XRechnung, ZUGFeRD of PDF: welk formaat gebruik je in Duitsland?
Officiële bronnen
Gebruik deze bronnen om datums, formaten en officiële regelwijzigingen te controleren.
Gerelateerde technische wiki
Ontdek diepgaande ontwikkelaarsdocumentatie en regelgevende richtlijnen die bij dit artikel horen.
Ontdek welke e-factuurformats vaak worden gebruikt in Duitsland, hoe routing werkt en welke identificaties je nodig hebt voor een conforme levering.
Hoe XRechnung EN 16931 in Duitsland toepast: XML-syntax, validatie, kopersreferentie en verzendkanaal.
De hybride PDF/A-3-structuur van ZUGFeRD, ingesloten XML, profielen en validatie vóór verzending.
Praktische keuzehulp voor XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X of een andere EN 16931-uitvoer vóór conversie.
Vergelijk Invoice-Converter.com met alternatieven voor XRechnung- en ZUGFeRD-workflows.
Deze gids helpt bedrijven die Duitse klanten factureren een formaat te kiezen dat de ontvanger en het afleveringskanaal kunnen verwerken.
Sinds 1 januari 2025 moeten bedrijven in Duitsland voor binnenlandse B2B-stromen gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Voor de uitgifte staat § 27 lid 38 UStG voor leveringen tot eind 2026 nog papieren facturen toe, of met toestemming van de ontvanger andere elektronische formaten zoals een gewone pdf. Voor leveringen uit 2027 behouden uitgevers met een omzet van ten hoogste € 800.000 in het voorgaande jaar die mogelijkheid tot eind 2027, en elke uitgever mag tot dan EDI gebruiken met toestemming van de ontvanger. Bepaal nu welke gestructureerde formaten je echt kunt produceren, valideren en operationeel ondersteunen.
Eerste antwoord: wat in Duitsland als e-factuur telt
De Duitse BMF-FAQ koppelt de juridische definitie aan een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt en voldoet aan EN 16931 of daarmee interoperabel is. Een gewone PDF is wel digitaal, maar geldt in deze context meestal niet als het beoogde gestructureerde e-factuurformaat.
De echte vraag is dus niet “Kan ik een PDF mailen?”, maar “Kan mijn proces gestructureerde factuurdata leveren waar ontvanger en validator mee kunnen werken?”
De formaten die de meeste teams moeten kennen
- XRechnung: een Duitse EN 16931-CIUS als UBL- of CII-XML. Gebruik dit als de ontvanger of het portaal XRechnung eist en controleer de geaccepteerde syntaxis en routeringsvelden.
- ZUGFeRD / Factur-X: een PDF/A-3-bestand met ingebedde CII-XML. Gebruik een profiel dat de ontvanger accepteert; MINIMUM en BASIC WL gelden volgens de BMF-regels niet als Duitse e-facturen.
- UBL en CII: XML-syntaxis, geen vervanging voor het ontvangerprofiel. XRechnung ondersteunt beide; ZUGFeRD / Factur-X gebruikt CII. Een Peppol-kanaal kan Peppol BIS Billing in UBL eisen.
Hoe je het juiste formaat kiest
Interactieve keuzehulp
Welk formaat moet ik sturen?
Twee vragen, één antwoord. De ontvanger bepaalt het formaat, niet uw voorkeur.
1Wie ontvangt de factuur?
2Wil de ontvanger ook een leesbare pdf?
Stuur
ZUGFeRD
Eén bestand: mensen lezen de pdf, software leest de ingebedde XML. MINIMUM en BASIC WL tellen in Duitsland niet als e-factuur.
Hoe het reist: Elk kanaal dat u met de koper afspreekt, e-mail inbegrepen.
Een gewone pdf is geen e-factuur. Wat het antwoord ook is, de gestructureerde XML telt. In Duitsland is een pdf per e-mail een „sonstige Rechnung”; in Frankrijk is het geen e-factuur volgens de hervorming.
- Begin met de eis van de ontvanger, niet met je eigen voorkeursformaat.
- Kies XRechnung als de ontvanger of het afleveringskanaal dit eist; controleer daarna de geaccepteerde UBL- of CII-syntaxis en koperreferentie.
- Kies ZUGFeRD als de ontvanger het gekozen profiel accepteert en een leesbare PDF naast gestructureerde data nuttig is.
- Volg bij Peppol het vereiste Peppol BIS Billing-profiel en de endpointregels in plaats van generieke UBL te sturen.
- Valideer de output tegen de juiste regelset voordat je het formaat productie-klaar noemt.
Wat het probleem niet vanzelf oplost
- Een standaard-PDF sturen en aannemen dat die daarmee compliant is.
- Wereldwijd één formaat kiezen zonder ontvangkanaal of kopervereisten te controleren.
- XML handmatig aanpassen na validatiefouten in plaats van brondata of mapping te corrigeren.
- Menselijke review overslaan bij slechte bronkwaliteit, kortingen, gemengde btw-behandeling of ontbrekende koper-ID’s.
Officiële basis voor Duitsland
Gebruik de BMF-FAQ over verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2025 als juridische basis voor binnenlandse B2B-facturatie. Combineer die basis in de praktijk met ontvangerseisen, validatorresultaten en een intern uitzonderingsproces.
Veelgestelde vragen
Is een gewone PDF volgens de Duitse 2026-regels een e-factuur?
Nee. In de binnenlandse B2B-context is het doel een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking ondersteunt. Een gewone PDF voldoet daar op zichzelf niet aan.
Moet ik voor Duitsland altijd XRechnung kiezen?
Niet altijd. Gebruik XRechnung als de ontvanger of het afleveringskanaal dit eist. Voor binnenlandse B2B kan een geaccepteerd ZUGFeRD-profiel of een ander afgesproken gestructureerd formaat beter passen.
Kan één ERP-output meerdere Duitse formaten ondersteunen?
Ja, als je mappinglaag daarvoor is ontworpen. Veel teams houden één bronmodel aan en genereren verschillende gestructureerde outputs per klant en kanaal.
Klaar om uw facturen te converteren?
Converteer PDF-facturen naar XRechnung, ZUGFeRD en andere formaten. Abonnementen vanaf € 10/maand bij jaarlijkse facturering (excl. belastingen), met een proefperiode van 3 dagen bij uw eerste abonnement. Of zonder abonnement: € 5 per conversie (excl. belastingen).