# Quellendaten für E-Rechnungen vorbereiten

- Aktualisiert im Mai 2026

Nutzen Sie diese Checkliste, damit Pflichtangaben der Rechnung vor Prüfung, Validierung und Export in den Quelldaten vorhanden sind.

## Was das bedeutet

Strukturierte E-Rechnungen werden akzeptiert, weil die erforderlichen Rechnungsangaben aus XML gelesen werden können. Ein PDF-Bild, Notizfeld, Anhang oder interner ERP-Kommentar reicht nicht aus, wenn Empfänger oder Validator diese Angabe als strukturierte Daten benötigen.

Nutzen Sie diesen Leitfaden vor Upload oder API-Automatisierung, um zu entscheiden, ob die Quellrechnung für Konvertierung plus Validierung bereit ist oder zuerst korrigiert werden muss.

## Felder, die bereitliegen sollten

- Rechtliche Namen, Adressen, Länder und USt-IdNrn. von Lieferant und Kunde, soweit zutreffend.
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Rechnungstyp und Käufer- oder Bestellreferenz.
- Jede Position mit Beschreibung, Menge, Einheitencode, Nettoeinzelpreis, Positionsbetrag, USt-Kategorie und USt-Satz.
- Dokumentbezogene Nachlässe, Zuschläge, Steuerzwischensummen, Gesamtbeträge, Anzahlungen und fälliger Betrag.
- Zahlungsart, IBAN oder Kontodaten bei Überweisung, Zahlungsbedingungen sowie Liefer- oder Leistungszeitraum, wenn erforderlich.

## Strukturierten Teil vollständig halten

Für deutsche B2B- und viele EN 16931-Workflows gilt praktisch: Pflichtangaben der Rechnung müssen in den E-Rechnungsdaten elektronisch lesbar sein. Verlassen Sie sich nicht auf einen lesbaren PDF-Anhang oder ein Nebendokument, wenn das XML die erforderlichen Angaben nicht enthält.

Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X können eine PDF-Ansicht enthalten, aber das eingebettete XML muss weiterhin zu den geprüften Rechnungsdaten passen.

## Wann die Quelle zuerst korrigiert werden sollte

- Der ERP-Export enthält nur Summen, aber keine Steuerkategorien oder Mengen auf Positionsebene.
- Käuferreferenz, Leitweg-ID, Bestellnummer, USt-IdNrn. oder Zahlungsbedingungen stehen nur in E-Mail-Texten oder Portalnotizen.
- Anhänge enthalten Lieferzeiträume, Leistungsbeschreibungen oder Rabatte, die nicht auf den Rechnungspositionen stehen.
- Mehrere Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen oder Korrekturbelege sind in einer Datei kombiniert, ohne einen klaren einzelnen Rechnungsdatensatz.
- Summen in den Quelldaten stimmen nicht mit PDF oder Rechnungsjournal überein.

## Offizielle Referenz

- [BMF-FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html): Nutzen Sie diese als steuerliche Grundlage für Deutschland und prüfen Sie danach Empfängerkanal, Format und Validatorergebnisse.

- convert
- validate
- api