Leitfaden · Aktualisiert im Mai 2026
Markdown-ExportQuellendaten für E-Rechnungen vorbereiten
Nutzen Sie diese Checkliste, damit Pflichtangaben der Rechnung vor Prüfung, Validierung und Export in den Quelldaten vorhanden sind.
Was das bedeutet
Strukturierte E-Rechnungen werden akzeptiert, weil die erforderlichen Rechnungsangaben aus XML gelesen werden können. Ein PDF-Bild, Notizfeld, Anhang oder interner ERP-Kommentar reicht nicht aus, wenn Empfänger oder Validator diese Angabe als strukturierte Daten benötigen.
Nutzen Sie diesen Leitfaden vor Upload oder API-Automatisierung, um zu entscheiden, ob die Quellrechnung für Konvertierung plus Validierung bereit ist oder zuerst korrigiert werden muss.
Felder, die bereitliegen sollten
Nutzen Sie diese Punkte als praktische Prüfschritte für diesen Abschnitt.
- Rechtliche Namen, Adressen, Länder und USt-IdNrn. von Lieferant und Kunde, soweit zutreffend.
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Rechnungstyp und Käufer- oder Bestellreferenz.
- Jede Position mit Beschreibung, Menge, Einheitencode, Nettoeinzelpreis, Positionsbetrag, USt-Kategorie und USt-Satz.
- Dokumentbezogene Nachlässe, Zuschläge, Steuerzwischensummen, Gesamtbeträge, Anzahlungen und fälliger Betrag.
- Zahlungsart, IBAN oder Kontodaten bei Überweisung, Zahlungsbedingungen sowie Liefer- oder Leistungszeitraum, wenn erforderlich.
Strukturierten Teil vollständig halten
Für deutsche B2B- und viele EN 16931-Workflows gilt praktisch: Pflichtangaben der Rechnung müssen in den E-Rechnungsdaten elektronisch lesbar sein. Verlassen Sie sich nicht auf einen lesbaren PDF-Anhang oder ein Nebendokument, wenn das XML die erforderlichen Angaben nicht enthält.
Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X können eine PDF-Ansicht enthalten, aber das eingebettete XML muss weiterhin zu den geprüften Rechnungsdaten passen.
Wann die Quelle zuerst korrigiert werden sollte
Nutzen Sie diese Punkte als praktische Prüfschritte für diesen Abschnitt.
- Der ERP-Export enthält nur Summen, aber keine Steuerkategorien oder Mengen auf Positionsebene.
- Käuferreferenz, Leitweg-ID, Bestellnummer, USt-IdNrn. oder Zahlungsbedingungen stehen nur in E-Mail-Texten oder Portalnotizen.
- Anhänge enthalten Lieferzeiträume, Leistungsbeschreibungen oder Rabatte, die nicht auf den Rechnungspositionen stehen.
- Mehrere Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen oder Korrekturbelege sind in einer Datei kombiniert, ohne einen klaren einzelnen Rechnungsdatensatz.
- Summen in den Quelldaten stimmen nicht mit PDF oder Rechnungsjournal überein.
Offizielle Referenz
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