# Polen KSeF E-Facturatie: Tijdslijn, FA(3)-schema & Integratie

- Date: 2026-07-03
- Modified: 2026-09-09
- Gecontroleerd: 9 september 2026
- Reading time: 2 min leestijd

Gids voor het Poolse KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur): data 2026, FA(3) XML-schema, QR-codes en offline modus.

> Gecontroleerd aan de hand van Officieel KSeF-portaal, KSeF-procedure bij volledige storing, Publicatie KSeF API 2.0 en FA(3), KSeF-verificatie-QR-codes.

Polen voert verplichte B2B-e-facturatie in via het Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Bedrijven binnen de verplichting geven via KSeF gestructureerde XML-facturen uit in het officiële FA(3)-formaat. Na acceptatie kent KSeF een uniek nummer toe. Authenticatie kan, afhankelijk van de integratie, met een token of KSeF-certificaat.

## Poolse KSeF Uitrol-tijdslijn

- 1 februari 2026: Verplicht voor grote belastingbetalers.
- Deze eerste fase geldt voor bedrijven waarvan de verkopen in 2024 inclusief btw meer dan 200 miljoen PLN bedroegen.
- 1 april 2026: Uitbreiding naar de meeste ondernemingen, behalve de kleinste verkopers met maximaal 10.000 PLN bruto aan maandelijks via facturen gedocumenteerde omzet.
- 1 januari 2027: Het uitstel voor microbelastingplichtigen eindigt; KSeF wordt ook verplicht voor de eerder vrijgestelde kleinste verkopers.
- B2C: facturen aan consumenten zonder NIP vallen buiten de verplichte KSeF-uitgifte.
## Technische kern: FA(3) en verificatie-QR-codes

Gestructureerde facturen gebruiken de FA(3)-logische structuur die het ministerie van Financiën publiceerde en die vanaf 1 februari 2026 verplicht is. Een visuele kopie of PDF die buiten KSeF wordt verstrekt, bijvoorbeeld in offlinemodus, bevat de QR-code of codes voor die situatie. Een online factuur die in KSeF wordt afgeleverd vereist niet automatisch een QR-code.

## Offline- en noodmodi

- Als KSeF niet beschikbaar is, kan de uitgever een FA(3)-factuur buiten het systeem maken. In offline24 volgt indiening uiterlijk de volgende werkdag; in de noodmodus binnen zeven werkdagen na het einde van een aangekondigde storing. Een kopie die vóór toekenning van het KSeF-nummer buiten KSeF wordt verstrekt kan twee QR-codes vereisen.
## Officiële bron

- [Pools ministerie van Financiën - KSeF-portaal](https://www.podatki.gov.pl/ksef)

## FAQ

### Kan Invoice-Converter mijn KSeF-facturen uitreiken?

Nee. Invoice-Converter maakt en valideert EN 16931-uitvoer zoals XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, UBL en CII. De Poolse FA(3)-structuur wordt niet gegenereerd en er wordt niet naar KSeF verzonden. Valt u onder de Poolse verplichting, dan hebt u een KSeF-geschikt systeem of dienstverlener nodig; deze dienst helpt bij de EN 16931-kant van dezelfde factuurstroom, niet als KSeF-route.

### Is een PDF-factuur zonder KSeF geldig?

Voor een transactie die onder de verplichting valt, vervangt een gewone PDF buiten KSeF de vereiste gestructureerde factuur niet. PDF-kopieën zijn mogelijk binnen toegestane offline- of noodprocedures, met de vereiste QR-codes en tijdige latere indiening bij KSeF. Tijdens een officieel aangekondigde volledige KSeF-storing mag de factuur daarentegen op papier of elektronisch zonder QR-codes worden uitgereikt en wordt deze niet later bij KSeF ingediend.

## Officiële bronnen

- [Officieel KSeF-portaal](https://ksef.podatki.gov.pl/)
- [KSeF-procedure bij volledige storing](https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/awaria-calkowita/)
- [Publicatie KSeF API 2.0 en FA(3)](https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/publikacja-dokumentacji-api-ksef-20-oraz-struktury-logicznej-fa-3-30062025/)
- [KSeF-verificatie-QR-codes](https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/)