E-Rechnungspflicht 2027/2028: Zeitplan, 800.000-€-Schwelle und Formatregeln
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Deutschlands B2B-E-Rechnungspflicht: Zeitplan, Schwellenwerte und konforme Formate
Deutschland setzt einen schrittweisen Ansatz zur verpflichtenden B2B-E-Rechnung um. Nach Jahren der B2G-Anforderungen wird die E-Rechnung zur allgemeinen Regel für inländische Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen, mit gesetzlichen Ausnahmen. Dieser Leitfaden erklärt den Zeitplan und was Ihr Unternehmen tun muss, um die Anforderungen zu erfüllen.
Wichtige Fristen
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (Aktiv)
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen
- 1. Januar 2028: Alle nicht ausgenommenen inländischen B2B-Rechnungsaussteller müssen E-Rechnungen ausstellen
Stand Oktober 2026: Diese Termine stehen im geltenden Umsatzsteuergesetz. Die konsolidierte Fassung von § 27 Abs. 38 UStG (zuletzt geändert am 29. Juni 2026) erlaubt für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate. Für Umsätze aus 2027 behalten Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz diese Möglichkeit, und alle Aussteller dürfen EDI mit Zustimmung des Empfängers nutzen, jeweils bis zum 31. Dezember 2027. Prüfen Sie BMF und Bundesgesetzblatt, bevor Sie sich auf eine gemeldete Änderung verlassen.
Das Wachstumschancengesetz
Deutschlands E-Rechnungspflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG n. F.), das die Steuerverwaltung modernisiert und Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte elektronische Rechnungsstellung reduziert.
Detaillierte Zeitleiste
Phase 1: Empfangsfähigkeit (1. Januar 2025) - Aktiv
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in EN 16931-konformen Formaten (XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) zu empfangen. E-Rechnungen von Lieferanten dürfen nicht abgelehnt werden.
Phase 2: Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz (1. Januar 2027)
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 € grundsätzlich E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen ausstellen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Phase 3: Allgemeine Pflicht (1. Januar 2028)
Ab dem 1. Januar 2028 enden die Übergangsfristen. Die E-Rechnung wird zur allgemeinen Regel für inländische B2B-Rechnungsaussteller. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen; Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit.
Checkliste für den 800.000-€-Schwellenwert 2027
Gemäß § 27 Abs. 38 Nr. 2 i. V. m. § 19 Abs. 2 UStG bemisst sich die 800.000-€-Grenze nach dem Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres (2026).
Vor dem 1. Januar 2027 vorbereiten
- Schwelle jetzt prüfen: Schätzen Sie den Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG und bestätigen Sie den endgültigen Wert, sobald er vorliegt. Bei voraussichtlich mehr als 800.000 € muss der Prozess vor dem 1. Januar 2027 stehen; warten Sie nicht auf den Jahresabschluss.
- Empfang und Aufbewahrung prüfen: Der Empfang ist bereits seit 2025 Pflicht. Öffnen Sie eine XML-Beispielrechnung, prüfen Sie die Lesbarkeit für Ihre Mitarbeitenden und bewahren Sie die strukturierten Originaldaten nach den geltenden Vorgaben auf.
- Ausgangsformat vereinbaren: Klären Sie mit wichtigen Kunden Profil, Käuferreferenz und Zustellkanal. Richten Sie Fakturierungssoftware oder Konvertierungsprozess danach ein.
- Vor dem Stichtag testen: Prüfen Sie Rechnungsdaten, validieren Sie Beispieldateien und reichen Sie diese über den vereinbarten Kanal ein. Kontrollieren Sie die Annahme beim Empfänger und legen Sie fest, wer Ablehnungen bearbeitet.
Akzeptierte E-Rechnungsformate in Deutschland
| Format | Typ | Einsatzbereich |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML | B2G, automatische Verarbeitung |
| ZUGFeRD 2.x | Hybrid PDF/XML | B2B, visuelle PDF + maschinenlesbare XML |
| Factur-X | Hybrid PDF/XML | International (baugleich mit ZUGFeRD) |
Wichtig: Reine PDF-Dateien per E-Mail erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Auch ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL sind ausgeschlossen, weil sie die deutsche Definition einer strukturierten E-Rechnung nicht erfüllen.
Gesetzliche Ausnahmen sind etwas anderes als Übergangsfristen
„Allgemeine Regel ab 2028“ heißt nicht „alle Unternehmen ohne Ausnahme“. Umsätze von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht befreit; empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem können. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sowie Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Das sind dauerhafte Ausnahmen, keine zusätzliche Übergangszeit.
Eine konforme Datei ist noch keine zugestellte Rechnung
Klären Sie vor der Ausstellung Format, Profil und Kanal des Empfängers getrennt voneinander. Die Konvertierung erstellt die strukturierte Datei, die Validierung prüft technische Regeln. Prüfen Sie Rechnungsangaben und steuerliche Behandlung vor dem Versand. Reichen Sie die Datei selbst über den vereinbarten Kanal ein; Invoice-Converter stellt sie nicht über ein Behördenportal oder einen Peppol Access Point zu.
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