E-Rechnungspflicht 2027/2028: Vollständiger Zeitplan & Anforderungen

Deutschlands B2B E-Rechnungspflicht: Was Sie wissen müssen

Deutschland setzt einen schrittweisen Ansatz zur verpflichtenden B2B-E-Rechnung um. Nach Jahren der B2G-Anforderungen erstreckt sich die Pflicht nun auf alle Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen. Dieser Leitfaden erklärt den Zeitplan und was Ihr Unternehmen tun muss, um die Anforderungen zu erfüllen.

Das Wachstumschancengesetz

Deutschlands E-Rechnungspflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz, das die Steuerverwaltung modernisiert und darauf abzielt, Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte elektronische Rechnungsstellung zu reduzieren.

Das Gesetz schreibt vor, dass alle B2B-Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen müssen, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Papierrechnungen und einfache PDF-E-Mails sind nach den Übergangsfristen für B2B-Transaktionen nicht mehr gültig.

Detaillierte Zeitleiste

Phase 1: Empfangsfähigkeit (1. Januar 2025) ✓ AKTIV

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in EN 16931-konformen Formaten zu empfangen. Das bedeutet:

• Sie müssen ein System haben, um XRechnung oder ZUGFeRD Rechnungen zu empfangen
• Sie können eine E-Rechnung von einem Lieferanten nicht ablehnen
• Sie dürfen während der Übergangszeit noch Papier/PDF senden

Übergangsphase (2025-2026)

Während dieser Zeit können Unternehmen noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen senden, wenn:

• Der Empfänger dem Empfang von Papier/PDF zustimmt
• Der Rechnungsbetrag 250€ nicht übersteigt (vereinfachte Rechnungen)

Phase 2: Ausstellungspflicht Großunternehmen (1. Januar 2027)

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000€ E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen ausstellen.

Phase 3: Allgemeine Pflicht (1. Januar 2028)

Ab dem 1. Januar 2028 müssen ALLE Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen, unabhängig von der Größe. Das umfasst:

• Kleinunternehmer
• Freiberufler und Einzelunternehmer
• Alle GmbH, AG und andere Unternehmensformen

Akzeptierte E-Rechnungsformate in Deutschland

Format	Typ	Am besten für
XRechnung	Reines XML	B2G, volle Automatisierung
ZUGFeRD 2.x	Hybrid PDF/XML	B2B, visuell + maschinenlesbar
Factur-X	Hybrid PDF/XML	International (identisch mit ZUGFeRD)

Wichtig: Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail sind NICHT konform mit der E-Rechnungspflicht. Die Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten.

Was ist KEINE E-Rechnung?

• ❌ PDF-Dateien per E-Mail (ohne eingebettetes XML)
• ❌ Gescannte Papierrechnungen
• ❌ Word-Dokumente oder Tabellenkalkulationen
• ❌ Bilddateien (JPG, PNG)
• ❌ EDI-Nachrichten, die nicht EN 16931 entsprechen

Ausnahmen und Sonderfälle

• Vereinfachte Rechnungen: Rechnungen unter 250€ können in jedem Format bleiben
• B2C-Transaktionen: Verbraucherrechnungen sind nicht betroffen
• Grenzüberschreitend: Für internationale Transaktionen gelten andere Regeln

So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

1. Aktuelle Prozesse prüfen: Überprüfen Sie, wie Sie derzeit Rechnungen senden und empfangen
2. Empfangsfähigkeit sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung/ZUGFeRD JETZT empfangen können
3. Format wählen: Entscheiden Sie zwischen XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (Hybrid)
4. Software aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP/Buchhaltungssystem E-Rechnungen unterstützt
5. Team schulen: Schulen Sie Mitarbeiter zu neuen Prozessen
6. Mit Partnern testen: Führen Sie Pilottests mit wichtigen Kunden und Lieferanten durch

Die deutsche E-Rechnungspflicht stellt eine der größten E-Rechnungseinführungen in Europa dar. Durch frühzeitige Vorbereitung können Sie einen reibungslosen Übergang sicherstellen und sogar Effizienzvorteile durch automatisierte Rechnungsverarbeitung gewinnen.