Veelgestelde vragen

Question 1

Wat is EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 is de Europese standaard voor elektronische facturering, vereist voor overheidsopdrachten in de hele EU. Het definieert het semantische gegevensmodel en technische vereisten voor e-facturen om grensoverschrijdende interoperabiliteit te garanderen.

Question 2

Is EN 16931 verplicht?

Accepted Answer

Voor facturen aan de overheid in de praktijk wel: EU-lidstaten moeten EN 16931-conforme e-facturen kunnen ontvangen, en nationale regels zoals XRechnung in Duitsland maken daar een concrete verplichting voor leveranciers van. Voor grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU schrijft de ViDA-richtlijn vanaf juli 2030 in beginsel e-facturen op basis van EN 16931 voor; de lidstaten regelen de details bij de omzetting.

Question 3

Heb ik een account nodig?

Accepted Answer

Niet om te uploaden en te controleren. Zonder account verwerkt u PDF’s van in totaal maximaal 6 pagina’s en ziet u de uitgelezen gegevens. Om de e-factuur te downloaden hebt u een account en één credit (losse conversie) of een abonnement nodig.

Question 4

Heb ik technische vaardigheden nodig?

Accepted Answer

U hoeft geen XML te programmeren. Upload de PDF en vergelijk de uitgelezen leverancier, koper, bedragen en belastinggegevens vóór het downloaden met het origineel. Vraag uw boekhouder om hulp als de fiscale behandeling onduidelijk is.

Question 5

Hoe lang duurt de conversie?

Accepted Answer

Dat hangt af van het aantal pagina’s en de kwaliteit van het bronbestand. Tijdens de verwerking ziet u de voortgang. Daarna controleert u de uitgelezen gegevens en downloadt u de e-factuur zodra de validatie geslaagd is.

Question 6

Kan ChatGPT met WebMCP direct een factuur converteren en downloaden?

Accepted Answer

Ja. In een browser met WebMCP-ondersteuning kan ChatGPT de bestaande paginaworkflow begeleiden: converteren, controleren, valideren, genereren en downloaden. U selecteert eerst één pdf met de normale bestandskiezer. Daarna kan ChatGPT de controlegegevens lezen en aanpassen. Voor definitieve generatie en download zijn aparte bevestigingen en een tijdelijk token nodig dat aan de actuele gevalideerde factuur is gekoppeld. De normale webkredietregels blijven gelden. Beschikbaarheid hangt af van browser en model.

Question 7

Hoe worden mijn gegevens beschermd?

Accepted Answer

We gebruiken moderne versleuteling. Uploads worden veilig verwerkt en niet permanent bewaard. Ons privacybeleid vermeldt alle bewaartermijnen.

Question 8

Wordt mijn factuurinformatie opgeslagen?

Accepted Answer

Afzonderlijke versleutelde diagnosebundels voor mislukte controles of downloads kunnen tot 14 dagen worden bewaard. We maken geen permanent factuurarchief. Taak- en resultaatartefacten blijven normaal tot 10 minuten beschikbaar; External API-taken en -resultaten worden 24 uur na voltooiing of fout bewaard; een mislukte taak van de External API met een openstaande vrijgave van credits wordt bewaard totdat die vrijgave is voltooid. Voor de downloadherinnering bewaren we de voltooide e-factuur 24 uur en sturen we één serviceherinnering; schakel automatische e-mails in uw profiel uit om dit te stoppen. Als u een controleresultaat via een gemailde link laat bewaren, bewaren we de bron-pdf en uw controle 7 dagen, of tot u ze via de link verwijdert. Voor kwaliteitsborging bewaren we conversiebewijs: ruwe bestanden verlopen na 30 dagen, casusmetadata en auditbevindingen worden tot 365 dagen bewaard. Ons privacybeleid vermeldt alle bewaartermijnen.

Question 9

Wat gebeurt er als er een fout optreedt bij de conversie?

Accepted Answer

Onze AI is zeer accuraat, maar in het zeldzame geval van een fout kunt u de output handmatig bewerken voordat u deze voltooit. We bieden ook klantenondersteuning voor eventuele problemen.

Question 10

Kan ik dit gebruiken voor meerdere facturen?

Accepted Answer

Ja, onze service is ontworpen om zowel enkele als bulkconversies te verwerken. U kunt meerdere PDF-facturen uploaden en deze converteren naar het e-factuurformaat van uw keuze. Batches tot 10 bestanden zijn inbegrepen in Professional en Enterprise; met een losse credit of Starter converteert u één bestand tegelijk.

Question 11

Wat is het verschil tussen XRechnung en EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 is de Europese e-factureringsstandaard, terwijl XRechnung de Duitse nationale implementatie van deze standaard is. XRechnung voegt specifieke Duitse vereisten toe terwijl het compatibel blijft met EN 16931.

Question 12

Is XRechnung verplicht voor alle facturen aan Duitse autoriteiten?

Accepted Answer

Ja, sinds 27 november 2020 is XRechnung verplicht voor alle facturen aan Duitse federale autoriteiten, met enkele uitzonderingen (bijv. facturen onder €1.000). Veel staats- en lokale autoriteiten vereisen ook XRechnung.

Question 13

Wanneer wordt Duitse B2B e-facturering verplicht?

Accepted Answer

Sinds 1 januari 2025: bedrijven binnen de reikwijdte moeten e-facturen kunnen ontvangen. 1 januari 2027: uitgevers boven € 800.000 moeten in het algemeen B2B e-facturen uitreiken. 1 januari 2028: de algemene regel geldt voor de overige binnenlandse B2B-uitgevers binnen de reikwijdte. Uitzonderingen blijven bestaan, waaronder Kleinunternehmer, bepaalde facturen tot € 250 en vervoersbewijzen.

Question 14

Wat is het EU ViDA-initiatief en hoe beïnvloedt het e-facturering?

Accepted Answer

ViDA (VAT in the Digital Age) is een EU-pakket om de btw te moderniseren. Vanaf 1 juli 2030 schrijft het voor grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU in beginsel e-facturen voor, samen met een digitale melding van de transactiegegevens aan de belastingdienst. De lidstaten regelen de details bij de omzetting van de richtlijn. Bedrijven met grensoverschrijdende handel volgen best de nationale omzetting.

Question 15

Kan ik PDF-facturen sturen in plaats van XRechnung?

Accepted Answer

Een gewone PDF is geen Duitse e-factuur omdat gestructureerde data ontbreekt. XRechnung is gestructureerde XML. ZUGFeRD/Factur-X kan gelden met een geaccepteerd ingebed XML-profiel. Overgangsregels, uitzonderingen en eisen van de ontvanger kunnen in specifieke gevallen een gewone PDF toestaan.

Question 16

Welke formaten worden geaccepteerd voor XRechnung?

Accepted Answer

XRechnung accepteert twee XML-syntaxbindings die zijn gedefinieerd in de actuele KoSIT-release: Universal Business Language (UBL 2.1) en UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Beide moeten voldoen aan EN 16931.

Question 17

Hoe dien ik XRechnung-facturen in?

Accepted Answer

Gebruik het kanaal dat de ontvanger opgeeft. OZG-RE bedient de directe federale overheid en aangesloten organisaties. Het voormalige ZRE is buiten gebruik. Deelstaten en gemeenten kunnen aparte portalen of Peppol gebruiken.

Question 18

Welke informatie moet worden opgenomen in een XRechnung-factuur?

Accepted Answer

Naast standaard factuurelementen vereist XRechnung specifieke informatie zoals de koperreferentie (Leitweg-ID), betalingsvoorwaarden, bankgegevens en de contactinformatie van de factureerder.

Question 19

Kan ik ZUGFeRD gebruiken in plaats van XRechnung?

Accepted Answer

Sommige ontvangers accepteren ook ZUGFeRD/Factur-X in een XRechnung-compatibel profiel, maar voor Duitse B2G-workflows blijft zuivere XRechnung-XML het standaardformaat. ZUGFeRD is vooral nuttig voor B2B omdat het een visuele PDF combineert met gestructureerde XML-gegevens. Controleer altijd bij het ontvangende platform welk formaat wordt geaccepteerd.

Question 20

Heb ik speciale software nodig voor XRechnung?

Accepted Answer

Ja, u heeft software nodig die XML-bestanden in het vereiste formaat kan maken. Onze tool helpt u geldige XRechnung-facturen te maken van uw bestaande PDF-facturen.

Question 21

Waar kan ik officiële informatie over XRechnung vinden?

Accepted Answer

U kunt uitgebreide informatie over XRechnung vinden op de officiële overheidsportalen: • XRechnung FAQ-portaal • Federaal E-factureringsportaal • Richtlijnen van het Federaal Ministerie van Binnenlandse Zaken (BMI)

Question 22

Wanneer is XRechnung verplicht geworden?

Accepted Answer

Sinds 27 november 2020 moeten alle leveranciers aan Duitse federale instanties hun facturen indienen in XRechnung-formaat. Deze vereiste maakt deel uit van het digitaliseringsinitiatief van de Duitse overheid. Voor meer informatie kunt u de BMI-website bezoeken.

Question 23

Worden mijn geüploade facturen permanent opgeslagen?

Accepted Answer

Afzonderlijke versleutelde diagnosebundels voor mislukte controles of downloads kunnen tot 14 dagen worden bewaard. Nee, we slaan uw geüploade facturen niet permanent op. Taak- en resultaatartefacten blijven voor downloadherstel en probleemoplossing normaal tot 10 minuten beschikbaar, External API-taken en -resultaten 24 uur (een mislukte taak van de External API met een openstaande vrijgave van credits wordt bewaard totdat die vrijgave is voltooid). Voor de downloadherinnering bewaren we de voltooide e-factuur 24 uur en sturen we één serviceherinnering; schakel automatische e-mails in uw profiel uit om dit te stoppen. Als u een controleresultaat via een gemailde link laat bewaren, bewaren we de bron-pdf en uw controle 7 dagen, of tot u ze via de link verwijdert. Voor kwaliteitsborging bewaren we conversiebewijs, inclusief geüploade bestanden; deze ruwe bestanden verlopen na 30 dagen, casusmetadata en auditbevindingen worden tot 365 dagen bewaard. Ons privacybeleid vermeldt alle bewaartermijnen.

Question 24

Hoe worden mijn gegevens beschermd en beveiligd?

Accepted Answer

We implementeren meerdere beveiligingslagen: HTTPS-encryptie voor alle gegevensoverdracht, veilige hosting bij providers voor backend-hosting en database binnen de EU/EER (DPA-bijlage 1), strikte toegangscontroles en wachtwoord-hashing. Alle verwerking volgt AVG-standaarden met passende technische en organisatorische maatregelen (TOM's).

Question 25

Welke externe diensten gebruikt u voor verwerking?

Accepted Answer

We gebruiken verschillende vertrouwde partners: OpenAI en Mistral voor AI-conversie (met AVG-conforme Gegevensverwerkingsovereenkomst), Microsoft Azure OpenAI voor primaire AI-verwerking of uitwijk in de EU Data Zone, Koyeb voor backend-hosting (EU/EER volgens DPA-bijlage 1), Cloudflare voor beveiliging en Stripe voor betalingen. Alle internationale overdrachten gebruiken Standaard Contractuele Clausules (SCC's).

Question 26

Wat zijn mijn rechten op gegevensbescherming onder de AVG?

Accepted Answer

U heeft uitgebreide rechten: Toegang (zie welke gegevens we hebben), Rectificatie (fouten corrigeren), Wissing (uw gegevens verwijderen), Beperking (verwerking beperken), Dataportabiliteit (uw gegevens exporteren) en Bezwaar (opt-out van bepaalde verwerking). Neem contact met ons op via contact@invoice-converter.com om deze rechten uit te oefenen.

Question 27

Wanneer betalen jullie een betaling terug?

Accepted Answer

Neem contact op met support en stuur het factuurbestand mee; wij proberen het probleem eerst op te lossen. Mislukt een betaalde losse conversie daarna nog steeds door een technische fout die onze support niet kan oplossen, dan betalen wij die op verzoek terug (geld-terug-garantie). Gebruikersfouten en ongeldige bronbestanden vallen er niet onder. Bij het eerste abonnement geldt een proefperiode van 3 dagen: zeg vóór het einde op en er volgt geen betaling of terugbetaling. Voor al betaalde abonnementen leidt opzegging binnen een geldige terugbetalingsperiode van 3 dagen tot een automatische volledige terugbetaling; uw profiel toont de deadline. Een technische fout of supportverzoek is niet nodig. Als de eerste SEPA-betaling nog wordt verwerkt, stoppen we de toegang direct en betalen we automatisch terug zodra het geld binnenkomt. Als de incasso zonder betaling mislukt, valt er niets terug te betalen. Lees de geld-terug-garantie.

Question 28

Wat gebeurt er als er een datalek is?

Accepted Answer

Hoewel we sterke beveiligingsmaatregelen implementeren, zullen we bij een inbreuk u en de autoriteiten informeren zoals vereist door de AVG (binnen 72 uur aan autoriteiten, zonder onnodige vertraging aan getroffen gebruikers). Onze incidentresponsprocedures zorgen voor snelle indamming en transparante communicatie.

Question 29

Ben ik verantwoordelijk voor de juridische naleving van geconverteerde facturen?

Accepted Answer

Ja, u blijft verantwoordelijk voor uw specifieke juridische en fiscale verplichtingen. We bieden operationele conversie- en validatiebegeleiding, geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg gekwalificeerde juridische/boekhoudkundige professionals voor uw situatie.

Question 30

Wat is UBL en hoe verhoudt het zich tot XRechnung?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) is een van de twee XML-syntaxformaten die worden geaccepteerd voor XRechnung. UBL is een internationale standaard die een gemeenschappelijke woordenschat biedt voor elektronische bedrijfsdocumenten. XRechnung kan worden geleverd in UBL 2.1 of UN/CEFACT CII-formaat, beide in overeenstemming met EN 16931.

Question 31

Wat is het CII-formaat voor e-facturering?

Accepted Answer

CII (Cross Industry Invoice) is een UN/CEFACT-factuursyntaxis. In de XRechnung-context is het, naast UBL 2.1, een van de ondersteunde XML-syntaxbindings zoals gedefinieerd door de actuele XRechnung-validatieartefacten.

Question 32

Wat is ZUGFeRD en hoe verschilt het van XRechnung?

Accepted Answer

ZUGFeRD is een hybride PDF/XML-formaat dat een voor mensen leesbare PDF combineert met ingebedde gestructureerde XML-gegevens. Het is gebruikelijk in B2B-workflows omdat één bestand zowel visuele controle als geautomatiseerde verwerking ondersteunt. Voor Duitse B2G is zuivere XRechnung-XML doorgaans de veiligere standaard, tenzij de ontvanger expliciet een compatibel ZUGFeRD/Factur-X-profiel accepteert.

Question 33

Welke EU-landen vereisen e-facturering voor B2G-transacties?

Accepted Answer

De meeste EU-landen vereisen nu e-facturering voor B2G (Business-to-Government) transacties: Duitsland (XRechnung), Italië (FatturaPA), Frankrijk (Chorus Pro), Spanje (FACe), Nederland (NLCIUS) en vele anderen. Elk land heeft specifieke vereisten, maar allemaal moeten ze voldoen aan de basis EN 16931-standaard.

Question 34

Wat gebeurt er met mijn gegevens bij het gebruik van AI-conversie?

Accepted Answer

Afzonderlijke versleutelde diagnosebundels voor mislukte controles of downloads kunnen tot 14 dagen worden bewaard. Uw factuurgegevens worden tijdelijk verwerkt door onze AI-partners (OpenAI, Mistral AI en Microsoft Azure OpenAI voor primaire verwerking of uitwijk in de EU Data Zone) onder strikte AVG-conforme contracten. Gegevens worden veilig via HTTPS verzonden en alleen verwerkt voor conversie; ze worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Onze eigen taak- en resultaatartefacten blijven normaal tot 10 minuten beschikbaar. Voor kwaliteitsborging bewaren we conversiebewijs waarvan de ruwe bestanden na 30 dagen verlopen; casusmetadata en auditbevindingen worden tot 365 dagen bewaard. Ons privacybeleid vermeldt alle bewaartermijnen.

Question 35

Kan ik facturen in bulk of batches converteren?

Accepted Answer

Ja, onze service ondersteunt bulkconversie voor meerdere facturen. U kunt meerdere PDF-facturen tegelijk uploaden en deze efficiënt converteren naar XRechnung, UBL of andere formaten. Batches tot 10 bestanden zijn inbegrepen in Professional en Enterprise; met een losse credit of Starter converteert u één bestand tegelijk.

Question 36

Hoe nauwkeurig is het AI-conversieproces?

Accepted Answer

Onze AI bereikt hoge nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens uit standaard facturen. Het systeem gebruikt geavanceerd machine learning om factuurlay-outs te herkennen, belangrijke gegevensvelden te extraheren en deze te structureren volgens e-factureringsstandaarden. We raden echter aan om geconverteerde output te controleren voor kritieke transacties.

Question 37

Welke factuurformaten kunnen worden geconverteerd naar XRechnung?

Accepted Answer

We ondersteunen conversie van PDF-facturen naar XRechnung XML (zowel UBL- als CII-formaten), ZUGFeRD en andere e-factureringsstandaarden. Onze AI kan verschillende PDF-lay-outs verwerken, inclusief gescande documenten, en gestructureerde gegevens extraheren voor conforme elektronische facturering.

Question 38

Kan ik bijlagen zoals urenstaten meenemen in de conversie?

Accepted Answer

Ja. Selecteer de factuur en de bijbehorende pdf’s samen en kies Factuur + bijlagen. Eén bestand is de hoofdfactuur; tot negen andere pdf’s, bijvoorbeeld urenstaten, pakbonnen of opmetingen, worden in het XRechnung- of ZUGFeRD-bestand ingesloten. Dit telt als één conversie. Bij ZUGFeRD mogen de bijlagen samen ongeveer 13,5 MB groot zijn.

Question 39

Hoe worden voorschotten verwerkt als ik een eindfactuur converteer?

Accepted Answer

Bij een eindfactuur na voorschotfacturen toont de controle een tabel van de ontvangen voorschotten met nummer van de voorschotfactuur, datum, netto, btw en bruto. Voorschotten die op de eindfactuur staan, worden daaruit gelezen; u kunt elke regel aanvullen of corrigeren. De regels moeten samen gelijk zijn aan het vooruitbetaalde bedrag (BT-113) voordat de e-factuur wordt gemaakt. De tabel wordt als pdf in de e-factuur ingesloten, zodat de ontvanger elke aftrek kan nagaan.

Question 40

Kan ik mijn bedrijfsgegevens en bankrekeningen opslaan voor volgende conversies?

Accepted Answer

Ja. In uw profiel slaat u uw verkoperstamgegevens één keer op: naam, adres, btw-nummer of fiscaal nummer, elektronisch adres en tot vijf bankrekeningen. Met automatisch gebruik ingeschakeld vervangen de opgeslagen waarden de waarden die uit de factuur zijn gelezen, zodat een verkeerd gelezen IBAN niet in de e-factuur terechtkomt. Wijzigt u verkopergegevens tijdens de controle, dan bieden we aan ze in uw profiel op te slaan. Dit werkt met elk account.

Question 41

Welke betaalde opties zijn beschikbaar?

Accepted Answer

U kunt zonder abonnement per conversie betalen of een abonnement kiezen. U koopt één credit per conversie (€ 5 excl. belastingen); die blijft in uw account tot u hem gebruikt. Facturatie start wanneer u een betaalde optie kiest en bevestigt.

Question 42

Welke technische standaarden volgt uw conversie?

Accepted Answer

Onze conversies volgen het EN 16931-semantische model, de actuele XRechnung/KoSIT-validatieartefacten waar relevant, UBL 2.1 en de voor het geselecteerde profiel relevante UN/CEFACT CII-syntaxbinding. Uitvoer wordt gevalideerd aan de hand van officiële artefacten om Duitse en Europese e-facturatievereisten te ondersteunen.

Question 43

Start het aanmaken van een account meteen de facturatie?

Accepted Answer

Nee. Facturatie start pas wanneer u een betaald plan kiest en bevestigt.

Question 44

Wanneer heb ik een creditcard nodig?

Accepted Answer

Een geldige creditcard is vereist wanneer u het Starter-plan start.

Question 45

Wanneer wordt er afgeschreven en wat gebeurt er als ik binnen 3 dagen annuleer?

Accepted Answer

De eerste abonnementsbetaling wordt na de eerste 3 dagen geïncasseerd. Als u binnen die 3 dagen annuleert, wordt er geen abonnementsbetaling geïncasseerd.

Question 46

Heb ik een Leitweg-ID nodig?

Accepted Answer

Een Leitweg-ID is alleen nodig voor facturen aan Duitse overheidsinstanties (B2G). Het is een routeringscode die door de ontvangende instantie wordt toegekend en in de XRechnung als kopersreferentie moet worden vermeld. Voor B2B-facturen tussen bedrijven is geen Leitweg-ID vereist.

Question 47

Kan ik een ZUGFeRD-factuur per e-mail versturen?

Accepted Answer

Ja. Een ZUGFeRD-factuur is een normale PDF met ingebed XML: u kunt deze net als elke andere PDF per e-mail versturen, en de ontvanger kan de gestructureerde gegevens automatisch verwerken. Peppol is een alternatief transmissienetwerk, geen vereiste voor ZUGFeRD.

Question 48

Wat is het verschil tussen ZUGFeRD en Factur-X?

Accepted Answer

ZUGFeRD en Factur-X zijn de Duitse en Franse namen voor de hybride PDF/XML-standaard die FeRD en FNFE-MPE samen beheren. Stem versie en profiel af op de eisen van de ontvanger. De gedeelde technische specificaties vervangen geen nationale factuurregels of verzending via een verplicht platform. Een geldig bestand alleen voldoet dus niet aan het volledige facturatieproces van een land.