DuitslandB2B

PDF naar ZUGFeRD omzetten – hybride factuur met ingebedde XML

Gratis uitproberen: uploaden en controleren zonder account. Alleen de download kost geld. Abonnement vanaf € 10/maand bij jaarlijkse facturering of € 5 per conversie zonder abonnement, excl. belastingen.

Sleep en zet uw factuur hier neer

PDF tot 20 MB

Bestand kiezen

Geen factuur bij de hand?

Volgende wordt actief zodra een factuur is geüpload.

Waarom ZUGFeRD in plaats van „alleen een PDF”

Sinds 1 januari 2025 moeten alle in Duitsland gevestigde ondernemingen e-facturen kunnen ontvangen. In Duitse binnenlandse B2B is een e-factuur een factuur in een gestructureerd formaat volgens EN 16931; een PDF is een „andere factuur” (sonstige Rechnung). Papieren facturen en, met toestemming van de ontvanger, PDF-facturen blijven toegestaan tot en met 31 december 2026, en voor ondernemingen met ten hoogste € 800.000 omzet in het voorgaande jaar tot en met 31 december 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Vanaf 1 januari 2027 moeten ondernemingen met meer dan € 800.000 omzet in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken; vanaf 1 januari 2028 alle overige. Ondernemers onder de Duitse kleineondernemersregeling (Kleinunternehmer) moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar zijn vrijgesteld van de uitreikplicht. De plicht geldt voor facturen tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Leveranciers die elders gevestigd zijn, hebben alleen een e-factuur volgens EN 16931 nodig als hun klant of de overheidsopdrachtgever daarom vraagt.

ZUGFeRD lost dat op zonder uw werkwijze te veranderen. De factuur blijft een PDF die iedereen kan lezen en bevat de gestructureerde gegevens als ingebedde XML. De XML telt als e-factuur. Het Duitse ministerie van Financiën (BMF) erkent ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 als de XML aan EN 16931 voldoet.

BMF-FAQ over e-facturatie (Duits)

Specificatie en gegenereerde versie

Onderdeel	Gepubliceerde specificatie	Door ons gegenereerd
ZUGFeRD	2.5.2	2.5
Factur-X	1.09.2	1.09
Status	gepubliceerd op 4 augustus 2026, geldig vanaf 1 september 2026	–
Profielen	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	EN 16931 (standaard), EXTENDED (te kiezen)
PDF-drager	PDF/A-3	PDF/A-3b, definitief bestand gecontroleerd met veraPDF

De gegenereerde versie volgt onze generator en de meegeleverde XSD- en Schematron-bestanden. Wij noemen beide waarden, zodat u ze met de eisen van uw ontvanger kunt vergelijken. Voor erkenning als e-factuur volstaat de gegenereerde versie.

Wat u krijgt

Uw PDF blijft de zichtbare factuur. Wij zetten die om naar PDF/A-3 en betten de gevalideerde CII-XML in.
ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 in het profiel EN 16931; EXTENDED is te kiezen.
Controle van de gegevens vóór het genereren: u ziet en corrigeert elk herkend veld.
Het definitieve bestand wordt gecontroleerd met XSD en Schematron (XML), veraPDF (PDF/A-3b) en een vergelijking van de ingebedde XML met uw gecontroleerde gegevens. Een voorbeeld draagt het watermerk „VORSCHAU / PREVIEW” en is geen geldige e-factuur.
Geen stille afwaardering: ontbreken gegevens voor het profiel, dan krijgt u een bevinding in plaats van een zwakker bestand.
Factuur + bijlagen: tot negen ondersteunende PDF's, zoals urenstaten of pakbonnen, worden in de ZUGFeRD-PDF ingebed. Dit telt als één conversie.
Eindfacturen na voorschotfacturen: de ontvangen voorschotten komen in een verrekeningstabel die moet kloppen met het vooruitbetaalde bedrag (BT-113) en als PDF wordt ingebed.

Welk profiel?

MINIMUM en BASIC WL: missen verplichte factuurgegevens en tellen niet als e-factuur. Wij genereren ze niet.
BASIC: een deelverzameling van EN 16931. Wij genereren het niet.
EN 16931 (ook COMFORT genoemd): de volledige reikwijdte van de norm. Onze standaard en de juiste keuze voor de meeste facturen.
EXTENDED: voegt velden buiten de norm toe. Kies het vóór het uploaden onder „Uitvoerprofiel” als uw factuur een pakbonreferentie moet bevatten.
XRECHNUNG: gebruik voor Duitse overheden PDF naar XRechnung.

PDF naar XRechnung

Hoe het werkt

1
PDF uploaden
Upload de PDF-factuur (tot 20 MB; zonder account maximaal 6 PDF-pagina's per upload). Die wordt de zichtbare laag van de hybride factuur. Hebt u een pakbonreferentie nodig, kies dan eerst het profiel EXTENDED.
2
Gegevens controleren
Controleer en corrigeer de herkende velden: partijen, belastingnummers, regels, totalen en betalingsvoorwaarden.
3
Voorwaarden en validatie
Voordat wij de PDF/A-3 maken, controleren wij de gegevens die het profiel vereist, bijvoorbeeld een leveringsdatum (BT-72), een factuurperiode (BG-14) of een periode op elke regel (BG-26) en in bepaalde gevallen het land van levering (BT-80).
4
Hybride PDF downloaden
Log in, download de PDF/A-3 met ingebedde XML en verstuur die zoals gewoonlijk, bijvoorbeeld per e-mail.

Slechte scans, handgeschreven aanvullingen en fiscale bijzonderheden zoals verlegging vragen altijd een zorgvuldige menselijke controle.

Maak van uw PDF een e-factuur

Abonnementen vanaf € 10/maand excl. belastingen bij jaarlijkse facturering. Of zonder abonnement: € 5 per conversie (excl. belastingen). Uw eerste abonnement begint met 3 dagen gratis proefperiode. Meldt de validatie fouten of kan de bron-PDF niet worden bevestigd als basis voor een geldige hybride PDF, dan krijgt u na het inloggen gratis een voorbeeld met het watermerk „VORSCHAU / PREVIEW”; u betaalt alleen voor het geldige bestand.

PDF uploaden Prijzen bekijken

ZUGFeRD of XRechnung?

Situatie	Formaat	Waarom
Factuur aan een Duitse overheid met Leitweg-ID	XRechnung	Overheidsopdrachtgevers eisen meestal XRechnung; de Leitweg-ID hoort in BT-10.
B2B-klant die de factuur ook wil lezen	ZUGFeRD	Een PDF voor mensen, een XML voor de boekhoudsoftware.
Klant eist uitdrukkelijk XRechnung	XRechnung	De eis van de ontvanger gaat voor.
Brondocument is Word of tekst, geen PDF	XRechnung	ZUGFeRD heeft een PDF nodig als zichtbare laag.
Klant in Frankrijk	Factur-X	De Franse naam van hetzelfde formaat.

Kwaliteitscontrole vóór verzending

PDF en XML tonen dezelfde waarden: factuurnummer, datum, bedragen, btw-tarieven. Staat een fout ook in de PDF, corrigeer dan het brondocument en upload het opnieuw.
Een leveringsdatum (BT-72), een factuurperiode (BG-14) of een periode op elke regel (BG-26) is vermeld. Het land van levering (BT-80) is verplicht als BT-72 ontbreekt, een afleveradres is opgegeven of categorie K wordt gebruikt; anders wordt de strikte hybride generatie geblokkeerd. Voorschotfacturen (type 386) zijn van beide uitgezonderd.
Het btw-nummer of belastingnummer van de verkoper is aanwezig; bij verlegging ook het btw-nummer van de koper.
Btw-categorie en vrijstellingsreden passen bij elkaar, bijvoorbeeld categorie AE met een vrijstellingsreden bij verlegging.
Betalingsvoorwaarden en bankgegevens zijn volledig.
Het bestand gebruikt het profiel EN 16931 of EXTENDED.
Controleer hybride bestanden uit andere bronnen in de ZUGFeRD-validator.

ZUGFeRD-validator

Omzetten is niet verzenden

Verzenden: wij maken en valideren de hybride factuur. Wij verzenden die niet; u verstuurt die via uw gebruikelijke kanaal, bijvoorbeeld per e-mail.
Inhoud: de validatie controleert structuur en regels, niet of prestatie, prijs en btw-tarief inhoudelijk kloppen.
Archivering: bewaar de hybride PDF ongewijzigd; de ingebedde XML is onderdeel van de factuur (Duitse GoBD). Wij houden geen factuurarchief voor u bij.
Belastingen: wij geven geen belastingadvies.

Maak nu uw ZUGFeRD-factuur

Upload de PDF, controleer de gegevens, download de hybride factuur.

PDF uploaden Prijzen bekijken

Veelgestelde vragen

Welke ZUGFeRD-versie genereren jullie?

Wij genereren ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09. De nieuwste gepubliceerde specificatie is ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 van 4 augustus 2026. Voor erkenning als e-factuur accepteert het BMF ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 met XML volgens EN 16931.

Welk profiel genereren jullie, en is MINIMUM een geldige e-factuur?

Standaard is EN 16931. Kies EXTENDED vóór het uploaden als de factuur een pakbonreferentie moet bevatten. MINIMUM en BASIC WL tellen niet als e-factuur, omdat verplichte factuurgegevens ontbreken; die profielen genereren wij niet.

Kunnen ontvangers ZUGFeRD zonder speciale software lezen?

Ja. Elke PDF-lezer toont de factuur. Boekhoudsoftware leest daarnaast de ingebedde XML en neemt de gegevens over zonder overtypen.

Versturen jullie de factuur voor mij?

Nee. Wij maken en valideren het bestand; het verzenden doet u zelf, bijvoorbeeld per e-mail. ZUGFeRD vervangt geen verzendkanaal.

Wat is het verschil tussen Factur-X en ZUGFeRD?

Technisch geen: ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 beschrijven hetzelfde formaat met dezelfde profielen van MINIMUM tot EXTENDED. ZUGFeRD is de Duitse naam en voegt het profiel XRECHNUNG toe; Factur-X is de Franse naam.

Heb ik een abonnement nodig?

Nee, een abonnement is optioneel: u kunt elke conversie los betalen. Uw eerste abonnement begint met 3 dagen gratis proefperiode. U betaalt pas bij het downloaden. Mislukt een betaalde losse conversie door een technische fout die onze support niet kan oplossen, dan betalen wij die op verzoek terug (geld-terug-garantie).

Wat gebeurt er als gegevens verkeerd worden herkend?

U controleert en corrigeert elk herkend veld voordat u betaalt. Validatiefouten en ontbrekende gegevens die het profiel vereist, blokkeren de geldige hybride PDF. Alleen als de conversie mislukt door een technische fout die onze support niet kan oplossen, betalen wij op verzoek terug; inhoudelijke correcties doet u in de controlestap.

Moet ik als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) e-facturen uitreiken?

Nee. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG (Kleinunternehmer) zijn vrijgesteld van de Duitse uitreikplicht, maar moeten e-facturen wel kunnen ontvangen. Vraagt een klant toch om een e-factuur, dan kunt u die hier maken.