XRechnung vs. ZUGFeRD vs. PDF: Welches Format passt in Deutschland?

Die erste Antwort: Was in Deutschland als E-Rechnung zählt

Die BMF-FAQ knüpft die rechtliche Definition an ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht und EN 16931 entspricht oder damit interoperabel ist. Eine normale PDF ist zwar ein elektronisches Dokument, gilt in diesem Zusammenhang aber regelmäßig als sonstige Rechnung und nicht als Zielbild der strukturierten E-Rechnung.

Die praktische Frage lautet daher nicht „Kann ich eine PDF per E-Mail schicken?“, sondern „Kann mein Prozess strukturierte Rechnungsdaten erzeugen, mit denen Empfänger und Validator arbeiten können?“

Diese Formate sollten die meisten Teams kennen

• XRechnung: eine deutsche CIUS zu EN 16931 als UBL- oder CII-XML. Nutzen Sie sie, wenn Empfänger oder Portal XRechnung verlangen, und prüfen Sie akzeptierte Syntax und Routing-Felder.
• ZUGFeRD / Factur-X: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Nutzen Sie ein vom Empfänger akzeptiertes Profil; MINIMUM und BASIC WL gelten nach den BMF-Regeln nicht als deutsche E-Rechnungen.
• UBL und CII: XML-Syntaxen, kein Ersatz für das Empfängerprofil. XRechnung unterstützt beide; ZUGFeRD / Factur-X nutzt CII. Ein Peppol-Kanal kann Peppol BIS Billing in UBL verlangen.

So wählen Sie das richtige Format

1. Beginnen Sie mit der Empfängeranforderung und nicht mit Ihrem Wunschformat. Manche Kanäle oder Käufer legen das Format fest.
2. Wählen Sie XRechnung, wenn Empfänger oder Übertragungsweg sie verlangen; klären Sie dann die akzeptierte UBL- oder CII-Syntax und die Käuferreferenz.
3. Wählen Sie ZUGFeRD, wenn der Empfänger das gewählte Profil akzeptiert und eine lesbare PDF neben strukturierten Daten hilfreich ist.
4. Folgen Sie bei Peppol dem verlangten Peppol-BIS-Billing-Profil und den Endpunktregeln, statt generisches UBL zu senden.
5. Validieren Sie das Ergebnis gegen das passende Regelwerk, bevor Sie das Format als produktionsreif einstufen.

Was das Problem nicht automatisch löst

• Eine Standard-PDF zu versenden und anzunehmen, dass sie damit schon konform ist.
• Ein Format global festzulegen, ohne Empfängerkanal oder Käuferanforderung zu prüfen.
• XML nach einem Fehler manuell zu flicken, statt Quell- oder Mappingdaten zu korrigieren.
• Bei schwacher Belegqualität, Skonto, gemischten USt-Fällen oder fehlenden Käuferkennungen auf menschliche Prüfung zu verzichten.

Offizielle Grundlage für Deutschland

Nutzen Sie die BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung ab 1. Januar 2025 als rechtliche Grundlage für inländische B2B-Umsätze. Für die praktische Einführung kombinieren Sie diese Basis mit Empfängervorgaben, Validator-Ergebnissen und einem internen Ausnahmeprozess.