllt daher nicht den gesamten Rechnungsprozess eines Landes.