Leitfaden
Markdown-ExportPDF/A-3 für ZUGFeRD
PDF/A-3 ist der Archiv-PDF-Container, der sichtbare PDF-Rechnung und maschinenlesbares XML in einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei verbindet.
Was unterscheidet PDF/A-3?
PDF/A-3 gehört zur PDF/A-Familie für Langzeitarchivierung. Der Standard verlangt eine in sich geschlossene, reproduzierbare PDF und erlaubt im Unterschied zu PDF/A-1 oder PDF/A-2 beliebige eingebettete Dateien. Genau diese Einbettung macht hybride E-Rechnungen möglich.
Erforderlich für strikte Hybrid-PDFs:
Eine strikte ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ist nicht irgendeine PDF mit XML-Anhang. Sie ist ein PDF/A-3-Container, in dem die Rechnungs-XML eingebettet und mit den erwarteten Metadaten beschrieben ist.
Was eine PDF/A-3-Datei auszeichnet
Nutzen Sie diese Punkte als praktische Prüfschritte für diesen Abschnitt.
- Langzeitarchivierung nach ISO 19005-3
- Eigenständige Darstellung mit eingebetteten Schriften und benötigten Farbinformationen
- Stabile visuelle Wiedergabe ohne externe Ressourcen
- Keine Verschlüsselung oder dynamischen Funktionen, die die langfristige Lesbarkeit gefährden
- Eingebettete Dateien sind erlaubt, einschließlich der CII-XML für ZUGFeRD und Factur-X
PDF/A-3 vs. PDF/X-3
| Frage | PDF/A-3 | PDF/X-3 |
|---|---|---|
| Hauptzweck | Langzeitarchivierung und reproduzierbare Anzeige | Druckproduktion und Druckvorstufe |
| Kann Rechnungs-XML tragen | Ja, eingebettete Dateien sind erlaubt | Nicht als konformer ZUGFeRD-/Factur-X-Archivcontainer |
| Strikte ZUGFeRD-PDF | Erforderlich | Nicht ausreichend |
Ist PDF/A-3 für ZUGFeRD Pflicht?
Ja, wenn das Ergebnis die hybride ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ist. Die PDF-Ebene muss ein archivfähiger PDF/A-3-Container sein, der die XML-Nutzlast tragen kann.
- ZUGFeRD-/Factur-X-PDF: PDF/A-3 ist für strikte Konformität erforderlich.
- Reine XML-Ausgaben wie XRechnung, UBL oder CII benötigen keine PDF/A-3-Hülle.
- Ein Download mit Warnung kann zur Prüfung nützlich sein, sollte aber nicht als strikt archivkonforme Hybridrechnung behandelt werden.
So beheben Sie die Warnung
Die sicherste Lösung ist, vor der Hybridrechnung eine korrekte PDF/A-3-Quelle zu erzeugen. Beginnen Sie in der Anwendung, die die sichtbare Rechnung erstellt hat; konvertieren Sie eine bestehende PDF nur, wenn ein erneuter Export aus der Originaldatei nicht möglich ist.
- Öffnen Sie die ursprüngliche Rechnung im erzeugenden System, zum Beispiel ERP, Rechnungsprogramm, Layout-Tool oder PDF-Export-Workflow.
- Exportieren Sie die sichtbare Rechnung als PDF/A-3b, falls verfügbar; entscheidend ist PDF/A-3, PDF/A-3b ist für Hybridrechnungen am breitesten akzeptiert.
- Wählen Sie keine reinen Druckvorgaben wie PDF/X-3, PDF/X-4, „Druckqualität“ oder normale interaktive PDF, wenn der Empfänger eine strikte ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF verlangt.
- Stellen Sie sicher, dass Schriften eingebettet sind und der Export keine Verschlüsselung, externen Medien oder externen Dateiabhängigkeiten nutzt.
- Laden Sie die neue PDF/A-3-Quelle erneut hoch, erzeugen Sie die ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF neu und prüfen Sie, ob die Warnung verschwunden ist.
- Validieren Sie die finale Datei vor dem Versand im Empfängerkanal oder mit einem PDF/A-3-/ZUGFeRD-Validator.
- Wenn Ihr Quellsystem kein PDF/A-3 erzeugen kann, konvertieren Sie die PDF mit einem dedizierten PDF/A-Werkzeug wie Acrobat Preflight, callas pdfToolbox, Ghostscript oder einem anderen validierten Workflow und laden Sie danach die konvertierte Datei hoch.
- Fahren Sie mit Warnung nur fort, wenn der Empfänger ausdrücklich ein nicht-striktes Entwurfs- oder Prüfartefakt akzeptiert; behandeln Sie diesen Download nicht als strikt archivkonform.