Updates zur E-Rechnung in Deutschland 2025-2026: Was Unternehmen wissen müssen

Updates zur E-Rechnung in Deutschland 2025-2026: Was Unternehmen wissen müssen

Der Übergang zur obligatorischen E-Rechnung in Deutschland ist in vollem Gange, und 2026 sowie 2027 rücken wichtige Fristen näher. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Großkonzern sind, ist es für die kontinuierliche Compliance unerlässlich, über die neuesten Nachrichten und Anforderungen im Bereich der E-Rechnung auf dem Laufenden zu bleiben.

Hier ist ein umfassender Blick auf die neuesten Entwicklungen und das, was im Zuge des Mandats zu erwarten ist.

Zeitplan und stufenweise Einführung

Die obligatorischen B2B-E-Rechnungsanforderungen in Deutschland begannen am 1. Januar 2025, als alle Unternehmen in der Lage sein mussten, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Fristen für die Ausstellung von E-Rechnungen werden schrittweise eingeführt:

• 31. Dezember 2026: Die Übergangsflexibilität für den Versand von Papier- und Standard-PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) endet für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 €.
• 1. Januar 2027: Große Unternehmen (über 800.000 € Umsatz) müssen vollständig konforme E-Rechnungen ausstellen.
• 31. Dezember 2027: Die verlängerte Übergangsfrist für Kleinunternehmen (Umsatz unter 800.000 €) endet.
• 1. Januar 2028: Alle verbleibenden Unternehmen müssen konforme strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Technische Formate: Über einfache PDFs hinaus

Eine einfache PDF- oder Papierrechnung erfüllt nicht mehr die gesetzliche Anforderung an ein "strukturiertes elektronisches Format". Nach den aktuellen Vorschriften müssen Rechnungen automatisch verarbeitbar sein. Zu den konformen Formaten gehören:

• XRechnung: Der reine XML-Standard.
• ZUGFeRD 2.0.1+: Ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle PDF als auch eine eingebettete strukturierte XML enthält.
• UBL / CII: Andere Formate, die auf dem Standard EN 16931 basieren.

Ausblick: XRechnung 4.0

Die E-Rechnungslandschaft entwickelt sich weiter. Die Veröffentlichung von XRechnung 4.0 wird für Mitte bis Ende 2026 erwartet. Dieses große Update wird den neuen EU-Standard EN 16931-1:2026 implementieren, was bedeutende strukturelle Verbesserungen der B2B-E-Rechnungsfunktionen mit sich bringt und die deutschen Standards weiter an die breiteren europäischen Anforderungen anpasst.

Vorbereitung Ihres Unternehmens

Wenn Sie Ihre Systeme noch nicht für die Verarbeitung von XRechnung oder ZUGFeRD aktualisiert haben, ist jetzt die Zeit dafür. Die Nutzung von Tools zur Konvertierung bestehender PDFs in konforme strukturierte Formate kann die Lücke schließen, während ältere ERP-Systeme aktualisiert werden.

Weitere Details zur Aufrechterhaltung der Compliance und zur effizienten Konvertierung Ihrer Dokumente finden Sie in unserer Tool-Suite unter Invoice-Converter.com.