Vertrouwen

Vertrouwens- en beveiligingscentrum

Hoe we factuurdata beschermen, compliant blijven en transparant zijn.

Dit Trust Center biedt een overzicht van onze beveiligings- en privacypraktijken. Raadpleeg onze verwerkersovereenkomst (DPA) en ons privacybeleid voor de wettelijk bindende voorwaarden en volledige details.

De documenten onder ‘Beleid & overeenkomsten’ zijn leidend.

In het kort

EU-first hosting

Bijlage 1 van de DPA vermeldt onze providers voor backend-hosting en database binnen de EU/EER. Sommige subverwerkers kunnen data in derde landen verwerken op basis van Standard Contractual Clauses (SCC’s).

Gedocumenteerde bewaring

Geen permanent factuurarchief. De bewaring hangt af van de flow: 24 uur voor resultaten van de External API en bestanden voor de downloadherinnering (een mislukte taak van de External API met een openstaande vrijgave van credits wordt bewaard totdat die vrijgave is voltooid), maximaal 14 dagen voor diagnosebundels, 30 dagen voor kwaliteitsbewijs inclusief bronbestanden en maximaal 365 dagen voor case- en auditmetadata.

Versleuteld tijdens transport

HTTPS/TLS beschermt uploads, downloads en communicatie met externe diensten.

Operationele zekerheid

Onafhankelijke assurance: Invoice Converter heeft momenteel geen onafhankelijke beveiligingsaudit en geen certificering. Invoice Converter heeft geen SOC 2-rapport en geen ISO 27001-certificering.
Audits: klantreviews gebruiken bewijs op afstand: de DPA, lijst van subverwerkers, technische en organisatorische maatregelen, bewaaroverzicht, incidentproces en schriftelijke antwoorden op beveiligingsvragenlijsten.
Incidentrespons: getroffen gebruikers worden zonder onnodige vertraging geïnformeerd.
Contact voor beveiliging en privacy: mail naar contact@invoice-converter.com met het onderwerp "Security". We sturen binnen 2 werkdagen een eerste antwoord.

Gegevensverwerking

PDF-facturen worden verwerkt voor conversie en validatie en voor gedocumenteerde diagnose en kwaliteitsborging, met de hier beschreven bewaartermijnen.
We minimaliseren opgeslagen persoonsgegevens. Naast accounts, facturatie en support bewaren we alleen diagnose- en kwaliteitsborgingsgegevens met een beperkte bewaartermijn, zoals hier beschreven.
Je kunt verwijdering van accountgegevens aanvragen via support.

Beveiligingsmaatregelen

TLS-versleuteling voor alle uploads en downloads.
Toegangscontrole en least-privilege voor interne tools.
Rate limits, misbruikcontroles en security-auditlogging.
Meervoudige authenticatie (MFA) voor alle beheer- en externe toegang.

Privacy & compliance

AVG-conforme verwerking met een verwerkersovereenkomst (DPA).
Validatiecontroles voor ondersteunde EN 16931-profielen.
Menselijke controle blijft nodig als brongegevens onvolledig of onduidelijk zijn.

Dataresidentie

Bijlage 1 van de DPA noemt de verwerkingslocatie van elke subverwerker. Providers voor backend-hosting en database staan daar binnen de EU/EER. Waar nodig om de dienst te leveren, kunnen andere subverwerkers data in derde landen verwerken onder SCC’s.

Bewaring & verwijdering

Wij houden geen permanent archief van factuurdocumenten van klanten bij. De bewaring hangt af van de flow. Conversietaken buiten de External API blijven na afloop meestal ongeveer 10 minuten beschikbaar. Taken en resultaten van de External API, en definitieve bestanden voor de downloadherinnering, worden 24 uur bewaard nadat de taak eindigt of het bestand is opgeslagen. Een mislukte taak van de External API met een openstaande vrijgave van credits wordt bewaard totdat die vrijgave is voltooid. Diagnosebundels van mislukte controle- of downloadflows worden maximaal 14 dagen bewaard. Bewijs voor kwaliteitsborging, inclusief geüploade bronbestanden, vervalt 30 dagen na vastlegging. Casemetadata en auditbevindingen, die betrokken factuurveldwaarden kunnen bevatten, worden maximaal 365 dagen bewaard. Account- en factureringsgegevens volgen wettelijke en contractuele bewaartermijnen. Enterprise-klanten kunnen factuurkopieën voor kwaliteitsborging in hun profiel uitzetten. Uiterlijk één minuut na het uitzetten bewaren wij geen nieuwe kopieën van hun facturen; lopende conversies kunnen nog met de vorige instelling worden afgerond, en eerder bewaarde kopieën vervallen zoals hierboven beschreven.

Subverwerkers

We gebruiken gecontroleerde providers voor hosting, AI-verwerking, betalingen en analytics. Voor de leidende lijst en verwerkingslocaties: zie de DPA (Bijlage 1) en het Privacybeleid.