Polen KSeF E-Facturatie: Tijdslijn, FA(3)-schema & Integratie
Officiële bronnen
Gebruik deze bronnen om datums, formaten en officiële regelwijzigingen te controleren.
Gerelateerde technische wiki
Ontdek diepgaande ontwikkelaarsdocumentatie en regelgevende richtlijnen die bij dit artikel horen.
Ontdek welke e-factuurformats vaak worden gebruikt in Polen, hoe routing werkt en welke identificaties je nodig hebt voor een conforme levering.
Land-voor-land gids voor de grootste en meest volwassen EU-markten: formaten, routing, identificatoren, valkuilen en testen.
Wat u controleert voordat factuurgegevens uit ERP, PDF of spreadsheet worden omgezet naar gestructureerde XML.
Polen voert verplichte B2B-e-facturatie in via het Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Bedrijven binnen de verplichting geven via KSeF gestructureerde XML-facturen uit in het officiële FA(3)-formaat. Na acceptatie kent KSeF een uniek nummer toe. Authenticatie kan, afhankelijk van de integratie, met een token of KSeF-certificaat.
Poolse KSeF Uitrol-tijdslijn
- 1 februari 2026: Verplicht voor grote belastingbetalers.
- Deze eerste fase geldt voor bedrijven waarvan de verkopen in 2024 inclusief btw meer dan 200 miljoen PLN bedroegen.
- 1 april 2026: Uitbreiding naar de meeste ondernemingen, behalve de kleinste verkopers met maximaal 10.000 PLN bruto aan maandelijks via facturen gedocumenteerde omzet.
- 1 januari 2027: Het uitstel voor microbelastingplichtigen eindigt; KSeF wordt ook verplicht voor de eerder vrijgestelde kleinste verkopers.
- B2C: facturen aan consumenten zonder NIP vallen buiten de verplichte KSeF-uitgifte.
Technische kern: FA(3) en verificatie-QR-codes
Gestructureerde facturen gebruiken de FA(3)-logische structuur die het ministerie van Financiën publiceerde en die vanaf 1 februari 2026 verplicht is. Een visuele kopie of PDF die buiten KSeF wordt verstrekt, bijvoorbeeld in offlinemodus, bevat de QR-code of codes voor die situatie. Een online factuur die in KSeF wordt afgeleverd vereist niet automatisch een QR-code.
Offline- en noodmodi
- Als KSeF niet beschikbaar is, kan de uitgever een FA(3)-factuur buiten het systeem maken. In offline24 volgt indiening uiterlijk de volgende werkdag; in de noodmodus binnen zeven werkdagen na het einde van een aangekondigde storing. Een kopie die vóór toekenning van het KSeF-nummer buiten KSeF wordt verstrekt kan twee QR-codes vereisen.
Officiële bron
Klaar om uw facturen te converteren?
Converteer PDF-facturen naar XRechnung, ZUGFeRD en andere formaten. Abonnementen vanaf € 10/maand bij jaarlijkse facturering (excl. belastingen), met een proefperiode van 3 dagen bij uw eerste abonnement. Of zonder abonnement: € 5 per conversie (excl. belastingen).