Intégrer les factures par e-mail

Préparer l’expéditeur avant la première facture#

Effectuez ces étapes dans le profil avant d’automatiser une boîte ou une règle ERP.

1. Demandez à l’équipe Invoice-Converter d’activer le canal e-mail pour le compte Enterprise.
2. Ajoutez l’adresse d’envoi et ouvrez le lien de vérification reçu dans cette boîte.
3. Choisissez un retour vers l’expéditeur initial ou une adresse collective vérifiée, puis sélectionnez la langue de réponse.
4. Copiez les adresses XRechnung et ZUGFeRD du profil et testez chaque route nécessaire avec un PDF représentatif.

Choisir le format cible par l’adresse destinataire#

De la réception à la réponse#

Le canal accuse rapidement réception auprès du fournisseur, puis exécute la conversion stricte de façon asynchrone.

1. Un expéditeur vérifié envoie de vraies pièces jointes PDF à une ou plusieurs boîtes propres au format.
2. Le fournisseur entrant enregistre le message; le service résout le compte activé, l’expéditeur, la destination de réponse et les formats cibles sélectionnés.
3. Chaque PDF accepté devient une tâche stricte avec validation d’artefact obligatoire, sans remplacement de brouillon ni d’avertissement.
4. La sortie n’est émise qu’après validation faisant autorité, preuve persistée et contrôle de parité de l’artefact.
5. Des messages de réponse dans le même fil renvoient les artefacts et rapports HTML; ils sont fractionnés si la taille des pièces jointes l’exige, tandis que message, élément, événement d’usage, preuve et fichiers de réponse durables restent traçables par identifiant.

Unités de facturation et contexte de l’e-mail#

Comptez le message entier avant l’envoi et traitez son texte comme une entrée de conversion.

• Chaque PDF accepté consomme une unité de conversion par format cible correspondant. Par exemple, deux PDF envoyés aux deux boîtes de format nécessitent quatre unités.
• Avant la conversion, le service réserve toutes les unités du message: d’abord sur le quota mensuel inclus, puis sur les crédits API disponibles.
• Si la couverture ne suffit pas pour toutes les unités, le message entier est rejeté avant conversion. Seules les unités réussies sont débitées après stockage durable des artefacts de réponse; les unités échouées sont libérées.
• Lorsqu’un corps de message est présent, l’objet et le corps de l’e-mail vérifié sont des entrées de conversion complémentaires. Ils peuvent fournir des modifications, corrections, références ou données de facture manquantes. En cas de conflit, les montants, totaux de taxe et lignes du PDF prévalent; le texte de l’e-mail seul ne peut pas créer de lignes de facture. Le contexte e-mail est limité et peut être tronqué; gardez donc signatures et texte d’accompagnement concis, pertinents et sans ambiguïté.
• Les données de base vendeur enregistrées dans votre profil complètent les champs vendeur manquants (nom, adresse, numéro de TVA, contact) lorsque l’utilisation par défaut est activée; elles n’écrasent jamais les valeurs extraites du PDF.

États finaux et artefacts#

Fichiers acceptés et limites du pilote#

Utilisez ces points comme contrôles pratiques pour cette section.

• Joignez de vrais fichiers PDF. Une image renommée ou un autre document est refusé même si son extension ou son type MIME indique PDF.
• Un message peut contenir plusieurs PDF, mais le canal vise des flux contrôlés de faible volume, pas une ingestion en masse.
• Gardez chaque pièce jointe sous la limite communiquée lors de l’intégration; les limites du fournisseur et de l’environnement peuvent évoluer.
• Si un message atteint plusieurs boîtes de format reconnues, chaque PDF accepté est traité une fois par format sélectionné.
• Les pièces jointes de réponse sont groupées selon un seuil de 15 Mo par message. Si l’ajout d’un fichier dépasse ce seuil, les pièces restantes continuent dans un autre message du même fil; un fichier individuel n’est pas fractionné.

Ce qui exige encore une revue humaine#

Utilisez ces points comme contrôles pratiques pour cette section.

• Comparez fournisseur, acheteur, numéro, dates, devise, taxe, totaux, paiement et chaque ligne avec la facture source.
• Confirmez les références de routage, identifiants de point d’accès, commandes et règles de canal propres au destinataire.
• Examinez les preuves source peu fiables et chaque avertissement ou détail de validation avant de transmettre le résultat.
• Une validation technique réussie prouve le fichier émis selon les règles choisies; elle ne remplace pas l’approbation commerciale, fiscale ou du destinataire.

Choisir délibérément e-mail ou API#

Intégration et assistance#

Communiquez les expéditeurs attendus, formats cibles, destination de réponse, langue et volume mensuel pendant l’intégration.

Schémas de flux#

Les schémas résument le même contrat que les sections consultables ci-dessus.