# Brondata voorbereiden voor e-facturen

- Bijgewerkt in mei 2026

Gebruik deze checklist om te zorgen dat verplichte factuurgegevens in de brondata staan vóór review, validatie en export.

## Wat dit betekent

Gestructureerde e-facturen worden geaccepteerd omdat de vereiste factuurgegevens uit XML kunnen worden gelezen. Een PDF-afbeelding, notitieveld, bijlage of interne ERP-opmerking is niet genoeg als de ontvanger of validator die informatie als gestructureerde data nodig heeft.

Gebruik dit draaiboek vóór upload of API-automatisering om te bepalen of de bronfactuur klaar is voor conversie plus validatie, of dat iemand eerst de bron moet corrigeren.

## Velden die klaar moeten staan

- Juridische namen, adressen, landen en btw-identificaties van leverancier en klant wanneer van toepassing.
- Factuurnummer, uitgiftedatum, valuta, factuurtype en koper- of orderreferentie.
- Elke regel met omschrijving, hoeveelheid, eenheidscode, netto eenheidsprijs, regelbedrag, btw-categorie en btw-tarief.
- Kortingen en toeslagen op documentniveau, btw-subtotalen, totaalbedragen, vooruitbetalingen en te betalen bedrag.
- Betaalmiddel, IBAN of rekeninggegevens bij bankoverschrijving, betalingsvoorwaarden en service- of leveringsperiode wanneer vereist.

## Houd het gestructureerde deel zelfstandig leesbaar

Voor Duitse B2B en veel EN 16931-workflows is de praktische basis dat verplichte factuurinformatie elektronisch leesbaar moet zijn in de e-factuurgegevens. Vertrouw niet op een leesbare PDF-bijlage of een los document voor vereiste gegevens die de XML niet bevat.

Hybride formaten zoals ZUGFeRD en Factur-X kunnen een PDF-weergave bevatten, maar de ingebedde XML moet nog steeds overeenkomen met de gereviewde factuurgegevens.

## Wanneer u eerst de bron corrigeert

- De ERP-export bevat alleen totalen, maar geen btw-categorieën of hoeveelheden op regelniveau.
- Kopersreferentie, Leitweg-ID, inkooporder, btw-identificaties of betalingsvoorwaarden staan alleen in e-mailtekst of portaalnotities.
- Bijlagen bevatten leveringsperioden, serviceomschrijvingen of kortingen die niet op de factuurregels staan.
- Meerdere facturen, creditnota’s, aanbetalingen of correctiedocumenten zijn gecombineerd in één bestand zonder duidelijke enkele factuurpayload.
- Totalen in de brondata sluiten niet aan op de PDF of het factuurboek.

## Officiële referentie

- [BMF-FAQ over verplichte e-facturatie](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html): Gebruik dit als Duitse fiscale basis en controleer daarna het ontvangerkanaal, het format en de validatorresultaten.

- convert
- validate
- api