Polen KSeF E-Rechnungspflicht: Zeitplan, FA(3)-Schema & ERP-Integration
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Was zu prüfen ist, bevor Rechnungsdaten aus ERP, PDF oder Tabellen in strukturiertes XML überführt werden.
Polen führt die verpflichtende B2B-E-Rechnung über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) ein.
Für Unternehmen im Anwendungsbereich heißt das: strukturierte XML-Rechnungen im offiziellen FA(3)-Format über KSeF ausstellen. Nach der Annahme vergibt KSeF eine eindeutige Nummer; die Authentifizierung erfolgt je nach Integration über ein Token oder ein KSeF-Zertifikat. Maßgeblich ist die eigene Stellung im polnischen Umsatzsteuersystem, nicht die bloße Tatsache, dass Sie Geschäft mit Polen machen.
Zeitplan der polnischen KSeF-Pflicht
- 1. Februar 2026: KSeF wird für Unternehmen verpflichtend, deren Umsätze 2024 einschließlich Umsatzsteuer 200 Mio. PLN überschritten haben.
- 1. April 2026: Die Pflicht erfasst die übrigen rechnungsausstellenden Unternehmen und Einrichtungen. Eine befristete Ausnahme gilt, solange der per Rechnung dokumentierte Umsatz einschließlich Umsatzsteuer in einem Monat höchstens 10.000 PLN beträgt; sie läuft bis zum 31. Dezember 2026.
- 1. Januar 2027: Die 10.000-PLN-Monatsausnahme endet, sodass auch diese kleinsten Steuerpflichtigen ihre Rechnungen in KSeF ausstellen müssen.
- B2C: Rechnungen an Verbraucher ohne NIP fallen nicht in den verpflichtenden KSeF-Ausstellungsbereich.
Technischer Kern: FA(3)-Schema & Verifizierungs-QR-Codes
Strukturierte Rechnungen müssen der vom Finanzministerium veröffentlichten logischen Struktur FA(3) folgen (Pflichtformat ab dem 1. Februar 2026). Eine visuelle Kopie oder ein PDF, das außerhalb von KSeF übergeben wird - etwa im Offline-Modus -, braucht den oder die für diesen Fall vorgeschriebenen QR-Codes. Eine online in KSeF zugestellte Rechnung erfordert nicht automatisch einen QR-Code.
Offline- & Notfallmodus (Tryb Awaryjny)
- Offline-Verfahren: Ist KSeF nicht verfügbar, dürfen Aussteller FA(3)-Rechnungen außerhalb des Systems erzeugen. Je nach Modus muss die Rechnung am nächsten Werktag (offline24) oder innerhalb von sieben Werktagen nach dem Ende einer angekündigten Störung (Notfallmodus) an KSeF übermittelt werden. Außerhalb von KSeF übergebene Kopien können zwei QR-Codes benötigen, solange die Rechnung noch keine KSeF-Nummer hat.
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