Leitfaden · 2026-05-16

Quellendaten für E-Rechnungen vorbereiten

Nutzen Sie diese Checkliste, damit Pflichtangaben der Rechnung vor Prüfung, Validierung und Export in den Quelldaten vorhanden sind.

Was das bedeutet

Strukturierte E-Rechnungen werden akzeptiert, weil die erforderlichen Rechnungsangaben aus XML gelesen werden können. Ein PDF-Bild, Notizfeld, Anhang oder interner ERP-Kommentar reicht nicht aus, wenn Empfänger oder Validator diese Angabe als strukturierte Daten benötigen.

Nutzen Sie diesen Leitfaden vor Upload oder API-Automatisierung, um zu entscheiden, ob die Quellrechnung für Konvertierung plus Validierung bereit ist oder zuerst korrigiert werden muss.

Felder, die bereitliegen sollten

Rechtliche Namen, Adressen, Länder und USt-IdNrn. von Lieferant und Kunde, soweit zutreffend.
Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Rechnungstyp und Käufer- oder Bestellreferenz.
Jede Position mit Beschreibung, Menge, Einheitencode, Nettoeinzelpreis, Positionsbetrag, USt-Kategorie und USt-Satz.
Dokumentbezogene Nachlässe, Zuschläge, Steuerzwischensummen, Gesamtbeträge, Anzahlungen und fälliger Betrag.
Zahlungsart, IBAN oder Kontodaten bei Überweisung, Zahlungsbedingungen sowie Liefer- oder Leistungszeitraum, wenn erforderlich.

Strukturierten Teil vollständig halten

Für deutsche B2B- und viele EN 16931-Workflows gilt praktisch: Pflichtangaben der Rechnung müssen in den E-Rechnungsdaten elektronisch lesbar sein. Verlassen Sie sich nicht auf einen lesbaren PDF-Anhang oder ein Nebendokument, wenn das XML die erforderlichen Angaben nicht enthält.

Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X können eine PDF-Ansicht enthalten, aber das eingebettete XML muss weiterhin zu den geprüften Rechnungsdaten passen.

Wann die Quelle zuerst korrigiert werden sollte

Der ERP-Export enthält nur Summen, aber keine Steuerkategorien oder Mengen auf Positionsebene.
Käuferreferenz, Leitweg-ID, Bestellnummer, USt-IdNrn. oder Zahlungsbedingungen stehen nur in E-Mail-Texten oder Portalnotizen.
Anhänge enthalten Lieferzeiträume, Leistungsbeschreibungen oder Rabatte, die nicht auf den Rechnungspositionen stehen.
Mehrere Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen oder Korrekturbelege sind in einer Datei kombiniert, ohne einen klaren einzelnen Rechnungsdatensatz.
Summen in den Quelldaten stimmen nicht mit PDF oder Rechnungsjournal überein.