Questions fréquentes

Question 1

Qu’est-ce que l’EN 16931 ?

Accepted Answer

EN 16931 est la norme européenne pour la facturation électronique, requise pour les marchés publics dans l'UE. Elle définit le modèle de données sémantiques et les exigences techniques pour garantir l'interopérabilité transfrontalière.

Question 2

EN 16931 est-elle obligatoire ?

Accepted Answer

Oui, toute entreprise qui envoie des factures aux autorités publiques de l'UE doit se conformer à l'EN 16931. De plus, à partir de juillet 2030, toutes les transactions B2B transfrontalières au sein de l'UE exigeront des e-factures conformes à l'EN 16931.

Question 3

Ai-je besoin de compétences techniques ?

Accepted Answer

Non. Le processus est conçu pour rester simple. Téléversez votre PDF et nous nous occupons du reste.

Question 4

Combien de temps dure la conversion ?

Accepted Answer

La conversion d'un PDF vers les différents standards EN 16931 (par ex. XRechnung, ZUGFeRD) prend généralement 10 à 30 secondes. Vous pouvez télécharger votre e-facture en quelques instants.

Question 5

Comment mes données sont-elles protégées ?

Accepted Answer

Nous utilisons un chiffrement et des mesures de sécurité de pointe pour protéger vos données. Les téléversements sont traités de manière sécurisée et ne sont pas conservés durablement ; les artefacts de tâche/résultat peuvent rester brièvement disponibles pour la récupération de téléchargement et le diagnostic, normalement jusqu’à 10 minutes.

Question 6

Mes informations de facture sont-elles conservées ?

Accepted Answer

Nous ne créons pas d’archive permanente de factures. Les données de conversion et les artefacts de tâche/résultat ne sont conservés que brièvement pour livrer les téléchargements et permettre les reprises, normalement jusqu’à 10 minutes, puis ils sont supprimés ou expirent.

Question 7

Que se passe-t-il en cas d’erreur de conversion ?

Accepted Answer

Notre IA est très précise, mais en cas rare d'erreur, vous pouvez éditer manuellement le résultat avant de finaliser. Nous fournissons également une assistance client.

Question 8

Puis-je l’utiliser pour plusieurs factures ?

Accepted Answer

Oui, notre service gère les conversions uniques et en lot. Vous pouvez téléverser plusieurs PDF et les convertir dans le format e-facture de votre choix.

Question 9

Quelle est la différence entre XRechnung et EN 16931 ?

Accepted Answer

EN 16931 est la norme européenne de e-facturation, tandis que XRechnung est l'implémentation nationale allemande. XRechnung ajoute des exigences spécifiques tout en restant compatible avec l'EN 16931.

Question 10

XRechnung est-elle obligatoire pour toutes les factures destinées aux autorités allemandes ?

Accepted Answer

Oui, depuis le 27 novembre 2020, XRechnung est obligatoire pour toutes les factures aux autorités fédérales allemandes, avec quelques exceptions (par ex. factures < 1 000 €). De nombreuses autorités régionales l'exigent également.

Question 11

Quand la e-facturation B2B deviendra-t-elle obligatoire en Allemagne ?

Accepted Answer

Depuis le 1er janvier 2025 : toutes les entreprises allemandes doivent pouvoir recevoir des e-factures. Cette obligation est déjà en vigueur. 1er janvier 2027 : les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente dépasse 800 000 € doivent émettre des e-factures B2B. 1er janvier 2028 : toutes les entreprises doivent émettre des e-factures pour les transactions B2B nationales, quelle que soit leur taille. D'ici là, les règles transitoires permettent encore les factures papier ou PDF simples. Les petites entreprises (§19 UStG) sont exemptées de l'obligation d'émission mais doivent accepter les e-factures.

Question 12

Qu'est-ce que l'initiative EU ViDA et quel est son impact ?

Accepted Answer

ViDA (VAT in the Digital Age) est une initiative de l'UE pour moderniser la TVA. Étape clé : 1er juillet 2030 - e-facturation obligatoire pour toutes les transactions B2B transfrontalières dans l'UE, avec reporting en temps réel et échange standardisé des données TVA.

Question 13

Puis-je envoyer des PDF au lieu de XRechnung ?

Accepted Answer

Non, les PDF ne sont pas acceptés comme e-facture par les autorités allemandes. XRechnung exige des données XML structurées.

Question 14

Quels formats sont acceptés pour XRechnung ?

Accepted Answer

XRechnung accepte deux liaisons de syntaxe XML définies par la version KoSIT en vigueur : UBL 2.1 et UN/CEFACT CII. Les deux doivent respecter l'EN 16931.

Question 15

Comment soumettre des factures XRechnung ?

Accepted Answer

Les factures XRechnung peuvent être soumises via : plateformes centrales ZRE (fédéral) et OZG-RE (régions), réseau PEPPOL ou prestataires agréés. Note : ZRE et OZG-RE sont en cours de consolidation.

Question 16

Quelles informations doivent figurer dans une XRechnung ?

Accepted Answer

En plus des éléments standards, XRechnung exige des informations spécifiques : référence acheteur (Leitweg-ID), conditions de paiement, coordonnées bancaires et contact émetteur.

Question 17

Puis-je utiliser ZUGFeRD à la place de XRechnung ?

Accepted Answer

Certains destinataires acceptent aussi ZUGFeRD/Factur-X dans un profil compatible XRechnung, mais pour les flux B2G allemands, le XML XRechnung « pur » reste le format par défaut. ZUGFeRD est particulièrement utile en B2B car il combine PDF visuel et données XML structurées. Vérifiez toujours le format accepté avec la plateforme du destinataire.

Question 18

Ai-je besoin d’un logiciel spécial pour XRechnung ?

Accepted Answer

Oui, un logiciel capable de créer les XML requis est nécessaire. Notre service vous aide à produire des XRechnung valides à partir de vos PDF.

Question 19

Où trouver des informations officielles sur XRechnung ?

Accepted Answer

Consultez les portails officiels : • Portail FAQ XRechnung• Portail fédéral e-facturation• Guides du BMI

Question 20

Depuis quand XRechnung est-elle obligatoire ?

Accepted Answer

Depuis le 27 novembre 2020, tous les fournisseurs des agences fédérales allemandes doivent soumettre des factures au format XRechnung. Voir le site du BMI pour plus de détails.

Question 21

Mes factures téléversées sont-elles stockées définitivement ?

Accepted Answer

Non, nous ne stockons pas vos factures durablement. Les fichiers sont traités pour la conversion, et les artefacts de tâche/résultat peuvent rester brièvement disponibles pour la récupération de téléchargement et le diagnostic, normalement jusqu’à 10 minutes. Aucun référentiel d'upload n'est conservé.

Question 22

Comment mes données sont-elles sécurisées ?

Accepted Answer

Nous appliquons plusieurs couches de sécurité : chiffrement HTTPS, hébergement sécurisé à Francfort (UE), contrôles d'accès stricts et hachage des mots de passe. Tous les traitements suivent le RGPD avec des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Question 23

Quels prestataires tiers utilisez-vous ?

Accepted Answer

Nous utilisons plusieurs partenaires de confiance : OpenAI et Mistral pour l'IA (avec DPA conforme RGPD), Koyeb pour l'hébergement (Francfort), Cloudflare pour la sécurité et Stripe pour les paiements. Les transferts internationaux utilisent les Clauses Contractuelles Types.

Question 24

Quels sont mes droits RGPD ?

Accepted Answer

Vous disposez de droits complets : Accès, Rectification, Effacement, Limitation, Portabilité et Opposition. Contactez-nous à contact@invoice-converter.com pour les exercer.

Question 25

Proposez-vous des remboursements en cas d’insatisfaction ?

Accepted Answer

Oui, nous offrons une garantie satisfait ou remboursé sous conditions. Si vous ne parvenez pas à convertir une facture PDF vers un format pris en charge (ZUGFeRD, XRechnung) et que nous ne pouvons pas résoudre le problème, vous êtes éligible au remboursement. En savoir plus.

Question 26

Que se passe-t-il en cas de violation de données ?

Accepted Answer

Nous vous informerons, ainsi que les autorités, comme l'exige le RGPD (sous 72h pour les autorités). Nos procédures d'incident assurent confinement rapide et communication transparente.

Question 27

Suis-je responsable de la conformité légale des factures converties ?

Accepted Answer

Oui, vous restez responsable de vos obligations juridiques et fiscales spécifiques. Nous fournissons des indications opérationnelles de conversion et de validation, pas des conseils juridiques ou fiscaux. Consultez des professionnels qualifiés pour votre situation.

Question 28

Qu’est-ce que l’UBL et son lien avec XRechnung ?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) est l'une des deux syntaxes XML acceptées pour XRechnung. C'est un standard international pour les documents métiers. XRechnung peut être livré en UBL 2.1 ou UN/CEFACT CII, tous deux conformes à l'EN 16931.

Question 29

Qu’est-ce que le format CII pour la e-facturation ?

Accepted Answer

CII (Cross Industry Invoice) est une syntaxe de facture UN/CEFACT. Dans le contexte XRechnung, c’est l’une des liaisons de syntaxe XML prises en charge avec l’UBL 2.1, telles que définies par les artefacts de validation XRechnung en vigueur.

Question 30

Qu’est-ce que ZUGFeRD et en quoi diffère-t-il de XRechnung ?

Accepted Answer

ZUGFeRD est un format PDF/XML hybride combinant un PDF lisible et des données XML structurées embarquées. Il est courant dans les flux B2B car un seul fichier permet à la fois la lecture visuelle et le traitement automatisé. Pour le B2G allemand, le XML XRechnung pur reste généralement l’option la plus sûre, sauf si le destinataire accepte explicitement un profil ZUGFeRD/Factur-X compatible.

Question 31

Quels pays de l’UE exigent la e-facturation B2G ?

Accepted Answer

La plupart des pays de l'UE exigent désormais la e-facturation pour le B2G : Allemagne (XRechnung), Italie (FatturaPA), France (Chorus Pro), Espagne (FACe), Pays-Bas (NLCIUS), etc. Chacun a ses spécificités mais tous suivent l'EN 16931.

Question 32

Que deviennent mes données lors d’une conversion IA ?

Accepted Answer

Vos données de facture sont traitées temporairement par nos partenaires IA (OpenAI, Mistral) sous contrats stricts conformes RGPD. Transmission HTTPS sécurisée et traitement pour la conversion uniquement ; aucune donnée n'est utilisée pour l'entraînement. Nos propres artefacts de tâche/résultat peuvent rester brièvement disponibles pour la livraison et le diagnostic, normalement jusqu’à 10 minutes.

Question 33

Puis-je convertir des factures en lot ?

Accepted Answer

Oui, notre service gère la conversion en lot pour plusieurs factures. Téléversez plusieurs PDF et convertissez-les en XRechnung, UBL ou autres formats.

Question 34

Quelle est la précision de l'IA de conversion ?

Accepted Answer

Notre IA offre une haute précision pour les factures standard. Elle reconnaît les mises en page, extrait les champs clés et structure selon les normes. Nous recommandons toutefois de vérifier les sorties pour les transactions critiques.

Question 35

Quels formats de facture peuvent être convertis en XRechnung ?

Accepted Answer

Nous convertissons les factures PDF vers XRechnung XML (UBL ou CII), ZUGFeRD et autres standards. Notre IA gère divers formats PDF, y compris scannés, et extrait des données structurées conformes.

Question 36

Quelles options payantes sont disponibles ?

Accepted Answer

Vous pouvez choisir des crédits à l’usage ou un abonnement. La facturation commence lorsque vous choisissez et confirmez une option payante.

Question 37

Quelles normes techniques suivez-vous ?

Accepted Answer

Nos conversions suivent le modèle sémantique EN 16931, les artefacts de validation XRechnung/KoSIT en vigueur lorsque c’est pertinent, UBL 2.1 et la liaison de syntaxe UN/CEFACT CII adaptée au profil sélectionné. Les sorties sont validées par rapport aux artefacts officiels afin de prendre en charge les exigences allemandes et européennes de facturation électronique.

Question 38

La création d'un compte lance-t-elle la facturation ?

Accepted Answer

Non. La facturation commence seulement lorsque vous choisissez et confirmez un plan payant.

Question 39

Quand ai-je besoin d'une carte bancaire ?

Accepted Answer

Une carte bancaire valide est requise lorsque vous démarrez le plan Starter.

Question 40

Quand suis-je débité et que se passe-t-il si j'annule sous 3 jours ?

Accepted Answer

Le premier paiement de l'abonnement est débité après les 3 premiers jours. Si vous annulez pendant ces 3 jours, aucun paiement d'abonnement n'est débité.

Question 41

Ai-je besoin d'un Leitweg-ID ?

Accepted Answer

Le Leitweg-ID n'est requis que pour les factures adressées au secteur public allemand (B2G). C'est un identifiant de routage attribué par l'autorité destinataire, à renseigner dans la XRechnung comme référence acheteur. Il n'est pas nécessaire pour les factures B2B entre entreprises.

Question 42

Puis-je envoyer une facture ZUGFeRD par e-mail ?

Accepted Answer

Oui. Une facture ZUGFeRD est un PDF classique avec XML intégré : vous pouvez l'envoyer par e-mail comme tout autre PDF, et le destinataire peut traiter automatiquement les données structurées. Peppol est un réseau de transmission alternatif, pas une exigence pour ZUGFeRD.

Question 43

Quelle est la différence entre ZUGFeRD et Factur-X ?

Accepted Answer

Techniquement, il s'agit du même standard hybride PDF/XML, maintenu conjointement par le FeRD (Allemagne) et le FNFE-MPE (France). Depuis ZUGFeRD 2.1 et Factur-X 1.0, les formats sont identiques ; seul le nom change selon le marché. Une facture valide dans l'un l'est aussi dans l'autre.