Faturaları e-posta ile entegre etme

İlk faturadan önce göndericiyi hazırlama#

Bir posta kutusu veya ERP kuralını otomatikleştirmeden önce bu adımları hesap profilinde tamamlayın.

1. Enterprise aboneliğini başlatın ve profilde e-posta içe aktarmayı etkinleştirin.
2. Gönderen adresini ekleyin ve bu posta kutusuna gelen doğrulama bağlantısını tamamlayın.
3. Yanıtların ilk göndericiye mi yoksa doğrulanmış ortak adrese mi döneceğini seçin ve yanıt dilini belirleyin.
4. Genel posta kutusunu profilden kopyalayın, belgelenmiş bir etiket seçin ve gereken her rotayı temsilî bir PDF ile sınayın.

Hedef biçimi konu etiketiyle seçme#

Alımdan yanıta kadar#

Kanal sağlayıcıya hızlı yanıt verir, ardından katı dönüştürmeyi eşzamansız yürütür.

1. Doğrulanmış gönderici, biçime özel bir veya daha fazla gelen kutusuna gerçek PDF ekleri yollar.
2. Gelen e-posta sağlayıcısı iletiyi kaydeder; hizmet etkin kiracıyı, göndericiyi, yanıt hedefini ve seçilen hedef biçimleri çözümler.
3. Kabul edilen her PDF, çıktı doğrulaması zorunlu ve taslak ya da uyarı geçersiz kılma seçenekleri kapalı katı bir göreve dönüşür.
4. İstenen çıktı yalnızca yetkili doğrulama, kalıcı kanıt ve çıktı eşliği kontrolleri geçtikten sonra yayımlanır.
5. Aynı ileti dizisindeki yanıt iletileri yayımlanan çıktıları ve HTML raporlarını döndürür; ek boyutu gerektirirse iletiler bölünür, ileti, öğe, kullanım olayı, kanıt ve kalıcı yanıt dosyaları ise kimliklerle izlenebilir kalır.

Faturalandırma birimleri ve e-posta bağlamı#

Göndermeden önce iletinin tamamını sayın ve metnini dönüştürme girdisi olarak değerlendirin.

• Kabul edilen her PDF, eşleşen her hedef biçim için bir dönüştürme birimi kullanır. Örneğin, her iki biçim posta kutusuna gönderilen iki PDF dört birim gerektirir.
• Hizmet, dönüştürmeden önce iletideki tüm birimleri ayırır: önce aylık dahil kotadan, ardından kullanılabilir API kredilerinden.
• Tüm birimler için yeterli kapsam yoksa iletinin tamamı dönüştürmeden önce reddedilir. Yalnız başarılı birimler, kalıcı yanıt çıktıları saklandıktan sonra borçlandırılır; başarısız birimler serbest bırakılır.
• Gövde metni varsa doğrulanmış e-postanın konusu ve gövdesi ek dönüştürme girdisidir. Eksik değişiklikleri, düzeltmeleri, referansları veya fatura bilgilerini sağlayabilir. Çatışma durumunda PDF’deki parasal toplamlar, vergi toplamları ve fatura satırları önceliklidir; yalnız e-posta metninden fatura satırı oluşturulmaz. E-posta bağlamı sınırlıdır ve kısaltılabilir; bu nedenle imzaları ve çevreleyen metni kısa, ilgili ve açık tutun.
• Varsayılan kullanım açıkken her satıcı profil değeri (ad, adres, KDV numarası, iletişim), PDF’den çıkarılan ilgili değerin yerini alır. Fark, engel değil uyarı oluşturur.

Son durumlar ve çıktılar#

Kabul edilen dosyalar ve hizmet sınırları#

Bu noktaları bu bölüm için pratik kontrol adımları olarak kullanın.

• Gerçek PDF dosyaları ekleyin. Uzantısı veya MIME türü PDF görünse bile yeniden adlandırılmış görsel ya da başka belge reddedilir.
• Bir ileti birden çok PDF içerebilir; kanal toplu alım için değil, kontrollü ve düşük hacimli iş akışları içindir.
• Her eki 10 MB altında tutun; sağlayıcı sınırları daha düşük olabilir ve değişebilir.
• Bir ileti tanınan birden çok biçim gelen kutusuna ulaşırsa kabul edilen her PDF seçilen her biçim için bir kez işlenir.
• Yanıt ekleri ileti başına 15 MB eşiğiyle gruplanır. Başka bir dosyanın eklenmesi eşiği aşacaksa kalan ekler aynı ileti dizisindeki başka bir iletide devam eder; tek bir dosya bölünmez.

İnsan incelemesi gereken noktalar#

Bu noktaları bu bölüm için pratik kontrol adımları olarak kullanın.

• Tedarikçi, alıcı, fatura numarası, tarihler, para birimi, vergi, toplamlar, ödeme bilgileri ve tüm satırları kaynak faturayla karşılaştırın.
• Alıcıya özel yönlendirme referanslarını, uç nokta kimliklerini, sipariş verilerini ve teslim kanalı kurallarını doğrulayın.
• Sonucu iletmeden önce düşük güvenli kaynak kanıtlarını ve tüm uyarı ya da doğrulama ayrıntılarını inceleyin.
• Başarılı teknik doğrulama, yayımlanan dosyayı seçili kurallara göre kanıtlar; ticari, vergisel veya alıcı onayının yerini almaz.

E-posta veya API kanalını bilinçli seçme#

Kurulum ve destek#

Gönderenleri, hedef biçimleri, yanıt hedefini ve dili profilde yapılandırın.

Akış diyagramları#

Diyagramlar yukarıdaki aranabilir bölümlerle aynı sözleşmeyi özetler.