Integrare le fatture via e-mail

Preparare il mittente prima della prima fattura#

Completate questi passaggi nel profilo prima di automatizzare una regola di casella o ERP.

1. Avviate un abbonamento Enterprise e attivate l’importazione e-mail nel profilo.
2. Aggiungete l’indirizzo mittente e completate il link di verifica ricevuto in quella casella.
3. Scegliete se restituire le risposte al mittente originale o a un indirizzo collettivo verificato e selezionate la lingua.
4. Copiate la casella generica dal profilo, scegliete un tag documentato e provate ogni rotta necessaria con un PDF rappresentativo.

Selezionare il formato con un tag nell’oggetto#

Dalla ricezione alla risposta#

Il canale conferma rapidamente il provider e poi esegue la conversione rigorosa in modo asincrono.

1. Un mittente verificato invia veri allegati PDF a una o più caselle specifiche per formato.
2. Il provider in ingresso registra il messaggio; il servizio risolve account abilitato, mittente, destinazione di risposta e formati selezionati.
3. Ogni PDF accettato diventa un’attività rigorosa con validazione dell’artefatto obbligatoria e senza override di bozza o avviso.
4. L’output viene emesso solo dopo validazione autorevole, prova persistita e controllo di parità dell’artefatto.
5. I messaggi di risposta nello stesso thread restituiscono artefatti e rapporti HTML; vengono suddivisi quando lo richiede la dimensione degli allegati, mentre messaggio, elemento, evento d’uso, prova e file di risposta durevoli restano tracciabili tramite ID.

Unità di fatturazione e contesto e-mail#

Contate l’intero messaggio prima dell’invio e trattate il testo come input di conversione.

• Ogni PDF accettato consuma un’unità di conversione per ogni formato di destinazione corrispondente. Ad esempio, due PDF inviati a entrambe le caselle di formato richiedono quattro unità.
• Prima della conversione il servizio riserva tutte le unità del messaggio: prima dal plafond mensile incluso, poi dai crediti API disponibili.
• Se la copertura non basta per tutte le unità, l’intero messaggio viene rifiutato prima della conversione. Solo le unità riuscite vengono addebitate dopo la memorizzazione durevole degli artefatti di risposta; le unità fallite vengono rilasciate.
• Quando è presente il corpo del messaggio, oggetto e corpo dell’e-mail verificata sono input di conversione supplementari. Possono fornire modifiche, correzioni, riferimenti o dati di fattura mancanti. In caso di conflitto prevalgono importi, totali fiscali e righe del PDF; il solo testo e-mail non può creare righe di fattura. Il contesto e-mail è limitato e può essere troncato; mantenete quindi firme e testo circostante concisi, pertinenti e inequivocabili.
• Quando l’uso predefinito è attivo, ogni valore del profilo venditore (nome, indirizzo, partita IVA, contatto) sostituisce il corrispondente valore estratto dal PDF. Una differenza genera un avviso, non un blocco.

Stati finali e artefatti#

File accettati e limiti del servizio#

Usa questi punti come controlli pratici per questa sezione.

• Allegate veri file PDF. Un’immagine rinominata o un altro documento viene rifiutato anche se estensione o tipo MIME indicano PDF.
• Un messaggio può contenere più PDF, ma il canale è per flussi controllati a basso volume, non per importazioni massive.
• Mantenete ogni allegato sotto 10 MB; i limiti del provider possono essere inferiori e cambiare.
• Se un messaggio raggiunge più caselle formato riconosciute, ogni PDF accettato viene elaborato una volta per ogni formato scelto.
• Gli allegati di risposta sono raggruppati con una soglia di 15 MB per messaggio. Se l’aggiunta di un altro file supera la soglia, gli allegati restanti continuano in un altro messaggio dello stesso thread; un singolo file non viene suddiviso.

Cosa richiede ancora revisione umana#

Usa questi punti come controlli pratici per questa sezione.

• Confrontate fornitore, acquirente, numero, date, valuta, imposte, totali, pagamento e ogni riga con la fattura sorgente.
• Confermate riferimenti di instradamento, identificativi endpoint, dati d’ordine e regole di canale specifici del destinatario.
• Esaminate le prove sorgente a bassa affidabilità e ogni avviso o dettaglio di validazione prima di inoltrare il risultato.
• Una validazione tecnica riuscita prova il file emesso rispetto alle regole scelte; non sostituisce l’approvazione commerciale, fiscale o del destinatario.

Scegliere consapevolmente e-mail o API#

Configurazione e supporto#

Configurate mittenti, formati, destinazione e lingua nel profilo.

Diagrammi di flusso#

I diagrammi riassumono lo stesso contratto delle sezioni ricercabili sopra.