Facturen via e-mail integreren

Afzender vóór de eerste factuur instellen#

Voltooi deze stappen in het accountprofiel voordat U een postvak- of ERP-regel automatiseert.

1. Start een Enterprise-abonnement en schakel e-mailimport in het profiel in.
2. Voeg het afzenderadres toe en voltooi de verificatielink die naar dat postvak wordt gestuurd.
3. Kies of antwoorden naar de oorspronkelijke afzender of een geverifieerd collectief adres gaan en selecteer de antwoordtaal.
4. Kopieer het algemene postvak uit het profiel, kies een gedocumenteerd label en test elke benodigde route met één representatieve PDF.

Doelformaat kiezen met een onderwerplabel#

Van ontvangst tot antwoord#

Het kanaal bevestigt de provider snel en voert daarna de strikte conversie asynchroon uit.

1. Een geverifieerde afzender stuurt echte PDF-bijlagen naar één of meer formaatspecifieke postvakken.
2. De inboundprovider registreert het bericht; de dienst bepaalt het ingeschakelde account, de afzender, antwoordbestemming en de gekozen doelformaten.
3. Elke geaccepteerde PDF wordt een strikte conversietaak met verplichte artefactvalidatie en zonder concept- of waarschuwingsoverride.
4. De uitvoer wordt pas uitgegeven nadat gezaghebbende validatie, opgeslagen bewijs en artefactpariteit zijn geslaagd.
5. Antwoordberichten in dezelfde thread retourneren artefacten en HTML-rapporten; zij worden gesplitst wanneer de bijlagegrootte dat vereist, terwijl bericht, item, gebruiksgebeurtenis, bewijs en duurzame antwoordbestanden via ID’s traceerbaar blijven.

Verbruikseenheden en e-mailcontext#

Tel het volledige bericht vóór verzending en behandel de tekst als conversie-invoer.

• Elke geaccepteerde PDF verbruikt één conversie-eenheid per overeenkomend doelformaat. Twee PDF’s naar beide formaatpostbussen vereisen bijvoorbeeld vier eenheden.
• Vóór conversie reserveert de dienst alle eenheden van het bericht: eerst uit de inbegrepen maandelijkse bundel, daarna uit beschikbare API-credits.
• Als er onvoldoende dekking is voor alle eenheden, wordt het hele bericht vóór conversie geweigerd. Alleen geslaagde eenheden worden afgerekend nadat duurzame antwoordartefacten zijn opgeslagen; mislukte eenheden worden vrijgegeven.
• Wanneer berichttekst aanwezig is, zijn het onderwerp en de tekst van de geverifieerde e-mail aanvullende conversie-invoer. Zij kunnen ontbrekende wijzigingen, correcties, referenties of factuurgegevens leveren. Bij conflicten hebben geldbedragen, belastingtotalen en factuurregels uit de PDF voorrang; e-mailtekst alleen kan geen factuurregels maken. De e-mailcontext is begrensd en kan worden ingekort; houd handtekeningen en begeleidende tekst daarom beknopt, relevant en ondubbelzinnig.
• Als standaardgebruik is ingeschakeld, vervangt elke verkopersprofielwaarde (naam, adres, btw-nummer, contact) de overeenkomstige waarde uit de PDF. Een verschil geeft een waarschuwing, geen blokkering.

Eindtoestanden en artefacten#

Geaccepteerde bestanden en servicelimieten#

Gebruik deze punten als praktische controles voor deze sectie.

• Voeg echte PDF-bestanden toe. Een hernoemde afbeelding of ander document wordt geweigerd, ook wanneer extensie of MIME-type PDF aangeeft.
• Een bericht kan meerdere PDF’s bevatten, maar het kanaal is bedoeld voor gecontroleerde stromen met laag volume, niet voor bulkimport.
• Houd elke bijlage onder 10 MB; providerlimieten kunnen lager zijn en wijzigen.
• Bereikt één bericht meerdere herkende formaatpostvakken, dan wordt elke geaccepteerde PDF één keer per gekozen formaat verwerkt.
• Antwoordbijlagen worden gegroepeerd met een drempel van 15 MB per bericht. Als een volgend bestand die drempel zou overschrijden, gaan de resterende bijlagen verder in een ander bericht in dezelfde thread; een afzonderlijk bestand wordt niet gesplitst.

Wat nog menselijke controle vereist#

Gebruik deze punten als praktische controles voor deze sectie.

• Vergelijk leverancier, koper, factuurnummer, datums, valuta, belasting, totalen, betalingsgegevens en elke regel met de bronfactuur.
• Bevestig ontvangerspecifieke routeringsreferenties, endpoint-ID’s, bestelgegevens en regels van het afleveringskanaal.
• Controleer bronbewijs met lage zekerheid en elke waarschuwing of validatiedetail voordat U het resultaat doorstuurt.
• Succesvolle technische validatie bewijst het uitgegeven bestand tegen de gekozen regels; zij vervangt geen commerciële, fiscale of ontvangersgoedkeuring.

Kies bewust voor e-mail of API#

Instellen en ondersteuning#

Configureer afzenders, doelformaten, antwoordbestemming en taal in het profiel.

Stroomdiagrammen#

De diagrammen vatten hetzelfde contract samen als de doorzoekbare secties hierboven.