Rechnung online in eine E-Rechnung umwandeln: hochladen, prüfen, nur den Download bezahlen

In fünf Schritten zur E-Rechnung

Planen Sie Zeit für die Prüfung ein. Schlechte Scans und ungewöhnliche Layouts brauchen mehr Korrekturen. Der Dienst ersetzt Ihre eigene Kontrolle der Daten nicht.

1. Wählen Sie das Zielformat. Legen Sie in der Formatübersicht das Rechnungsland und den Rechnungsempfänger fest. Sie können auch direkt die Seite Ihres Formats öffnen: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL oder CII.
2. Laden Sie die Rechnung hoch. Die Seite nimmt PDF-, DOCX- und TXT-Dateien bis 20 MB an. ZUGFeRD und Factur-X brauchen ein PDF, weil das PDF der sichtbare Teil der hybriden Rechnung wird. Ohne Konto darf eine Konvertierung bis zu 6 PDF-Seiten haben, Anhänge eingeschlossen.
3. Prüfen Sie die erkannten Daten. Vergleichen Sie Parteien, Datumsangaben, Steuersätze, Summen, Zahlungsdaten und Positionen mit dem Original-PDF. Korrigieren Sie, was falsch ist.
4. Beheben Sie die Befunde. Wählen Sie "Prüfen und weiter". Der Dienst prüft die Rechnung dann gegen die Regeln des Formats. Fehler halten die endgültige Datei zurück, bis Sie sie beheben. Ein Punkt unter "Diese Stellen im Original-PDF prüfen" verlangt einen Vergleich mit dem PDF. Stimmt der Wert, wählen Sie "Als korrekt bestätigen". Ein Hinweis mit "Prüfung empfohlen · blockiert nicht" hält Sie nicht auf.
5. Laden Sie die E-Rechnung herunter. Der Download-Schritt zeigt, was Sie erhalten. Ohne Konto wählen Sie "5 € bezahlen und herunterladen". Mit einem Abo ist der Download enthalten.

Rechnungen mit Anhängen

Manche Rechnungen haben Anhänge, zum Beispiel einen Stundennachweis oder einen Lieferschein. Laden Sie die Rechnung und ihre Anhänge zusammen hoch. Wählen Sie unter "Dokumentverarbeitung" die Option "Rechnung + Anhänge". Die erste Datei ist die Hauptrechnung. Um das zu ändern, wählen Sie bei einer anderen Datei "Als Hauptrechnung verwenden".

Der Dienst nutzt die Anhänge als Beleg, wenn er die Rechnungsdaten liest. Eine Rechnung kann bis zu 9 Anhänge haben. Ohne Konto zählt die Grenze von 6 Seiten die Seiten aller Dateien zusammen.

Was ohne Konto geht und wofür Sie bezahlen

Hochladen, Erkennung, Prüfung und Validierung brauchen kein Konto und kosten nichts. Haben Rechnung und Anhänge zusammen mehr als 6 PDF-Seiten, melden Sie sich an oder legen Sie ein Konto an.

Sie bezahlen für die endgültige E-Rechnung. Der Preis beträgt 5 € pro Konvertierung zzgl. Steuern. Sie bezahlen im Download-Schritt und müssen vorher kein Konto anlegen. Sie können auch ein Abo nutzen. Abos gibt es ab 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung (120 € pro Jahr) zzgl. Steuern. Ein Abo deckt die Downloads in der Web-App ab.

Der Dienst verbraucht einen Credit erst, wenn er die validierte endgültige Datei ausgibt. Eine fehlgeschlagene oder abgebrochene Konvertierung verbraucht keinen Credit. Haben Sie im Download-Schritt bezahlt und gibt der Dienst die Datei nicht aus, bleibt der bezahlte Credit in Ihrem Konto.

Warum die Vorschau 0.00 zeigt

Bleiben Fehler bestehen, bieten manche Formate eine Vorschau an. ZUGFeRD und Factur-X bieten sie auch an, wenn der Dienst das Quell-PDF nicht für die hybride Datei verwenden kann. Die Schaltfläche dafür heißt "Vorschau herunterladen (keine gültige E-Rechnung)". Für XRechnung-XML gibt es keine Vorschau.

Die Vorschau ist keine gültige E-Rechnung. Sie enthält Parteien, Datumsangaben, Positionen, Mengen und Steuersätze. Der Dienst setzt jeden Betrag auf 0.00 und fügt einen Hinweis ein, der die Datei als Vorschau kennzeichnet. Der Dateiname endet auf _preview. Nutzen Sie die Vorschau, um die Struktur zu prüfen. Versenden Sie sie nicht.

Die endgültige Datei enthält die Beträge, die Sie geprüft haben.

Ohne Konto bezahlen und per Link anmelden

Wählen Sie im Download-Schritt "5 € bezahlen und herunterladen". Sie bezahlen im Checkout und geben dort Ihre E-Mail-Adresse an. Nach der Zahlung legt der Dienst mit dieser Adresse Ihr Konto an oder nutzt Ihr bestehendes Konto. Danach sendet er Ihnen einen einmaligen Anmeldelink per E-Mail.

• Öffnen Sie den Link in dem Browser, in dem Sie bezahlt haben. Der Link führt Sie zurück zum Download-Schritt, wo Ihre E-Rechnung wartet.
• Nur der neueste Link funktioniert. Auf der Zahlungsbestätigung fordern Sie mit "Link erneut senden" einen neuen an.
• Hat der Zahlungsanbieter die Zahlung noch nicht bestätigt, sendet der Dienst den Link nach der Bestätigung.
• Die Rechnung für Ihren Kauf finden Sie im Profil unter "Abrechnung und Rechnungen".

Eine Prüfung später fortsetzen

Derselbe Browser hält eine begonnene Prüfung 24 Stunden ohne Aktivität bereit. Öffnen Sie die Seite erneut, fragt sie "Letzte Konvertierung fortsetzen?". Ein Update des Dienstes kann diese Frist verkürzen.

Um später oder auf einem anderen Gerät weiterzumachen, wählen Sie "Dieses Ergebnis 7 Tage aufbewahren – Link per E-Mail an mich senden". Die Option erscheint in der Prüfung und vor dem Download. Geben Sie dann Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten einen Link, der das Quell-PDF und Ihre Prüfung 7 Tage lang wiederherstellt. Der Dienst nutzt die Adresse nur für den Versand des Links und speichert sie nicht. "Jetzt löschen" hinter dem Link entfernt die gespeicherte Kopie sofort.

Der Dienst speichert so eine einzelne Rechnung, keinen Upload mit mehreren Rechnungen. Die endgültige E-Rechnung speichert er nicht. Der Download braucht weiterhin eine Anmeldung oder den Checkout. Hat sich der Dienst seit dem Speichern geändert, stellt der Link nur das PDF wieder her. Sie konvertieren es dann erneut.

Dieselbe Datei erneut herunterladen

Nach einem Download heißt die Schaltfläche "Erneut herunterladen". Für dieselbe geprüfte Rechnung im selben Format und Profil bezahlen Sie nicht noch einmal. Öffnen Sie eine bereits bezahlte ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung erneut, zeigt der Download-Schritt "Bereits bezahlt · kein weiterer Credit nötig".

Ändern Sie Daten in der Prüfung oder wählen Sie ein anderes Format, erstellt der Dienst eine neue E-Rechnung. Ohne Abo kostet sie eine weitere Konvertierung.

Was eine bestandene Validierung beweist

Bevor der Dienst die endgültige Datei ausgibt, validiert er sie gegen die Regeln des gewählten Standards. Jede XRechnung prüft er mit dem Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, und dem aktuellen Regelwerk. Nach einer bestandenen Prüfung zeigt die Prüfansicht "Validierung bestanden" und den Namen des Standards.

Eine bestandene Validierung beweist das Format und die Regeln des Standards. Sie beweist nicht, dass die Daten zu Ihrem Quelldokument passen. Eine falsch erkannte Rechnungsnummer oder ein falsch erkanntes Datum kann die Validierung trotzdem bestehen. Vergleichen Sie die wichtigen Werte vor dem Versand mit dem Original-PDF.

Bleiben Fehler bestehen, gibt der Dienst keine endgültige E-Rechnung aus. Eine blockierte Konvertierung ist besser als eine Datei, die gegen die Regeln des Standards verstößt.

Invoice Converter erstellt und validiert die Datei. Den Versand an Ihren Kunden erledigen Sie über Ihren üblichen Weg.

Wann ein anderer Weg besser passt

Der Web-Upload passt zu einzelnen Rechnungen, die eine Person prüft. Für mehr Volumen oder für Automatisierung nutzen Sie einen der Wege unten. E-Mail-Import, Stapelverarbeitung und External API gehören zu Enterprise. Enterprise kostet 50 € pro Monat oder 420 € pro Jahr zzgl. Steuern. Der Tarif enthält 100 Konvertierungen pro Kalendermonat bei monatlicher Zahlung oder 1.200 pro Vertragsjahr bei jährlicher Zahlung. Die drei Wege teilen sich dieses Kontingent. Die Preisseite nennt die Details.

• Für mehrere Rechnungen auf einmal nehmen Professional und Enterprise bis zu 10 Dateien in einem Upload an. Wählen Sie unter "Dokumentverarbeitung" die Option "Separate Rechnungen". Jede Rechnung bekommt dann ihre eigene Prüfung. Professional kostet 20 € pro Monat oder 15 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils zzgl. Steuern. Die Anleitung für mehrere Rechnungen im Browser zeigt die Schritte.
• Für Rechnungen aus Ihrem Postfach wandelt der E-Mail-Import ein Rechnungs-PDF pro E-Mail um. E-Rechnung und Prüfbericht kommen im selben E-Mail-Verlauf zurück. Mehr dazu unter Rechnungen per E-Mail.
• Für viele Rechnungen zu festen Terminen wandelt die Stapelverarbeitung bis zu 1.000 PDFs in einem Lauf aus Ihrem Profil um. Alle Ergebnisse laden Sie als eine ZIP-Datei herunter. Mehr dazu unter Stapelverarbeitung.
• Für eine Anbindung Ihrer eigenen Software nutzen Sie die External API V1. Mehr dazu unter Developer-API.