Gids · 2026-11-07
Markdown-exportEen XRechnung ontvangen? Zo opent, leest en controleert u die
Sinds 1 januari 2025 moeten ondernemingen in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen, ook kleine ondernemers. Een XRechnung komt aan als XML-bestand zonder PDF-weergave. U maakt het bestand leesbaar in uw browser, controleert het met een validator en bewaart de XML als origineel.
Waarom een XRechnung als XML-bestand aankomt
Een XRechnung bevat geen PDF-weergave van de factuur. De factuur bestaat uit gestructureerde gegevens in XML-formaat.
Het formaat is gemaakt voor software. Boekhoudsoftware kan de gegevens rechtstreeks uit het bestand overnemen, zonder dat iemand ze overtypt. Als u het bestand in een teksteditor opent, ziet u alleen veldnamen en waarden tussen punthaken.
De brief van het Duitse federale ministerie van Financiën (BMF) van 15 oktober 2025 zegt hetzelfde. Het XML-formaat is vooral bedoeld voor machinale verwerking en is niet geschikt voor een visuele controle. Een visualisatietoepassing toont de gegevens in een vorm die mensen kunnen lezen.
De afzender hoeft geen PDF mee te sturen. Volgens dezelfde BMF-brief is bij een e-factuur geen extra leesbaar document nodig.
Ontvangstplicht sinds 1 januari 2025
Sinds 1 januari 2025 moeten ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn e-facturen kunnen ontvangen. Het BMF voorziet niet in uitzonderingen.
Een leverancier heeft uw toestemming niet nodig om u een e-factuur te sturen. Dat geldt als u beiden in Duitsland gevestigd bent en u de prestatie voor uw onderneming afneemt.
De plicht geldt voor elke onderneming die in Duitsland gevestigd is. Volgens het BMF gelden de regels voor de e-factuur ook als de ontvanger een kleine ondernemer volgens § 19 UStG (Kleinunternehmer) of een land- of bosbouwer is, of alleen vrijgestelde omzet heeft, bijvoorbeeld als verhuurder van een woning. Kleine ondernemers hoeven zelf geen e-facturen uit te reiken, maar ze moeten ze wel kunnen ontvangen.
Voor de ontvangst volstaat een e-mailinbox. Een aparte inbox alleen voor e-facturen is niet nodig. Leveranciers kunnen e-facturen ook via een portaal, via EDI, via een interface of via een gedeelde opslaglocatie aanleveren. Het kanaal spreekt u af met de leverancier.
Een onderneming die geen e-factuur kan ontvangen of de aanvaarding weigert, heeft geen recht op een factuur in een andere vorm.
Papieren en PDF-facturen komen nog een tijd binnen
Voor handelingen uit 2025 en 2026 mogen leveranciers tot eind 2026 nog papieren facturen sturen, en PDF-facturen alleen met uw toestemming. Voor handelingen uit 2027 mogen dat tot eind 2027 alleen nog leveranciers met een totale omzet van hoogstens € 800.000 in het voorgaande jaar (§ 27, lid 38 UStG). Facturen tot een totaalbedrag van € 250 en facturen van kleine ondernemers mogen altijd op papier komen, of met uw toestemming als PDF.
Welk bestand u hebt ontvangen
| Bestand | Hoe u het herkent | Lezen met | Controleren met |
|---|---|---|---|
| XRechnung in UBL | Extensie .xml. In een teksteditor staat bovenaan het element Invoice, of CreditNote bij een creditnota. | XRechnung naar PDF | XRechnung Validator |
| XRechnung in CII | Extensie .xml. In een teksteditor staat bovenaan het element CrossIndustryInvoice. | XRechnung naar PDF | XRechnung Validator |
| ZUGFeRD of Factur-X | Een PDF die eruitziet als een gewone factuur. De XML zit er als ingebed bestand in en verschijnt niet op de pagina's. | Elke PDF-viewer toont het visuele deel. | ZUGFeRD Validator |
Een XRechnung in de browser openen
Met XRechnung naar PDF maakt u een XRechnung leesbaar zonder iets te installeren. De tool is gratis en vraagt geen account.
- Sla het XML-bestand uit de e-mail of het portaal op uw computer op.
- Open XRechnung naar PDF. Sleep het bestand naar het uploadveld of selecteer het. De pagina accepteert .xml-bestanden tot 20 MB.
- Klik op "Volgende".
- De pagina toont een voorbeeld van de leesbare PDF en biedt de originele XML aan om te downloaden. Met "Download PDF" slaat u de PDF op. Kan de pagina het factuurnummer uit de XML lezen, dan staat het in de bestandsnaam.
- Archiveer de XML als origineel. De PDF is een leeshulp.
Wat XRechnung naar PDF leest en wat de tool niet doet
De tool leest UBL-facturen, UBL-creditnota's en CII-facturen. Daarmee dekt de tool beide syntaxen van de XRechnung. Andere XML-bestanden weigert de tool.
Onze server maakt de weergave met een vaste versie van de KoSIT-visualisatie. Geen AI-model leest het bestand. Op de Duitse pagina krijgt de PDF Duitse labels. Op alle andere taalversies, ook deze, krijgt de PDF Engelse labels.
De weergave controleert de factuur niet. Ze toont de gegevens zoals ze in het bestand staan. Pas een validator laat zien of het bestand aan de regels van de XRechnung voldoet.
Upload hier geen ZUGFeRD-PDF
XRechnung naar PDF accepteert alleen XML-bestanden. Controleer een ZUGFeRD- of Factur-X-PDF met de ZUGFeRD Validator.
Waarom een ZUGFeRD-factuur eruitziet als een gewone PDF
ZUGFeRD en Factur-X zijn hybride formaten. Eén bestand bevat een leesbare PDF en de factuurgegevens als XML.
Technisch is het bestand een PDF/A-3 met een ingebedde CII-XML. De pagina's van de PDF tonen alleen het visuele deel. De XML verschijnt daar niet, hoewel die in het bestand zit. Daarom ziet een ZUGFeRD-factuur eruit als een gewone PDF-factuur.
De XML is het deel dat telt. Als de XML en het visuele deel van elkaar afwijken, gelden volgens het BMF de gegevens van de XML. Het BMF raadt daarom aan het XML-deel zelf zichtbaar te maken. XRechnung naar PDF leest geen ZUGFeRD-PDF. Volgens het BMF toont de e-factuurviewer van de Duitse belastingdienst in het ELSTER-portaal ook ZUGFeRD-facturen in leesbare vorm.
Niet elk ZUGFeRD-bestand is een e-factuur volgens de Duitse btw-wet. Het BMF erkent ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, maar niet de profielen MINIMUM en BASIC WL.
Upload de PDF ongewijzigd in de ZUGFeRD Validator. Die controleert de ingebedde XML aan de regels van het profiel, de inbedding en de PDF/A-3b-conformiteit. Het resultaat toont het herkende profiel. Toont het resultaat het profiel MINIMUM of BASIC WL, dan is het bestand geen e-factuur volgens de Duitse btw-wet, ook als de controle geen fouten meldt.
Interactieve anatomie
Wat er in een ZUGFeRD- / Factur-X-factuur zit
Eén PDF/A-3-bestand, vijf lagen. Klik of tik op een laag, of wissel van profiel, om te zien wat elk deel bevat en welke controle de fouten vindt.
Ingesloten profiel
Ingesloten XML
XSD + Schematron- bestand
- factur-x.xml
- syntaxis
- UN/CEFACT CII
- BT-24
- urn:cen.eu:en16931:2017
Wat erin zit
De factuurgegevens in UN/CEFACT CII-syntaxis. De specificatie-ID (BT-24) noemt het profiel. Oudere bestanden: zugferd-invoice.xml (ZUGFeRD 2.0), ZUGFeRD-invoice.xml (ZUGFeRD 1.0).
Wat er misgaat
Schemafouten, geschonden bedrijfsregels zoals totalen die niet kloppen, of een profiel dat afwijkt van de XMP-metadata.
Wat het vindt
De XSD en Schematron van het gekozen profiel. Het profiel XRECHNUNG moet daarnaast de XRechnung-regels van de KoSIT-validator doorstaan.
Een XRechnung met de validator controleren
De XRechnung Validator controleert een XML-bestand in UBL of CII met de KoSIT-validator. Hij controleert het XML-schema, de regels van EN 16931 en de Duitse regels van de XRechnung (BR-DE). Elke fout verschijnt met de regelcode en het betrokken veld.
De validator is gratis en vraagt geen account. Hij verzendt de factuur niet naar ontvangers of portalen en geeft het bestand niet door aan AI-diensten. Uploadt u een bestand in de verkeerde validator, dan herkent de pagina het formaat en noemt ze de juiste validator, als die bestaat.
Het BMF noemt een geschikte validatietoepassing als manier om formaatfouten te vinden. Voor de btw is een bestand met formaatfouten geen e-factuur. Het telt dan als sonstige Rechnung in een ander elektronisch formaat. Sonstige Rechnung is de wettelijke term voor een factuur op papier of in een ander elektronisch formaat.
Een validatie vervangt uw factuurcontrole niet
Volgens de BMF-brief van 15 oktober 2025 (randnummer 35a) vervangt een validatie niet uw plicht om de factuur op volledigheid en juistheid te controleren. Als u de zorg van een zorgvuldige koopman in acht neemt, mag u vertrouwen op het technische resultaat van een geschikte validatietoepassing over formaat en bedrijfsregels.
Interactieve validatieketen
Zo wordt een e-factuur gevalideerd
Klik op een stap om te zien wat die controleert, of typ een regel-ID om de stap te vinden die hem meldt.
Stap 1 · Wat wordt gecontroleerd
XML-schema
- Het bestand is goed gevormde XML. Kan het niet worden ingelezen, dan kan geen enkele regel draaien.
- Rootelement, namespaces, volgorde van elementen en datatypen volgen het schema UBL 2.1 of CII D16B.
Voorbeeldcodes
Typische correctie
Corrigeer de generator: een element op de verkeerde plek, een verkeerde namespace of een waarde in het verkeerde datatype.
Wat een geslaagde controle betekent en wat niet
| Vraag | Beantwoordt de validator dat? | Wat u doet |
|---|---|---|
| Is het bestand een XML in een toegestaan formaat? | Ja. Afwijkingen van het XML-schema meldt hij als fouten. | Vraag de afzender bij fouten om een gecorrigeerde factuur. |
| Voldoet de factuur aan de bedrijfsregels, bijvoorbeeld verplichte velden en totalen? | Ja, volgens EN 16931 en de BR-DE-regels. | Bewaar het validatierapport. Het BMF raadt dat aan als bewijs. |
| Past het btw-tarief bij de prestatie? | Nee. Een verkeerd btw-tarief kan door de controle komen. | Controleer het btw-tarief zelf. |
| Komen prestatie, hoeveelheid en prijs overeen met bestelling en levering? | Nee. De validator kent uw bestelling niet. | Vergelijk de factuur met de bestelling en de pakbon. |
| Hoort de bankrekening bij de leverancier? | Nee. | Vergelijk de bankgegevens met de gegevens die u van de leverancier kent. |
Wat u bewaart
Volgens de BMF-brief van 15 oktober 2025 (randnummer 60) moet u ten minste het gestructureerde deel van een e-factuur zo bewaren dat het ongeschonden in zijn oorspronkelijke vorm beschikbaar blijft.
Volgens dezelfde brief bewaart u een factuur in principe in het ontvangen formaat (afdeling 14b.1, lid 1, zin 2 UStAE). Bij een XRechnung is dat het XML-bestand zoals u het hebt ontvangen. Bij ZUGFeRD en Factur-X is het gestructureerde deel de XML in de PDF. Bewaar daarom het ontvangen PDF-bestand.
Een PDF uit XRechnung naar PDF vervangt de XML niet. U kunt de PDF daarnaast archiveren, bijvoorbeeld als leeskopie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een XRechnung zonder software openen?
U hebt een programma nodig dat de XML leesbaar weergeeft. Een browser volstaat als u XRechnung naar PDF gebruikt. U installeert niets en hebt geen account nodig. Het BMF noemt daarnaast gratis viewers van particuliere aanbieders en de e-factuurviewer van de Duitse belastingdienst in het ELSTER-portaal.
Waarom ziet mijn ZUGFeRD-bestand eruit als een gewone PDF?
Een ZUGFeRD- of Factur-X-bestand is een PDF met ingebedde XML. De pagina's van de PDF tonen alleen het visuele deel. De gegevens van de XML zijn het deel dat telt. De ZUGFeRD Validator laat zien of de XML is ingebed en welk profiel die gebruikt.
Moeten kleine ondernemers e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG hoeven geen e-facturen uit te reiken. Sinds 1 januari 2025 moeten ze die wel kunnen ontvangen. Een e-mailinbox volstaat.
Heb ik een aparte inbox voor e-facturen nodig?
Nee. Het BMF eist geen aparte e-mailinbox alleen voor e-facturen. Het verzendkanaal spreekt u af met de leverancier.
Is het genoeg om de PDF-weergave te bewaren?
Nee. Ten minste het gestructureerde deel van de e-factuur moet ongeschonden in zijn oorspronkelijke vorm beschikbaar blijven. Bij een XRechnung is dat het ontvangen XML-bestand. De PDF-weergave is een leeshulp.
Controleert XRechnung naar PDF of de factuur juist is?
Nee. De tool toont de gegevens zoals ze in het bestand staan. Gebruik de XRechnung Validator om de factuur aan de regels van XRechnung en EN 16931 te toetsen.
Tools en meer gidsen
Een XRechnung in UBL of CII als leesbare PDF bekijken en opslaan.
Een XML-bestand aan EN 16931 en de BR-DE-regels toetsen, met een regelcode per fout.
Een ZUGFeRD- of Factur-X-PDF controleren op profielregels, inbedding en PDF/A-3b.
Hoe de PDF en de XML in één bestand samenkomen.
Welk bestand in Duitsland als e-factuur telt.
Tot wanneer leveranciers nog papieren en PDF-facturen mogen sturen.
Uw eigen e-facturen maken van een PDF-factuur. U controleert en corrigeert de herkende gegevens vóór de download. Uploaden en controleren kosten niets. De download kost € 5 excl. btw per conversie, of u gebruikt een abonnement.
Officiële bronnen
Ontvangst (afdeling 14.1, lid 5 UStAE), hybride formaten, validatie (randnummer 35a) en bewaring (randnummer 60, afdeling 14b.1 UStAE).
Vragen 8, 12 en 12a over ontvangst en leesbaarheid.
Begrip e-factuur en de plicht om er een uit te reiken.
Overgangsregels voor wie facturen uitreikt, in lid 38.