Referenz
Markdown-ExportBR-DE-2 Verkäuferkontakt muss angegeben werden
Der deutsche XRechnung-Standard schreibt vor, dass der Verkäufer zwingend die Gruppe Verkäuferkontakt (BG-6) enthalten muss. Während die europäische Norm EN 16931 Kontaktdaten des Verkäufers als optional einstuft, verlangt die deutsche öffentliche Verwaltung eine konkrete Ansprechperson oder Kontaktstelle mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dadurch können Rechnungsprüfer Rückfragen zu Leistungen, Lieferscheinen oder Kontierungen auf kurzem Weg klären, ohne die Rechnung förmlich zurückweisen zu müssen.
Problembeschreibung
Der deutsche XRechnung-Standard schreibt vor, dass der Verkäufer zwingend die Gruppe Verkäuferkontakt (BG-6) enthalten muss. Während die europäische Norm EN 16931 Kontaktdaten des Verkäufers als optional einstuft, verlangt die deutsche öffentliche Verwaltung eine konkrete Ansprechperson oder Kontaktstelle mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dadurch können Rechnungsprüfer Rückfragen zu Leistungen, Lieferscheinen oder Kontierungen auf kurzem Weg klären, ohne die Rechnung förmlich zurückweisen zu müssen.
FEHLER
XRechnung 3.0
Kontext und Bedeutung
Automatisierte Rechnungseingangsplattformen der öffentlichen Hand (wie ZRE und OZG-RE) prüfen das Vorhandensein von BG-6, bevor das XML an die Fachsysteme weitergeleitet wird. Ein fehlender Kontakt führt zu einem unmittelbaren Schematron-Validierungsfehler.
Lösung
Hinterlegen Sie in Ihrem ERP- oder Fakturierungssystem im Unternehmens- oder Rechnungsprofil vollständige Kontaktdaten. Fügen Sie in UBL 2.1 unter <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party> den Knoten <cac:Contact> ein. Gemäß den Folgeregeln BR-DE-5, BR-DE-6 und BR-DE-7 müssen <cbc:Name> (BT-41), <cbc:Telephone> (BT-42) und <cbc:ElectronicMail> (BT-43) angegeben werden. In UN/CEFACT CII ergänzen Sie unter <ram:SellerTradeParty> das Element <ram:DefinedTradeContact> mit Ansprechpartner, Telefon und E-Mail.
Schnellzugriff
Gültige Beispiele
- Verkäuferkontakt BG-6 vorhanden mit Kontaktstelle „Zentrale Rechnungsprüfung“, Telefon „+49 30 1234567“ und E-Mail „rechnung@lieferant.de“
- Verkäuferkontakt BG-6 vorhanden mit Abteilung „Finanzbuchhaltung“, Telefon „+49 89 98765432“ und E-Mail „buchhaltung@unternehmen.de“
Ungültige Beispiele
- Verkäuferpartei (cac:AccountingSupplierParty / ram:SellerTradeParty) deklariert Firmennamen und Anschrift, lässt aber das Kontaktelement komplett weg
- Verkäuferkontaktelement ist vorhanden, aber vollständig leer ohne Name, Telefon oder E-Mail
Code-Beispiele
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Lieferant GmbH</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>
<cac:Country><cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:Contact>
<cbc:Name>Zentrale Rechnungsprüfung</cbc:Name>
<cbc:Telephone>+49 30 1234567</cbc:Telephone>
<cbc:ElectronicMail>rechnung@lieferant.de</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
</cac:Party><cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Lieferant GmbH</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>
<cac:Country><cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
</cac:PostalAddress>
</cac:Party>