Leitfaden · 2026-11-07
Markdown-ExportXRechnung erhalten? So öffnen, lesen und prüfen Sie die E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Eine XRechnung kommt als XML-Datei ohne PDF-Ansicht an. Sie machen die Datei im Browser lesbar, prüfen sie mit einem Validator und bewahren die XML als Original auf.
Warum eine XRechnung als XML-Datei ankommt
Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht der Rechnung. Die Rechnung besteht aus strukturierten Daten im XML-Format.
Das Format ist für Programme gemacht. Eine Buchhaltungssoftware kann die Daten direkt aus der Datei übernehmen, ohne dass jemand sie abtippt. Wenn Sie die Datei in einem Texteditor öffnen, sehen Sie nur Feldnamen und Werte zwischen spitzen Klammern.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 beschreibt das genauso. Das XML-Format ist vor allem für die maschinelle Verarbeitung bestimmt und eignet sich nicht für eine Sichtprüfung. Eine Visualisierungsanwendung stellt die Daten für Menschen lesbar dar.
Der Absender muss keine zusätzliche PDF mitschicken. Nach demselben BMF-Schreiben ist ein menschenlesbares Dokument zu einer E-Rechnung nicht erforderlich.
Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor.
Ein Lieferant braucht Ihre Zustimmung nicht, um Ihnen eine E-Rechnung zu schicken. Das gilt, wenn Sie beide im Inland ansässig sind und Sie die Leistung für Ihr Unternehmen beziehen.
Die Pflicht trifft jedes inländische Unternehmen. Nach dem BMF gelten die Regeln zur E-Rechnung auch, wenn der Empfänger Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Land- und Forstwirt ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt, zum Beispiel als Vermieter einer Wohnung. Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie empfangen können.
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Lieferanten können E-Rechnungen auch über ein Portal, per EDI, über eine Schnittstelle oder über einen gemeinsamen Speicherort bereitstellen. Den Weg vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.
Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form.
Papier und PDF kommen noch eine Weile
Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Lieferanten bis Ende 2026 noch Papierrechnungen senden, PDF-Rechnungen nur mit Ihrer Zustimmung. Für Umsätze aus 2027 dürfen das bis Ende 2027 nur noch Lieferanten, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer auf Papier kommen, oder mit Ihrer Zustimmung als PDF.
Welche Datei Sie erhalten haben
| Datei | Woran Sie sie erkennen | Lesen mit | Prüfen mit |
|---|---|---|---|
| XRechnung in UBL | Dateiendung .xml. Im Texteditor steht oben das Element Invoice, bei einer Gutschrift CreditNote. | XRechnung zu PDF | XRechnung Validator |
| XRechnung in CII | Dateiendung .xml. Im Texteditor steht oben das Element CrossIndustryInvoice. | XRechnung zu PDF | XRechnung Validator |
| ZUGFeRD oder Factur-X | Eine PDF, die wie eine gewöhnliche Rechnung aussieht. Die XML steckt als eingebettete Datei darin und erscheint nicht auf den Seiten. | Jeder PDF-Viewer zeigt den Bildteil. | ZUGFeRD Validator |
XRechnung im Browser öffnen
Mit XRechnung zu PDF machen Sie eine XRechnung lesbar, ohne etwas zu installieren. Das Werkzeug ist kostenlos und braucht kein Konto.
- Speichern Sie die XML-Datei aus der E-Mail oder dem Portal auf Ihrem Rechner.
- Öffnen Sie XRechnung zu PDF. Ziehen Sie die Datei in das Upload-Feld oder wählen Sie sie aus. Die Seite nimmt .xml-Dateien bis 20 MB an.
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Die Seite zeigt eine Vorschau der lesbaren PDF und bietet die Original-XML zum Herunterladen an. Mit "PDF herunterladen" speichern Sie die PDF. Kann die Seite die Rechnungsnummer aus der XML lesen, steht sie im Dateinamen.
- Legen Sie die XML als Original ab. Die PDF ist eine Lesehilfe.
Was XRechnung zu PDF liest und was es nicht tut
Das Werkzeug liest UBL-Rechnungen, UBL-Gutschriften und CII-Rechnungen. Damit deckt es beide Syntaxen der XRechnung ab. Andere XML-Dateien lehnt es ab.
Unser Server erzeugt die Ansicht mit einer fest eingebundenen Version der KoSIT-Visualisierung. Kein KI-Modell liest dabei die Datei. Auf der deutschen Seite trägt die PDF deutsche Bezeichnungen. Auf allen anderen Sprachversionen trägt sie englische Bezeichnungen.
Die Ansicht prüft die Rechnung nicht. Sie zeigt die Daten so, wie sie in der Datei stehen. Ob die Datei die Regeln der XRechnung erfüllt, zeigt erst ein Validator.
ZUGFeRD-PDF hier nicht hochladen
XRechnung zu PDF nimmt nur XML-Dateien an. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF prüfen Sie mit dem ZUGFeRD Validator.
Warum eine ZUGFeRD-Rechnung wie eine normale PDF aussieht
ZUGFeRD und Factur-X sind hybride Formate. Eine Datei enthält eine lesbare PDF und die Rechnungsdaten als XML.
Technisch ist die Datei eine PDF/A-3 mit einer eingebetteten CII-XML. Die Seiten der PDF zeigen nur den Bildteil. Die XML erscheint dort nicht, obwohl sie in der Datei steckt. Deshalb sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung.
Maßgeblich ist die XML. Weichen XML und Bildteil voneinander ab, gelten nach dem BMF die Daten der XML. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen. XRechnung zu PDF liest keine ZUGFeRD-PDF. Nach dem BMF stellt der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal auch ZUGFeRD-Rechnungen lesbar dar.
Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung nach dem UStG. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, die Profile MINIMUM und BASIC WL aber nicht.
Laden Sie die PDF unverändert in den ZUGFeRD Validator hoch. Er prüft die eingebettete XML gegen die Regeln ihres Profils, die Einbettung und die PDF/A-3b-Konformität. Im Ergebnis sehen Sie das erkannte Profil. Zeigt das Ergebnis das Profil MINIMUM oder BASIC WL, ist die Datei keine E-Rechnung nach dem UStG, auch wenn die Prüfung keine Fehler meldet.
Interaktive Anatomie
Was in einer ZUGFeRD- / Factur-X-Rechnung steckt
Eine PDF/A-3-Datei, fünf Ebenen. Klicken oder tippen Sie auf eine Ebene oder wechseln Sie das Profil: Sie sehen, was jeder Teil enthält und welche Prüfung seine Fehler findet.
Eingebettetes Profil
Eingebettete XML
XSD + Schematron- Datei
- factur-x.xml
- Syntax
- UN/CEFACT CII
- BT-24
- urn:cen.eu:en16931:2017
Was sie enthält
Die Rechnungsdaten in UN/CEFACT-CII-Syntax. Die Spezifikationskennung (BT-24) nennt das Profil. Ältere Dateien: zugferd-invoice.xml (ZUGFeRD 2.0), ZUGFeRD-invoice.xml (ZUGFeRD 1.0).
Was schiefgeht
Schemafehler, verletzte Geschäftsregeln wie Summen, die nicht aufgehen, oder ein Profil, das von den XMP-Metadaten abweicht.
Was es findet
XSD und Schematron des gewählten Profils. Das Profil XRECHNUNG muss zusätzlich die XRechnung-Regeln des KoSIT-Validators bestehen.
XRechnung mit dem Validator prüfen
Der XRechnung Validator prüft eine XML in UBL oder CII mit dem KoSIT-Validator. Er prüft das XML-Schema, die Regeln der EN 16931 und die deutschen Regeln der XRechnung (BR-DE). Jeder Fehler erscheint mit Regelcode und betroffenem Feld.
Der Validator ist kostenlos und braucht kein Konto. Er übermittelt die Rechnung nicht an Empfänger oder Portale und gibt die Datei nicht an KI-Dienste weiter. Laden Sie eine Datei in den falschen Validator hoch, erkennt die Seite das Format und nennt den passenden Validator, sofern es einen gibt.
Das BMF nennt eine geeignete Validierungsanwendung als Weg, Formatfehler zu finden. Eine Datei mit Formatfehlern ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung. Sie gilt dann als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format.
Die Validierung ersetzt nicht Ihre Rechnungsprüfung
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 35a) ersetzt eine Validierung nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Wenn Sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachten, dürfen Sie sich auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu Format und Geschäftsregeln verlassen.
Interaktive Prüfkette
So wird eine E-Rechnung validiert
Klicken Sie auf eine Stufe, um zu sehen, was sie prüft, oder geben Sie eine Regel-ID ein, um die meldende Stufe zu finden.
Stufe 1 · Was geprüft wird
XML-Schema
- Die Datei ist wohlgeformtes XML. Lässt sie sich nicht einlesen, kann keine Regel laufen.
- Wurzelelement, Namensräume, Reihenfolge der Elemente und Datentypen folgen dem Schema UBL 2.1 oder CII D16B.
Beispielcodes
Typische Korrektur
Korrigieren Sie den Generator: ein Element an falscher Stelle, ein falscher Namensraum oder ein Wert im falschen Datentyp.
Was eine bestandene Prüfung bedeutet und was nicht
| Frage | Beantwortet der Validator das? | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Ist die Datei eine XML im zulässigen Format? | Ja. Verstöße gegen das XML-Schema meldet er als Fehler. | Bitten Sie den Absender bei Fehlern um eine korrigierte Rechnung. |
| Erfüllt die Rechnung die Geschäftsregeln, zum Beispiel Pflichtfelder und Summen? | Ja, nach EN 16931 und den BR-DE-Regeln. | Bewahren Sie den Prüfbericht auf. Das BMF empfiehlt das als Nachweis. |
| Passt der Steuersatz zur Leistung? | Nein. Ein falscher Steuersatz kann die Prüfung bestehen. | Prüfen Sie den Steuersatz selbst. |
| Stimmen Leistung, Menge und Preis mit Bestellung und Lieferung überein? | Nein. Der Validator kennt Ihre Bestellung nicht. | Gleichen Sie die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein ab. |
| Gehört die Bankverbindung zum Lieferanten? | Nein. | Gleichen Sie die Bankverbindung mit den Daten ab, die Sie vom Lieferanten kennen. |
Was Sie aufbewahren
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 60) müssen Sie bei einer E-Rechnung zumindest den strukturierten Teil so aufbewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Nach demselben Schreiben bewahren Sie eine Rechnung grundsätzlich im empfangenen Format auf (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE). Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, so wie Sie sie erhalten haben. Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt der strukturierte Teil als XML in der PDF. Bewahren Sie deshalb die erhaltene PDF-Datei auf.
Eine PDF aus XRechnung zu PDF ersetzt die XML nicht. Sie können sie zusätzlich ablegen, zum Beispiel als Lesekopie.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung ohne Software öffnen?
Sie brauchen ein Programm, das die XML lesbar darstellt. Ein Browser reicht, wenn Sie XRechnung zu PDF nutzen. Sie installieren nichts und brauchen kein Konto. Das BMF nennt außerdem kostenlose Viewer privater Anbieter und den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal.
Warum sieht meine ZUGFeRD-Datei aus wie eine normale PDF?
Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei ist eine PDF mit eingebetteter XML. Die Seiten der PDF zeigen nur den Bildteil. Maßgeblich sind die Daten der XML. Der ZUGFeRD Validator zeigt, ob die XML eingebettet ist und welches Profil sie hat.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie aber E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Brauche ich ein eigenes Postfach für E-Rechnungen?
Nein. Das BMF verlangt kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen. Den Übermittlungsweg vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.
Reicht es, die PDF-Ansicht aufzubewahren?
Nein. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Bei einer XRechnung ist das die erhaltene XML-Datei. Die PDF-Ansicht ist eine Lesehilfe.
Prüft XRechnung zu PDF, ob die Rechnung korrekt ist?
Nein. Das Werkzeug zeigt die Daten so, wie sie in der Datei stehen. Für die Prüfung gegen die Regeln von XRechnung und EN 16931 nutzen Sie den XRechnung Validator.
Werkzeuge und weitere Anleitungen
Eine XRechnung in UBL oder CII als lesbare PDF ansehen und speichern.
Eine XML gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln prüfen, mit Regelcode je Fehler.
Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF auf Profilregeln, Einbettung und PDF/A-3b prüfen.
Wie PDF und XML in einer Datei zusammenkommen.
Welche Datei in Deutschland als E-Rechnung zählt.
Bis wann Lieferanten noch Papier- und PDF-Rechnungen senden dürfen.
Eigene E-Rechnungen aus einer PDF-Rechnung erstellen. Sie prüfen und korrigieren die erkannten Daten vor dem Download. Hochladen und Prüfen kosten nichts. Der Download kostet 5 € zzgl. Steuern pro Konvertierung, oder Sie nutzen ein Abo.
Amtliche Quellen
Empfang (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE), hybride Formate, Validierung (Rn. 35a) und Aufbewahrung (Rn. 60, Abschnitt 14b.1 UStAE).
Fragen 8, 12 und 12a zu Empfang und Lesbarkeit.
Begriff der E-Rechnung und Pflicht zur Ausstellung.
Übergangsregeln für Rechnungsaussteller in Absatz 38.