# Facturen via e-mail integreren

- 2026-07-10

U configureert een geverifieerde afzender, gebruikt het formaatspecifieke postvak uit Uw profiel en ontvangt bewijsgebonden antwoordberichten in de oorspronkelijke thread, alleen gesplitst wanneer de bijlagegrootte dat vereist.

## Per account ingeschakeld e-mailkanaal

Gebruik dit kanaal voor gecontroleerde factuurstromen met een laag volume.

Factuurconversie via e-mail is in de huidige pilot alleen beschikbaar voor ingeschakelde Enterprise-accounts. U hebt een actief abonnement, ingeschakelde e-mailimport en minstens één geverifieerde afzender nodig.

De formaatspecifieke postvakadressen in Uw profiel zijn gezaghebbend. Ze kunnen per omgeving verschillen; codeer daarom geen adres hard dat U uit een voorbeeld of intern document hebt overgenomen.

> **Beschikbaarheid**: Inschakeling en afzenderverificatie worden tijdens onboarding uitgevoerd. Een normaal account activeert het kanaal niet door alleen een e-mail te sturen.

## Afzender vóór de eerste factuur instellen

Voltooi deze stappen in het accountprofiel voordat U een postvak- of ERP-regel automatiseert.

1. Vraag het Invoice-Converter-team om het e-mailkanaal voor het Enterprise-account in te schakelen.
2. Voeg het afzenderadres toe en voltooi de verificatielink die naar dat postvak wordt gestuurd.
3. Kies of antwoorden naar de oorspronkelijke afzender of een geverifieerd collectief adres gaan en selecteer de antwoordtaal.
4. Kopieer de XRechnung- en ZUGFeRD-adressen uit het profiel en test elke benodigde route met één representatieve PDF.

## Doelformaat kiezen met het ontvangeradres

| Doel | Te gebruiken adres | Succesvol antwoord |
| --- | --- | --- |
| XRechnung | Het XRechnung-postvak dat in het ingeschakelde profiel staat. | Gevalideerde XML plus het aan het artefact gebonden HTML-validatierapport. |
| ZUGFeRD / Factur-X | Het ZUGFeRD-postvak dat in het ingeschakelde profiel staat. | Gevalideerde hybride PDF/A-3 plus het aan het artefact gebonden HTML-validatierapport. |

## Van ontvangst tot antwoord

Het kanaal bevestigt de provider snel en voert daarna de strikte conversie asynchroon uit.

1. Een geverifieerde afzender stuurt echte PDF-bijlagen naar één of meer formaatspecifieke postvakken.
2. De inboundprovider registreert het bericht; de dienst bepaalt het ingeschakelde account, de afzender, antwoordbestemming en de gekozen doelformaten.
3. Elke geaccepteerde PDF wordt een strikte conversietaak met verplichte artefactvalidatie en zonder concept- of waarschuwingsoverride.
4. De uitvoer wordt pas uitgegeven nadat gezaghebbende validatie, opgeslagen bewijs en artefactpariteit zijn geslaagd.
5. Antwoordberichten in dezelfde thread retourneren artefacten en HTML-rapporten; zij worden gesplitst wanneer de bijlagegrootte dat vereist, terwijl bericht, item, gebruiksgebeurtenis, bewijs en duurzame antwoordbestanden via ID’s traceerbaar blijven.

## Verbruikseenheden en e-mailcontext

Tel het volledige bericht vóór verzending en behandel de tekst als conversie-invoer.

- Elke geaccepteerde PDF verbruikt één conversie-eenheid per overeenkomend doelformaat. Twee PDF’s naar beide formaatpostbussen vereisen bijvoorbeeld vier eenheden.
- Vóór conversie reserveert de dienst alle eenheden van het bericht: eerst uit de inbegrepen maandelijkse bundel, daarna uit beschikbare API-credits.
- Als er onvoldoende dekking is voor alle eenheden, wordt het hele bericht vóór conversie geweigerd. Alleen geslaagde eenheden worden afgerekend nadat duurzame antwoordartefacten zijn opgeslagen; mislukte eenheden worden vrijgegeven.
- Wanneer berichttekst aanwezig is, zijn het onderwerp en de tekst van de geverifieerde e-mail aanvullende conversie-invoer. Zij kunnen ontbrekende wijzigingen, correcties, referenties of factuurgegevens leveren. Bij conflicten hebben geldbedragen, belastingtotalen en factuurregels uit de PDF voorrang; e-mailtekst alleen kan geen factuurregels maken. De e-mailcontext is begrensd en kan worden ingekort; houd handtekeningen en begeleidende tekst daarom beknopt, relevant en ondubbelzinnig.
- In uw profiel opgeslagen verkopersstamgegevens vullen ontbrekende verkopersvelden aan (naam, adres, btw-nummer, contact) wanneer standaardgebruik is ingeschakeld; ze overschrijven nooit waarden die uit de PDF zijn geëxtraheerd.

## Eindtoestanden en artefacten

| Resultaat | Inhoud van het antwoord | Bijlagen |
| --- | --- | --- |
| Uitgegeven | Het bestand is voltooid en de gezaghebbende validatie is geslaagd. | Het gevraagde hoofdartefact en bijbehorend HTML-validatierapport. |
| Gedeeltelijk | Minstens één bestand is voltooid en minstens één is mislukt of overgeslagen. | Alleen bewijsgebonden artefacten van voltooide bestanden en de status per bestand. |
| Validatie gestopt | Blokkerende validatiedetails verklaren waarom uitgifte is gestopt. | Geen ongevalideerd resultaat en geen artefactgebonden HTML-rapport. |
| Technische afwijzing | Het antwoord benoemt het probleem met afzender, bestand, recht, limiet of verwerking. | Geen resultaat; volg de aanwijzingen voordat U opnieuw probeert. |

## Geaccepteerde bestanden en pilotlimieten

- Voeg echte PDF-bestanden toe. Een hernoemde afbeelding of ander document wordt geweigerd, ook wanneer extensie of MIME-type PDF aangeeft.
- Een bericht kan meerdere PDF’s bevatten, maar het kanaal is bedoeld voor gecontroleerde stromen met laag volume, niet voor bulkimport.
- Houd elke bijlage onder de tijdens onboarding genoemde limiet; provider- en omgevingslimieten kunnen wijzigen.
- Bereikt één bericht meerdere herkende formaatpostvakken, dan wordt elke geaccepteerde PDF één keer per gekozen formaat verwerkt.
- Antwoordbijlagen worden gegroepeerd met een drempel van 15 MB per bericht. Als een volgend bestand die drempel zou overschrijden, gaan de resterende bijlagen verder in een ander bericht in dezelfde thread; een afzonderlijk bestand wordt niet gesplitst.

## Wat nog menselijke controle vereist

- Vergelijk leverancier, koper, factuurnummer, datums, valuta, belasting, totalen, betalingsgegevens en elke regel met de bronfactuur.
- Bevestig ontvangerspecifieke routeringsreferenties, endpoint-ID’s, bestelgegevens en regels van het afleveringskanaal.
- Controleer bronbewijs met lage zekerheid en elke waarschuwing of validatiedetail voordat U het resultaat doorstuurt.
- Succesvolle technische validatie bewijst het uitgegeven bestand tegen de gekozen regels; zij vervangt geen commerciële, fiscale of ontvangersgoedkeuring.

## Kies bewust voor e-mail of API

| Kanaal | Beste toepassing | Integratiecontrole |
| --- | --- | --- |
| E-mailkanaal | Menselijke of postvakregelstromen met laag volume waarbij een antwoordthread nuttig is. | Formaatpostvak, geverifieerde afzender, retouradres, antwoordtaal en resultaat per bericht. |
| External API V1 | Server-naar-serverstromen die idempotentie, polling, gestructureerde status en expliciete downloadcontrole nodig hebben. | Geauthenticeerde verzoeken, klantreferenties, correlatie-ID’s, limietheaders en artefact-endpoints. |

## Onboarding en ondersteuning

Deel tijdens onboarding verwachte afzenders, doelformaten, antwoordbestemming, taal en maandvolume.

- [Documentatie van External API V1 bekijken](/developer-api)
- [Onboarding voor het e-mailkanaal aanvragen](mailto:contact@invoice-converter.com?subject=Onboarding%20e-mailkanaal%20voor%20facturen)