Fiducia

Centro Fiducia e Sicurezza

Come proteggiamo i dati delle fatture, manteniamo la conformità e restiamo trasparenti.

Questo Trust Center fornisce una panoramica delle nostre pratiche di sicurezza e privacy. Per i termini legalmente vincolanti e tutti i dettagli, consulta il DPA e l’informativa sulla privacy.

Fanno fede i documenti elencati in “Policy e accordi”.

In sintesi

Hosting “EU-first”

L’Allegato 1 del DPA indica i nostri fornitori di hosting backend e database nell’UE/SEE. Alcuni sub-responsabili possono trattare dati in paesi terzi tramite clausole contrattuali standard (SCC).

Conservazione documentata

Nessun archivio permanente delle fatture. La conservazione dipende dal flusso: 24 ore per i risultati della External API e i file del promemoria di download (un’attività della External API non riuscita con un rilascio di crediti in sospeso è conservata finché tale rilascio non è completato), fino a 14 giorni per i pacchetti diagnostici, 30 giorni per le prove di qualità inclusi i file di origine e fino a 365 giorni per i metadati di casi e audit.

Crittografia in transito

HTTPS/TLS protegge caricamenti, download e comunicazioni con servizi esterni.

Garanzia operativa

Verifica indipendente: Invoice Converter attualmente non è stato sottoposto ad alcun audit di sicurezza indipendente e non dispone di alcuna certificazione. Invoice Converter non dispone di un rapporto SOC 2 né di una certificazione ISO 27001.
Audit: le verifiche dei clienti si basano su prove da remoto: DPA, elenco dei sub-responsabili, misure tecniche e organizzative, sintesi della conservazione, processo di gestione incidenti e risposte scritte ai questionari di sicurezza.
Gestione incidenti: gli utenti coinvolti vengono avvisati senza ritardi ingiustificati.
Contatto per sicurezza e privacy: scrivi a contact@invoice-converter.com con oggetto “Security”. Inviamo una prima risposta entro 2 giorni lavorativi.

Gestione dei dati

Le fatture PDF vengono elaborate per conversione e validazione e per finalità documentate di diagnostica e controllo qualità, secondo i periodi di conservazione descritti qui.
Riduciamo al minimo i dati personali memorizzati. Oltre ad account, fatturazione e supporto, conserviamo solo prove diagnostiche e di controllo qualità a tempo limitato, secondo i periodi di conservazione descritti qui.
Puoi richiedere la cancellazione dei dati dell’account tramite supporto.

Controlli di sicurezza

Crittografia TLS per tutti i caricamenti e download.
Controlli di accesso e principio del minimo privilegio per strumenti interni.
Limiti di frequenza, controlli anti-abuso e logging di audit di sicurezza.
Autenticazione a più fattori (MFA) per ogni accesso amministrativo e remoto.

Privacy e conformità

Trattamento conforme GDPR con Accordo sul trattamento dei dati (DPA).
Controlli di validazione per i profili EN 16931 supportati.
La revisione umana resta necessaria se i dati di origine sono incompleti o ambigui.

Residenza dei dati

L’Allegato 1 del DPA indica il luogo di trattamento di ogni sub-responsabile. I fornitori di hosting backend e database vi sono elencati nell’UE/SEE. Se necessario per l’erogazione del servizio, altri sub-responsabili possono trattare dati in paesi terzi tramite clausole contrattuali standard (SCC).

Conservazione e cancellazione

Non manteniamo un archivio permanente dei documenti di fattura dei clienti. La conservazione dipende dal flusso. Le attività di conversione fuori dalla External API restano di solito disponibili per circa 10 minuti dopo la conclusione. Le attività e i risultati della External API, e i file finali conservati per il promemoria di download, sono conservati per 24 ore dopo la fine dell’attività o il salvataggio del file. Un’attività della External API non riuscita con un rilascio di crediti in sospeso è conservata finché tale rilascio non è completato. I pacchetti diagnostici dei flussi di revisione o download non riusciti sono conservati fino a 14 giorni. Le prove di assicurazione qualità, inclusi i file di origine caricati, scadono 30 giorni dopo l’acquisizione. I metadati dei casi e i risultati di audit, che possono contenere valori dei campi di fattura interessati, sono conservati fino a 365 giorni. I dati di account e fatturazione seguono gli obblighi legali e contrattuali. I clienti Enterprise possono disattivare nel proprio profilo le copie delle fatture conservate per il controllo qualità. Al più tardi un minuto dopo la disattivazione non conserviamo nuove copie delle loro fatture; le conversioni già in corso possono concludersi con l’impostazione precedente e le copie già conservate scadono come descritto sopra.

Sub-responsabili

Usiamo provider selezionati per hosting, AI, pagamenti e analytics. Per l’elenco ufficiale e le località di trattamento, consulta il DPA (Allegato 1) e l’informativa sulla privacy.