E-Rechnungspflicht 2027/2028: Zeitplan, 800.000-€-Schwelle und Formatregeln

Artikelüberblick

Dieser Artikel erklärt E-Rechnungspflicht 2027/2028: Zeitplan, 800.000-€-Schwelle und Formatregeln als praktische Referenz für die europäische E-Rechnung. Er definiert das Thema verständlich, ordnet es in den Compliance-Kontext ein und verbindet die Erklärung mit Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, UBL und CII.

Nutze den Artikel als Ausgangspunkt, bevor du einen Finanz- oder ERP-Prozess änderst: Kläre die anwendbare Länderregel oder Norm, entscheide über das erwartete strukturierte Format, validiere die erzeugte XML-Datei und dokumentiere einen Ausnahmeprozess für Rechnungen mit manueller Prüfung.

Deutschlands B2B-E-Rechnungspflicht: Zeitplan, Schwellenwerte und konforme Formate

Deutschland setzt einen schrittweisen Ansatz zur verpflichtenden B2B-E-Rechnung um. Nach Jahren der B2G-Anforderungen erstreckt sich die Pflicht nun auf alle Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen. Dieser Leitfaden erklärt den Zeitplan und was Ihr Unternehmen tun muss, um die Anforderungen zu erfüllen.

Das Wachstumschancengesetz

Deutschlands E-Rechnungspflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz, das die Steuerverwaltung modernisiert und darauf abzielt, Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte elektronische Rechnungsstellung zu reduzieren.

Das Gesetz schreibt vor, dass alle B2B-Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen müssen, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Papierrechnungen und einfache PDF-E-Mails sind nach den Übergangsfristen für B2B-Transaktionen nicht mehr gültig.

Detaillierte Zeitleiste

Phase 1: Empfangsfähigkeit (1. Januar 2025) ✓ AKTIV

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in EN 16931-konformen Formaten zu empfangen. Das bedeutet:

• Sie müssen ein System haben, um XRechnung oder ZUGFeRD Rechnungen zu empfangen
• Sie können eine E-Rechnung von einem Lieferanten nicht ablehnen
• Sie dürfen während der Übergangszeit noch Papier/PDF senden

Übergangsphase (2025-2026)

Während dieser Zeit können Unternehmen noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen senden, wenn:

• Der Empfänger dem Empfang von Papier/PDF zustimmt
• Der Rechnungsbetrag 250€ nicht übersteigt (vereinfachte Rechnungen)

Phase 2: Ausstellungspflicht Großunternehmen (1. Januar 2027)

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000€ E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen ausstellen.

Phase 3: Allgemeine Pflicht (1. Januar 2028)

Ab dem 1. Januar 2028 müssen ALLE Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen, unabhängig von der Größe. Das umfasst:

• Kleinunternehmer
• Freiberufler und Einzelunternehmer
• Alle GmbH, AG und andere Unternehmensformen

Akzeptierte E-Rechnungsformate in Deutschland

Format	Typ	Am besten für
XRechnung	Reines XML	B2G, volle Automatisierung
ZUGFeRD 2.x	Hybrid PDF/XML	B2B, visuell + maschinenlesbar
Factur-X	Hybrid PDF/XML	International (identisch mit ZUGFeRD)

Wichtig: Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail sind NICHT konform mit der E-Rechnungspflicht. Die Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten.

Was ist KEINE E-Rechnung?

• ❌ PDF-Dateien per E-Mail (ohne eingebettetes XML)
• ❌ Gescannte Papierrechnungen
• ❌ Word-Dokumente oder Tabellenkalkulationen
• ❌ Bilddateien (JPG, PNG)
• ❌ EDI-Nachrichten, die nicht EN 16931 entsprechen

Ausnahmen und Sonderfälle

• Vereinfachte Rechnungen: Rechnungen unter 250€ können in jedem Format bleiben
• B2C-Transaktionen: Verbraucherrechnungen sind nicht betroffen
• Grenzüberschreitend: Für internationale Transaktionen gelten andere Regeln

So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

1. Aktuelle Prozesse prüfen: Überprüfen Sie, wie Sie derzeit Rechnungen senden und empfangen
2. Empfangsfähigkeit sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung/ZUGFeRD JETZT empfangen können
3. Format wählen: Entscheiden Sie zwischen XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (Hybrid)
4. Software aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP/Buchhaltungssystem E-Rechnungen unterstützt
5. Team schulen: Schulen Sie Mitarbeiter zu neuen Prozessen
6. Mit Partnern testen: Führen Sie Pilottests mit wichtigen Kunden und Lieferanten durch

Die deutsche E-Rechnungspflicht stellt eine der größten E-Rechnungseinführungen in Europa dar. Durch frühzeitige Vorbereitung können Sie einen reibungslosen Übergang sicherstellen und sogar Effizienzvorteile durch automatisierte Rechnungsverarbeitung gewinnen.

So nutzt du diesen Leitfaden

Nutze den Artikel als Ausgangspunkt, bevor du einen Finanz- oder ERP-Prozess änderst: Kläre die anwendbare Länderregel oder Norm, entscheide über das erwartete strukturierte Format, validiere die erzeugte XML-Datei und dokumentiere einen Ausnahmeprozess für Rechnungen mit manueller Prüfung.