Veelgestelde vragen

Question 1

Wat is EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 is de Europese standaard voor elektronische facturering, vereist voor overheidsopdrachten in de hele EU. Het definieert het semantische gegevensmodel en technische vereisten voor e-facturen om grensoverschrijdende interoperabiliteit te garanderen.

Question 2

Is EN 16931 verplicht?

Accepted Answer

Ja, elk bedrijf dat facturen verstuurt naar overheidsinstanties in de EU moet voldoen aan EN 16931. Daarnaast zullen vanaf juli 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU EN 16931-conforme e-facturen vereisen.

Question 3

Heb ik technische vaardigheden nodig?

Accepted Answer

Nee. Onze tool is ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn. Upload simpelweg uw PDF en wij regelen de rest.

Question 4

Hoe lang duurt de conversie?

Accepted Answer

De conversie van PDF naar verschillende EN 16931 e-factureringsstandaarden (bijv. XRechnung, ZUGFeRD) duurt doorgaans 10-30 seconden. U kunt uw e-factuur binnen enkele seconden downloaden.

Question 5

Hoe worden mijn gegevens beschermd?

Accepted Answer

We gebruiken state-of-the-art encryptie en beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen. Uploads worden veilig verwerkt en niet permanent bewaard; taak- en resultaatartefacten kunnen kort beschikbaar blijven voor downloadherstel en probleemoplossing, normaal tot 10 minuten.

Question 6

Wordt mijn factuurinformatie opgeslagen?

Accepted Answer

We maken geen permanent factuurarchief. Conversiegegevens en taak- en resultaatartefacten worden alleen kort bewaard om downloads te leveren en nieuwe pogingen te ondersteunen, normaal tot 10 minuten; daarna worden ze verwijderd of verlopen ze.

Question 7

Wat gebeurt er als er een fout optreedt bij de conversie?

Accepted Answer

Onze AI is zeer accuraat, maar in het zeldzame geval van een fout kunt u de output handmatig bewerken voordat u deze voltooit. We bieden ook klantenondersteuning voor eventuele problemen.

Question 8

Kan ik dit gebruiken voor meerdere facturen?

Accepted Answer

Ja, onze service is ontworpen om zowel enkele als bulkconversies te verwerken. U kunt meerdere PDF-facturen uploaden en deze converteren naar het e-factuurformaat van uw keuze.

Question 9

Wat is het verschil tussen XRechnung en EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 is de Europese e-factureringsstandaard, terwijl XRechnung de Duitse nationale implementatie van deze standaard is. XRechnung voegt specifieke Duitse vereisten toe terwijl het compatibel blijft met EN 16931.

Question 10

Is XRechnung verplicht voor alle facturen aan Duitse autoriteiten?

Accepted Answer

Ja, sinds 27 november 2020 is XRechnung verplicht voor alle facturen aan Duitse federale autoriteiten, met enkele uitzonderingen (bijv. facturen onder €1.000). Veel staats- en lokale autoriteiten vereisen ook XRechnung.

Question 11

Wanneer wordt Duitse B2B e-facturering verplicht?

Accepted Answer

Sinds 1 januari 2025: Alle Duitse bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen. Deze verplichting geldt al. 1 januari 2027: Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van meer dan €800.000 moeten B2B e-facturen uitreiken. 1 januari 2028: Alle bedrijven moeten e-facturen uitreiken voor binnenlandse B2B-transacties, ongeacht de grootte. Tot die tijd staan overgangsregels papieren of eenvoudige PDF-facturen nog toe. Kleine bedrijven en freelancers onder de kleinondernemersregeling (§19 UStG) zijn vrijgesteld van de uitreikingsplicht maar moeten nog steeds e-facturen accepteren.

Question 12

Wat is het EU ViDA-initiatief en hoe beïnvloedt het e-facturering?

Accepted Answer

ViDA (VAT in the Digital Age) is een EU-initiatief om BTW-systemen te moderniseren. Belangrijke tijdlijn: 1 juli 2030 - verplichte e-facturering voor alle grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Dit omvat realtime rapportage aan belastingautoriteiten en gestandaardiseerde uitwisseling van BTW-gegevens tussen lidstaten. Bedrijven die grensoverschrijdende handel drijven, moeten zich op deze vereisten voorbereiden.

Question 13

Kan ik PDF-facturen sturen in plaats van XRechnung?

Accepted Answer

Nee, PDF-facturen worden niet geaccepteerd als e-facturen door Duitse autoriteiten. XRechnung vereist gestructureerde XML-gegevens die automatisch verwerkt kunnen worden.

Question 14

Welke formaten worden geaccepteerd voor XRechnung?

Accepted Answer

XRechnung accepteert twee XML-syntaxbindings die zijn gedefinieerd in de actuele KoSIT-release: Universal Business Language (UBL 2.1) en UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Beide moeten voldoen aan EN 16931.

Question 15

Hoe dien ik XRechnung-facturen in?

Accepted Answer

XRechnung-facturen kunnen worden ingediend via verschillende kanalen: de centrale platforms ZRE (voor federale autoriteiten) en OZG-RE (voor staatsautoriteiten), via het PEPPOL-netwerk, of via goedgekeurde serviceproviders. Opmerking: ZRE- en OZG-RE-platforms worden geconsolideerd om het indienenproces te stroomlijnen.

Question 16

Welke informatie moet worden opgenomen in een XRechnung-factuur?

Accepted Answer

Naast standaard factuurelementen vereist XRechnung specifieke informatie zoals de koperreferentie (Leitweg-ID), betalingsvoorwaarden, bankgegevens en de contactinformatie van de factureerder.

Question 17

Kan ik ZUGFeRD gebruiken in plaats van XRechnung?

Accepted Answer

Sommige ontvangers accepteren ook ZUGFeRD/Factur-X in een XRechnung-compatibel profiel, maar voor Duitse B2G-workflows blijft zuivere XRechnung-XML het standaardformaat. ZUGFeRD is vooral nuttig voor B2B omdat het een visuele PDF combineert met gestructureerde XML-gegevens. Controleer altijd bij het ontvangende platform welk formaat wordt geaccepteerd.

Question 18

Heb ik speciale software nodig voor XRechnung?

Accepted Answer

Ja, u heeft software nodig die XML-bestanden in het vereiste formaat kan maken. Onze tool helpt u geldige XRechnung-facturen te maken van uw bestaande PDF-facturen.

Question 19

Waar kan ik officiële informatie over XRechnung vinden?

Accepted Answer

U kunt uitgebreide informatie over XRechnung vinden op de officiële overheidsportalen: • XRechnung FAQ-portaal• Federaal E-factureringsportaal• Richtlijnen van het Federaal Ministerie van Binnenlandse Zaken (BMI)

Question 20

Wanneer is XRechnung verplicht geworden?

Accepted Answer

Sinds 27 november 2020 moeten alle leveranciers aan Duitse federale instanties hun facturen indienen in XRechnung-formaat. Deze vereiste maakt deel uit van het digitaliseringsinitiatief van de Duitse overheid. Voor meer informatie kunt u de BMI-website bezoeken.

Question 21

Worden mijn geüploade facturen permanent opgeslagen?

Accepted Answer

Nee, we slaan uw geüploade facturen niet permanent op. Bestanden worden verwerkt voor conversie; taak- en resultaatartefacten kunnen kort beschikbaar blijven voor downloadherstel en probleemoplossing, normaal tot 10 minuten. We bouwen geen archief van door gebruikers geüploade bestanden op.

Question 22

Hoe worden mijn gegevens beschermd en beveiligd?

Accepted Answer

We implementeren meerdere beveiligingslagen: HTTPS-encryptie voor alle gegevensoverdracht, veilige hosting in Frankfurt, Duitsland (EU), strikte toegangscontroles en wachtwoord-hashing. Alle verwerking volgt AVG-standaarden met passende technische en organisatorische maatregelen (TOM's).

Question 23

Welke externe diensten gebruikt u voor verwerking?

Accepted Answer

We gebruiken verschillende vertrouwde partners: OpenAI en Mistral voor AI-conversie (met AVG-conforme Gegevensverwerkingsovereenkomst), Koyeb voor hosting (Frankfurt, Duitsland), Cloudflare voor beveiliging en Stripe voor betalingen. Alle internationale overdrachten gebruiken Standaard Contractuele Clausules (SCC's).

Question 24

Wat zijn mijn rechten op gegevensbescherming onder de AVG?

Accepted Answer

U heeft uitgebreide rechten: Toegang (zie welke gegevens we hebben), Rectificatie (fouten corrigeren), Wissing (uw gegevens verwijderen), Beperking (verwerking beperken), Dataportabiliteit (uw gegevens exporteren) en Bezwaar (opt-out van bepaalde verwerking). Neem contact met ons op via contact@invoice-converter.com om deze rechten uit te oefenen.

Question 25

Bieden jullie terugbetalingen aan als ik niet tevreden ben?

Accepted Answer

Ja, we bieden een geld-terug-garantie onder specifieke voorwaarden. Als u niet in staat bent om een PDF-factuur succesvol te converteren naar een van onze ondersteunde e-factureringsstandaarden (ZUGFeRD, XRechnung) en wij het probleem niet kunnen oplossen, komt u in aanmerking voor een terugbetaling. Meer informatie over ons geld-terug-garantiebeleid.

Question 26

Wat gebeurt er als er een datalek is?

Accepted Answer

Hoewel we sterke beveiligingsmaatregelen implementeren, zullen we bij een inbreuk u en de autoriteiten informeren zoals vereist door de AVG (binnen 72 uur aan autoriteiten, zonder onnodige vertraging aan getroffen gebruikers). Onze incidentresponsprocedures zorgen voor snelle indamming en transparante communicatie.

Question 27

Ben ik verantwoordelijk voor de juridische naleving van geconverteerde facturen?

Accepted Answer

Ja, u blijft verantwoordelijk voor uw specifieke juridische en fiscale verplichtingen. We bieden operationele conversie- en validatiebegeleiding, geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg gekwalificeerde juridische/boekhoudkundige professionals voor uw situatie.

Question 28

Wat is UBL en hoe verhoudt het zich tot XRechnung?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) is een van de twee XML-syntaxformaten die worden geaccepteerd voor XRechnung. UBL is een internationale standaard die een gemeenschappelijke woordenschat biedt voor elektronische bedrijfsdocumenten. XRechnung kan worden geleverd in UBL 2.1 of UN/CEFACT CII-formaat, beide in overeenstemming met EN 16931.

Question 29

Wat is het CII-formaat voor e-facturering?

Accepted Answer

CII (Cross Industry Invoice) is een UN/CEFACT-factuursyntaxis. In de XRechnung-context is het, naast UBL 2.1, een van de ondersteunde XML-syntaxbindings zoals gedefinieerd door de actuele XRechnung-validatieartefacten.

Question 30

Wat is ZUGFeRD en hoe verschilt het van XRechnung?

Accepted Answer

ZUGFeRD is een hybride PDF/XML-formaat dat een voor mensen leesbare PDF combineert met ingebedde gestructureerde XML-gegevens. Het is gebruikelijk in B2B-workflows omdat één bestand zowel visuele controle als geautomatiseerde verwerking ondersteunt. Voor Duitse B2G is zuivere XRechnung-XML doorgaans de veiligere standaard, tenzij de ontvanger expliciet een compatibel ZUGFeRD/Factur-X-profiel accepteert.

Question 31

Welke EU-landen vereisen e-facturering voor B2G-transacties?

Accepted Answer

De meeste EU-landen vereisen nu e-facturering voor B2G (Business-to-Government) transacties: Duitsland (XRechnung), Italië (FatturaPA), Frankrijk (Chorus Pro), Spanje (FACe), Nederland (NLCIUS) en vele anderen. Elk land heeft specifieke vereisten, maar allemaal moeten ze voldoen aan de basis EN 16931-standaard.

Question 32

Wat gebeurt er met mijn gegevens bij het gebruik van AI-conversie?

Accepted Answer

Uw factuurgegevens worden tijdelijk verwerkt door onze AI-partners (OpenAI, Mistral AI) onder strikte AVG-conforme contracten. Gegevens worden veilig via HTTPS verzonden en alleen verwerkt voor conversie; ze worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Onze eigen taak- en resultaatartefacten kunnen kort beschikbaar blijven voor levering en probleemoplossing, normaal tot 10 minuten.

Question 33

Kan ik facturen in bulk of batches converteren?

Accepted Answer

Ja, onze service ondersteunt bulkconversie voor meerdere facturen. U kunt meerdere PDF-facturen tegelijk uploaden en deze efficiënt converteren naar XRechnung, UBL of andere formaten.

Question 34

Hoe nauwkeurig is het AI-conversieproces?

Accepted Answer

Onze AI bereikt hoge nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens uit standaard facturen. Het systeem gebruikt geavanceerd machine learning om factuurlay-outs te herkennen, belangrijke gegevensvelden te extraheren en deze te structureren volgens e-factureringsstandaarden. We raden echter aan om geconverteerde output te controleren voor kritieke transacties.

Question 35

Welke factuurformaten kunnen worden geconverteerd naar XRechnung?

Accepted Answer

We ondersteunen conversie van PDF-facturen naar XRechnung XML (zowel UBL- als CII-formaten), ZUGFeRD en andere e-factureringsstandaarden. Onze AI kan verschillende PDF-lay-outs verwerken, inclusief gescande documenten, en gestructureerde gegevens extraheren voor conforme elektronische facturering.

Question 36

Welke betaalde opties zijn beschikbaar?

Accepted Answer

U kunt kiezen voor credits per gebruik of een abonnement. Facturatie start wanneer u een betaalde optie kiest en bevestigt.

Question 37

Welke technische standaarden volgt uw conversie?

Accepted Answer

Onze conversies volgen het EN 16931-semantische model, de actuele XRechnung/KoSIT-validatieartefacten waar relevant, UBL 2.1 en de voor het geselecteerde profiel relevante UN/CEFACT CII-syntaxbinding. Uitvoer wordt gevalideerd aan de hand van officiële artefacten om Duitse en Europese e-facturatievereisten te ondersteunen.

Question 38

Start het aanmaken van een account meteen de facturatie?

Accepted Answer

Nee. Facturatie start pas wanneer u een betaald plan kiest en bevestigt.

Question 39

Wanneer heb ik een creditcard nodig?

Accepted Answer

Een geldige creditcard is vereist wanneer u het Starter-plan start.

Question 40

Wanneer wordt er afgeschreven en wat gebeurt er als ik binnen 3 dagen annuleer?

Accepted Answer

De eerste abonnementsbetaling wordt na de eerste 3 dagen geïncasseerd. Als u binnen die 3 dagen annuleert, wordt er geen abonnementsbetaling geïncasseerd.

Question 41

Heb ik een Leitweg-ID nodig?

Accepted Answer

Een Leitweg-ID is alleen nodig voor facturen aan Duitse overheidsinstanties (B2G). Het is een routeringscode die door de ontvangende instantie wordt toegekend en in de XRechnung als kopersreferentie moet worden vermeld. Voor B2B-facturen tussen bedrijven is geen Leitweg-ID vereist.

Question 42

Kan ik een ZUGFeRD-factuur per e-mail versturen?

Accepted Answer

Ja. Een ZUGFeRD-factuur is een normale PDF met ingebed XML: u kunt deze net als elke andere PDF per e-mail versturen, en de ontvanger kan de gestructureerde gegevens automatisch verwerken. Peppol is een alternatief transmissienetwerk, geen vereiste voor ZUGFeRD.

Question 43

Wat is het verschil tussen ZUGFeRD en Factur-X?

Accepted Answer

Technisch zijn het dezelfde hybride PDF/XML-standaard, gezamenlijk beheerd door FeRD (Duitsland) en FNFE-MPE (Frankrijk). Sinds ZUGFeRD 2.1 en Factur-X 1.0 zijn de formaten identiek; alleen de naam verschilt per markt. Een factuur die in het ene formaat geldig is, is dat ook in het andere.