XRechnung Pflichtfelder: Vollständige Feldreferenz

Artikelüberblick

Dieser Artikel erklärt XRechnung Pflichtfelder: Vollständige Feldreferenz als praktische Referenz für die europäische E-Rechnung. Er definiert das Thema verständlich, ordnet es in den Compliance-Kontext ein und verbindet die Erklärung mit Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, UBL und CII.

XRechnung Pflichtfelder verstehen

XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält zusätzliche deutsche Regeln. Die Felder sind als Business Terms (BT) und Business Groups (BG) gekennzeichnet. Dieser Leitfaden zeigt, welche Pflichtfelder und Bedingungen für eine konforme Rechnung gelten.

Die Felder der XRechnung werden nach ihrer Anforderungsstufe kategorisiert:

Obligatorisch (M): Muss angegeben werden
Bedingt (C): Unter bestimmten Bedingungen erforderlich
Optional (O): Kann angegeben werden, aber nicht erforderlich

Rechnungskopf-Felder

BT-1: Rechnungsnummer (M)

Feldname: Rechnungsnummer / Invoice Number

Beschreibung: Eine eindeutige fortlaufende Kennung für die Rechnung, die vom Verkäufer vergeben wird.

Format: Text (1-80 Zeichen)

Beispiel: "RE-2025-001234"

Wichtig: Die Nummer muss im Nummernkreis des Verkäufers eindeutig sein und darf nicht doppelt vergeben werden.

BT-2: Rechnungsdatum (M)

Feldname: Rechnungsdatum / Issue Date

Beschreibung: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Format: Datum (JJJJ-MM-TT)

Beispiel: "2025-01-16"

BT-3: Rechnungsart (M)

Feldname: Rechnungsart / Type Code

Beschreibung: Kennzeichnet, ob es sich um eine Standardrechnung, Gutschrift usw. handelt.

Gängige Codes:

380: Handelsrechnung (Standard)
381: Gutschrift
384: Korrigierte Rechnung
389: Eigenrechnung

BT-5: Rechnungswährung (M)

Feldname: Währung / Currency

Beschreibung: Die Währung, in der alle Rechnungsbeträge angegeben sind.

Format: ISO 4217 Währungscode

Beispiel: "EUR"

Lieferanten (Verkäufer) Informationen

BT-27: Verkäufername (M)

Feldname: Verkäufername / Seller Name

Beschreibung: Der vollständige rechtliche Name des Verkäufers.

Beispiel: "Mustermann GmbH"

BG-5: Verkäufer-Postanschrift (M)

Erforderliche Unterfelder:

BT-35: Straße (M) - Straße und Hausnummer
BT-37: Stadt (M) - Stadt/Ortsname
BT-38: Postleitzahl (M) - PLZ
BT-40: Ländercode (M) - ISO 3166-1 Alpha-2 Code (z.B. "DE")

BT-31: Umsatzsteuer-ID des Verkäufers (C)

Feldname: Umsatzsteuer-ID / VAT ID

Beschreibung: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.

Wann erforderlich: Bei Verwendung der Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M

Format: Ländercode + Nummer (z.B. "DE123456789")

BR-CO-9: Wenn Umsatzsteuer enthalten ist, geben Sie entweder die USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) oder die Steuernummer (BT-32) an.

BT-34: Elektronische Adresse des Verkäufers (M)

Feldname: Elektronische Adresse / Endpoint ID

Beschreibung: Elektronische Adresse des Verkäufers, an die Antworten auf die Rechnung geroutet werden können. Verwenden Sie einen Endpoint-Identifier mit einem zulässigen Adressschema.

Beispiel: "DE:VAT:DE123456789"

Hinweis: In XRechnung 3.0 ist BT-34 für die elektronische Adresse des Verkäufers vorgesehen. Verwenden Sie einen zulässigen Endpoint-Identifier mit passendem Adressschema. Eine reine E-Mail-Adresse ist für Peppol nicht zulässig.

Kunden (Käufer) Informationen

BT-44: Käufername (M)

Feldname: Käufername / Buyer Name

Beschreibung: Der vollständige Name des Käufers/Kunden.

Beispiel: "Bundesamt für XYZ"

BT-10: Käuferreferenz / Leitweg-ID (C)

Feldname: Käuferreferenz (Leitweg-ID für den deutschen öffentlichen Sektor)

Beschreibung: Die Käuferreferenz wird im Feld BuyerReference übermittelt. Bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist dies in der Regel die vom Rechnungsempfänger mitgeteilte Leitweg-ID.

Format: Text gemäß den Vorgaben des Rechnungsempfängers

Beispiel: "991-01234-76"

Kritisch: Muss exakt mit der von der Behörde bereitgestellten ID übereinstimmen. Falsche Leitweg-ID führt zur Ablehnung.

Rechnungspositionen

BG-25: Rechnungsposition (M)

Jede Position muss enthalten:

BT-126: Positionsnummer (M)

Fortlaufende Positionsnummer (1, 2, 3...)

BT-129: Berechnete Menge (M)

Menge der Artikel/Dienstleistungen

BT-130: Mengeneinheit (M)

Maßeinheit (z.B. "C62" für Stück, "HUR" für Stunden)

BT-146: Einzelpreis netto (M)

Preis pro Einheit ohne MwSt.

BT-131: Positionssumme netto (M)

Gesamtbetrag der Position (Menge × Einzelpreis)

BT-153: Artikelbezeichnung (M)

Beschreibung des Artikels/der Dienstleistung

BT-151: MwSt-Kategorie (M)

MwSt-Kategorie für diese Position

Steuerinformationen

BG-23: MwSt-Aufschlüsselung (M)

Für jeden angewendeten MwSt-Satz:

BT-116: MwSt-Bemessungsgrundlage - Nettobetrag, der diesem MwSt-Satz unterliegt
BT-117: MwSt-Betrag - MwSt-Betrag für diese Kategorie
BT-118: MwSt-Kategorie-Code - Kategorie-Code (S, Z, E, etc.)
BT-119: MwSt-Satz - MwSt-Prozentsatz (z.B. 19, 7, 0)

Gängige MwSt-Kategorie-Codes:

S: Steuerpflichtige Umsätze (19 % oder 7 % in Deutschland; der konkrete Steuersatz steht in BT-119)
Z: Nullsatz
E: Steuerbefreit
AE: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft
K: Innergemeinschaftliche Lieferung
G: Ausfuhr außerhalb der EU

Zahlungsdetails

BT-9: Fälligkeitsdatum (C)

Beschreibung: Datum, bis zu dem die Zahlung fällig ist.

Format: Datum (JJJJ-MM-TT)

Wann erforderlich: Wenn Zahlungsbedingungen ein Fälligkeitsdatum angeben

BG-16/17: Zahlungsanweisungen

Wählen Sie eine Zahlungsmethode:

Überweisung (BG-17)

BT-84: Zahlungskonto-ID (IBAN)
BT-86: Zahlungsdienstleister-ID (BIC) - optional für SEPA

Lastschrift (BG-19)

BT-89: Mandat-Referenz-ID
BT-91: Belastetes Konto-ID

Spezielle deutsche Anforderungen

Deutsche Erweiterungen

Skonto

Bei Angebot von Skonto:

Skontoprozentsatz
Skontofrist in Tagen
Skonto-Basisbetrag

Kontaktinformationen

Validierungstipps und häufige Fehler

Checkliste vor der Übermittlung

✓ Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt
✓ Leitweg-ID stimmt exakt überein (inkl. Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung)
✓ MwSt-Berechnungen sind korrekt (Positionsbeträge × MwSt-Satz = MwSt-Betrag)
✓ Summe der Positionsnettobeträge entspricht Rechnungszwischensumme
✓ Währungscodes sind gültige ISO-Codes
✓ Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT
✓ Ländercodes sind 2-stellige ISO-Codes
✓ Steuerliche Identifikatoren enthalten das erforderliche Länderpräfix

Häufige Ablehnungsgründe

Fehlende oder falsche Leitweg-ID
Fehlende elektronische Adresse des Verkäufers (EndpointID)
USt-ID fehlt, wenn erforderlich
Rechenfehler in Summen
Ungültige Datumsformate
Fehlende Pflicht-Adressfelder

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So nutzt du diesen Leitfaden

Nutze den Artikel als Ausgangspunkt, bevor du einen Finanz- oder ERP-Prozess änderst: Kläre die anwendbare Länderregel oder Norm, entscheide über das erwartete strukturierte Format, validiere die erzeugte XML-Datei und dokumentiere einen Ausnahmeprozess für Rechnungen mit manueller Prüfung.

Artikelüberblick

In diesem Feldleitfaden:

Überblick über die XRechnung-Felder
Rechnungskopf-Felder
Informationen zum Verkäufer
Informationen zum Käufer
Rechnungspositionen
Steuerinformationen
Zahlungsdetails
Spezielle deutsche Anforderungen
Validierungstipps

XRechnung Pflichtfelder verstehen

Die Felder der XRechnung werden nach ihrer Anforderungsstufe kategorisiert:

Obligatorisch (M): Muss angegeben werden
Bedingt (C): Unter bestimmten Bedingungen erforderlich
Optional (O): Kann angegeben werden, aber nicht erforderlich

Rechnungskopf-Felder

BT-1: Rechnungsnummer (M)

Feldname: Rechnungsnummer / Invoice Number

Beschreibung: Eine eindeutige fortlaufende Kennung für die Rechnung, die vom Verkäufer vergeben wird.

Format: Text (1-80 Zeichen)

Beispiel: "RE-2025-001234"

Wichtig: Die Nummer muss im Nummernkreis des Verkäufers eindeutig sein und darf nicht doppelt vergeben werden.

BT-2: Rechnungsdatum (M)

Feldname: Rechnungsdatum / Issue Date

Beschreibung: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Format: Datum (JJJJ-MM-TT)

Beispiel: "2025-01-16"

BT-3: Rechnungsart (M)

Feldname: Rechnungsart / Type Code

Beschreibung: Kennzeichnet, ob es sich um eine Standardrechnung, Gutschrift usw. handelt.

Gängige Codes:

380: Handelsrechnung (Standard)
381: Gutschrift
384: Korrigierte Rechnung
389: Eigenrechnung

BT-5: Rechnungswährung (M)

Feldname: Währung / Currency

Beschreibung: Die Währung, in der alle Rechnungsbeträge angegeben sind.

Format: ISO 4217 Währungscode

Beispiel: "EUR"

Lieferanten (Verkäufer) Informationen

BT-27: Verkäufername (M)

Feldname: Verkäufername / Seller Name

Beschreibung: Der vollständige rechtliche Name des Verkäufers.

Beispiel: "Mustermann GmbH"

BG-5: Verkäufer-Postanschrift (M)

Erforderliche Unterfelder:

BT-35: Straße (M) - Straße und Hausnummer
BT-37: Stadt (M) - Stadt/Ortsname
BT-38: Postleitzahl (M) - PLZ
BT-40: Ländercode (M) - ISO 3166-1 Alpha-2 Code (z.B. "DE")

BT-31: Umsatzsteuer-ID des Verkäufers (C)

Feldname: Umsatzsteuer-ID / VAT ID

Beschreibung: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.

Wann erforderlich: Bei Verwendung der Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M

Format: Ländercode + Nummer (z.B. "DE123456789")

BR-CO-9: Wenn Umsatzsteuer enthalten ist, geben Sie entweder die USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) oder die Steuernummer (BT-32) an.

BT-34: Elektronische Adresse des Verkäufers (M)

Feldname: Elektronische Adresse / Endpoint ID

Beschreibung: Elektronische Adresse des Verkäufers, an die Antworten auf die Rechnung geroutet werden können. Verwenden Sie einen Endpoint-Identifier mit einem zulässigen Adressschema.

Beispiel: "DE:VAT:DE123456789"

Kunden (Käufer) Informationen

BT-44: Käufername (M)

Feldname: Käufername / Buyer Name

Beschreibung: Der vollständige Name des Käufers/Kunden.

Beispiel: "Bundesamt für XYZ"

BT-10: Käuferreferenz / Leitweg-ID (C)

Feldname: Käuferreferenz (Leitweg-ID für den deutschen öffentlichen Sektor)

Beschreibung: Die Käuferreferenz wird im Feld BuyerReference übermittelt. Bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist dies in der Regel die vom Rechnungsempfänger mitgeteilte Leitweg-ID.

Format: Text gemäß den Vorgaben des Rechnungsempfängers

Beispiel: "991-01234-76"

Kritisch: Muss exakt mit der von der Behörde bereitgestellten ID übereinstimmen. Falsche Leitweg-ID führt zur Ablehnung.

Rechnungspositionen

BG-25: Rechnungsposition (M)

Jede Position muss enthalten:

BT-126: Positionsnummer (M)

Fortlaufende Positionsnummer (1, 2, 3...)

BT-129: Berechnete Menge (M)

Menge der Artikel/Dienstleistungen

BT-130: Mengeneinheit (M)

Maßeinheit (z.B. "C62" für Stück, "HUR" für Stunden)

BT-146: Einzelpreis netto (M)

Preis pro Einheit ohne MwSt.

BT-131: Positionssumme netto (M)

Gesamtbetrag der Position (Menge × Einzelpreis)

BT-153: Artikelbezeichnung (M)

Beschreibung des Artikels/der Dienstleistung

BT-151: MwSt-Kategorie (M)

MwSt-Kategorie für diese Position

Steuerinformationen

BG-23: MwSt-Aufschlüsselung (M)

Für jeden angewendeten MwSt-Satz:

BT-116: MwSt-Bemessungsgrundlage - Nettobetrag, der diesem MwSt-Satz unterliegt
BT-117: MwSt-Betrag - MwSt-Betrag für diese Kategorie
BT-118: MwSt-Kategorie-Code - Kategorie-Code (S, Z, E, etc.)
BT-119: MwSt-Satz - MwSt-Prozentsatz (z.B. 19, 7, 0)

Gängige MwSt-Kategorie-Codes:

S: Steuerpflichtige Umsätze (19 % oder 7 % in Deutschland; der konkrete Steuersatz steht in BT-119)
Z: Nullsatz
E: Steuerbefreit
AE: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft
K: Innergemeinschaftliche Lieferung
G: Ausfuhr außerhalb der EU

Zahlungsdetails

BT-9: Fälligkeitsdatum (C)

Beschreibung: Datum, bis zu dem die Zahlung fällig ist.

Format: Datum (JJJJ-MM-TT)

Wann erforderlich: Wenn Zahlungsbedingungen ein Fälligkeitsdatum angeben

BG-16/17: Zahlungsanweisungen

Wählen Sie eine Zahlungsmethode:

Überweisung (BG-17)

BT-84: Zahlungskonto-ID (IBAN)
BT-86: Zahlungsdienstleister-ID (BIC) - optional für SEPA

Lastschrift (BG-19)

BT-89: Mandat-Referenz-ID
BT-91: Belastetes Konto-ID

Spezielle deutsche Anforderungen

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Validierungstipps und häufige Fehler

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✓ Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt
✓ Leitweg-ID stimmt exakt überein (inkl. Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung)
✓ MwSt-Berechnungen sind korrekt (Positionsbeträge × MwSt-Satz = MwSt-Betrag)
✓ Summe der Positionsnettobeträge entspricht Rechnungszwischensumme
✓ Währungscodes sind gültige ISO-Codes
✓ Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT
✓ Ländercodes sind 2-stellige ISO-Codes
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Häufige Ablehnungsgründe

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BT-2: Rechnungsdatum (M)

BT-3: Rechnungsart (M)

BT-5: Rechnungswährung (M)

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BT-27: Verkäufername (M)

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Kunden (Käufer) Informationen

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