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Leitfaden zur XRechnung-Erstellung

Was Sie vorbereiten sollten, bevor Sie eine XRechnung erstellen

XRechnung ist strukturiertes XML auf Basis von EN 16931. Nutzen Sie diese Seite, wenn Sie eine neue Rechnung aus Datenfeldern ausstellen, statt ein vorhandenes PDF umzuwandeln. Die erzeugte Datei benötigt weiterhin empfängerbezogene Angaben und eine abschließende Prüfung vor dem Versand.

Wann XRechnung passt

Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland und viele deutsche E-Rechnungsprozesse ist XRechnung eine reine XML-Rechnung. Die deutschen B2B-Regeln unterscheiden strukturierte E-Rechnungen von gewöhnlichen PDFs. Arbeiten Sie deshalb mit den strukturierten Daten, die Ihr Empfänger erwartet.

Leitweg-ID und Versandweg

Öffentliche Empfänger stellen die Leitweg-ID normalerweise bereit. Tragen Sie sie in BuyerReference BT-10 ein und klären Sie, ob der Empfänger direktes XML, Peppol, ein OZG-RE/ZRE-ähnliches Portal oder einen anderen Portal-Upload erwartet.

XRechnung, ZUGFeRD oder PDF

Nutzen Sie XRechnung, wenn der Empfänger eine maschinenlesbare XML-Rechnung erwartet. Nutzen Sie ZUGFeRD oder Factur-X, wenn ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML akzeptiert wird. Ein normales PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung.

Vor dem Versand validieren

Schema-Validität ist nur der erste Schritt. Prüfen Sie BR-DE- und XRechnung-Regeln, Steuerlogik, Pflichtreferenzen und den empfängerbezogenen Versandweg, bevor Sie das XML als versandbereit behandeln.

Erforderliche Rechnungsdaten

Eine valide Datei hängt von vollständigen Rechnungsdaten ab, nicht nur von Summen. Bereiten Sie diese Werte vor, bevor Sie XML generieren.

  • Rechtliche Namen, Adressen und, soweit relevant, USt-IdNr. oder Steuernummern von Verkäufer und Käufer.
  • Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Währung (BT-5), Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum.
  • Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis, Umsatzsteuerkategorie und Steuersatz.
  • Abgestimmte Summen: Positionsnetto, Steuerbemessungsgrundlage, Umsatzsteuerbeträge, Zu- oder Abschläge und Zahlbetrag.
  • BuyerReference BT-10 ist für XRechnung verpflichtend; bei deutschen öffentlichen Empfängern ist das in der Regel die Leitweg-ID.
  • Liefer-, Projekt- oder Portalreferenzen, die der Empfänger verlangt, etwa Bestellnummer, Vertragsreferenz oder elektronische Adresse.

Vor dem Download

  1. 1Bestätigen Sie, dass der Empfänger XRechnung akzeptiert und welche Syntax oder welches Portal er verlangt.
  2. 2Erfassen Sie Rechnungsdaten auf Positionsebene, statt sich nur auf Gesamtsummen zu stützen.
  3. 3Ergänzen Sie BuyerReference BT-10 vor der Generierung; verwenden Sie die Leitweg-ID, wenn ein deutscher öffentlicher Empfänger sie bereitstellt.
  4. 4Prüfen Sie Validierungswarnungen und generieren Sie nach jeder wesentlichen Änderung neu.
  5. 5Bewahren Sie eine lesbare Kopie und das finale XML in Ihren Buchhaltungsunterlagen auf.

Hilfreiche verwandte Seiten

PDF in XRechnung umwandelnNutzen Sie diesen Weg, wenn bereits ein Quell-PDF vorliegt und Sie Extraktion, Prüfung und XML-Erstellung benötigen.->XRechnung-XML validierenPrüfen Sie das erzeugte XML, bevor Sie es an Empfänger oder Portal senden.->Leitweg-ID verstehenPrüfen Sie, wie die Leitweg-ID bei Rechnungen an deutsche öffentliche Empfänger in BuyerReference BT-10 abgebildet wird.->XRechnung-FeldreferenzNutzen Sie den Ressourcenbereich für BT/BG-Felder, Standardkontext und Implementierungshinweise.->ZUGFeRD-Ausgabe vergleichenNutzen Sie den hybriden Weg, wenn der Empfänger PDF/A-3 mit eingebettetem XML akzeptiert.->

FAQ zur XRechnung-Erstellung

Kann ich eine XRechnung ohne PDF erstellen?

Ja. Dieser Ablauf ist für neue Rechnungen aus strukturierten Feldern gedacht. Wenn bereits eine PDF-Rechnung vorliegt, nutzen Sie besser den PDF-zu-XRechnung-Konverter, damit das Quelldokument extrahiert und geprüft werden kann.

Ist BT-10 immer verpflichtend?

BuyerReference BT-10 ist in diesem Ablauf für XRechnung verpflichtend. Bei deutschen öffentlichen Empfängern ist das meist die vom Empfänger bereitgestellte Leitweg-ID; bei anderen Empfängern verwenden Sie die von ihnen geforderte Käuferreferenz.

Ersetzt das eine rechtliche oder steuerliche Prüfung?

Nein. Das Tool hilft beim Strukturieren und Validieren der Rechnungsdaten. Der Aussteller bleibt für Geschäftsinhalt, steuerliche Behandlung, Empfängerweg und endgültige Einreichung verantwortlich.

Invoice-Converter.comIC

XRechnung von Grund auf erstellen

Validierungsergebnisse