Gids · 2026-05-16

Brondata voorbereiden voor e-facturen

Gebruik deze checklist om te zorgen dat verplichte factuurgegevens in de brondata staan vóór review, validatie en export.

Wat dit betekent

Gestructureerde e-facturen worden geaccepteerd omdat de vereiste factuurgegevens uit XML kunnen worden gelezen. Een PDF-afbeelding, notitieveld, bijlage of interne ERP-opmerking is niet genoeg als de ontvanger of validator die informatie als gestructureerde data nodig heeft.

Gebruik dit draaiboek vóór upload of API-automatisering om te bepalen of de bronfactuur klaar is voor conversie plus validatie, of dat iemand eerst de bron moet corrigeren.

Velden die klaar moeten staan

Juridische namen, adressen, landen en btw-identificaties van leverancier en klant wanneer van toepassing.
Factuurnummer, uitgiftedatum, valuta, factuurtype en koper- of orderreferentie.
Elke regel met omschrijving, hoeveelheid, eenheidscode, netto eenheidsprijs, regelbedrag, btw-categorie en btw-tarief.
Kortingen en toeslagen op documentniveau, btw-subtotalen, totaalbedragen, vooruitbetalingen en te betalen bedrag.
Betaalmiddel, IBAN of rekeninggegevens bij bankoverschrijving, betalingsvoorwaarden en service- of leveringsperiode wanneer vereist.

Houd het gestructureerde deel zelfstandig leesbaar

Voor Duitse B2B en veel EN 16931-workflows is de praktische basis dat verplichte factuurinformatie elektronisch leesbaar moet zijn in de e-factuurgegevens. Vertrouw niet op een leesbare PDF-bijlage of een los document voor vereiste gegevens die de XML niet bevat.

Hybride formaten zoals ZUGFeRD en Factur-X kunnen een PDF-weergave bevatten, maar de ingebedde XML moet nog steeds overeenkomen met de gereviewde factuurgegevens.

Wanneer u eerst de bron corrigeert

De ERP-export bevat alleen totalen, maar geen btw-categorieën of hoeveelheden op regelniveau.
Kopersreferentie, Leitweg-ID, inkooporder, btw-identificaties of betalingsvoorwaarden staan alleen in e-mailtekst of portaalnotities.
Bijlagen bevatten leveringsperioden, serviceomschrijvingen of kortingen die niet op de factuurregels staan.
Meerdere facturen, creditnota’s, aanbetalingen of correctiedocumenten zijn gecombineerd in één bestand zonder duidelijke enkele factuurpayload.
Totalen in de brondata sluiten niet aan op de PDF of het factuurboek.