Convertire una fattura online in fattura elettronica: carica, controlla, paga solo il download

Convertire una fattura in cinque passaggi

Prevedi tempo per il controllo. Le scansioni di bassa qualità e i layout insoliti richiedono più correzioni. Il servizio non sostituisce il tuo controllo dei dati.

1. Scegli il formato di destinazione. Nella pagina di conversione seleziona il paese di fatturazione e il destinatario. Puoi anche aprire direttamente la pagina del tuo formato: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL o CII.
2. Carica la fattura. La pagina accetta file PDF, DOCX e TXT fino a 20 MB. ZUGFeRD e Factur-X richiedono un PDF, perché il PDF diventa la parte visibile della fattura ibrida. Senza account, una conversione può avere fino a 6 pagine PDF, allegati inclusi.
3. Controlla i dati estratti. Confronta le parti, le date, le aliquote IVA, i totali, i dati di pagamento e le righe con il PDF originale. Correggi ciò che è sbagliato.
4. Correggi i rilievi. Seleziona "Valida e continua". Il servizio poi controlla la fattura secondo le regole del formato. Gli errori bloccano il file finale finché non li correggi. Un punto sotto "Controlla questi punti nel PDF originale" richiede un confronto con il PDF. Se il valore è corretto, seleziona "Conferma come corretto". Una nota con "Verifica consigliata · non bloccante" non ti ferma.
5. Scarica la fattura elettronica. Il passaggio di download mostra che cosa ricevi. Senza account, seleziona "Paga 5 € e scarica". Con un abbonamento il download è incluso.

Fatture con allegati

Alcune fatture hanno allegati, per esempio un foglio ore o un documento di trasporto. Carica la fattura e i suoi allegati insieme. In "Gestione documenti" scegli "Fattura + allegati". Il primo file è la fattura principale. Per cambiarla, seleziona "Usa come fattura principale" su un altro file.

Il servizio usa gli allegati come prova quando legge i dati della fattura. Una fattura può avere fino a 9 allegati. Senza account, il limite di 6 pagine conta insieme le pagine di tutti i file.

Che cosa funziona senza account e che cosa paghi

Caricamento, estrazione, controllo e validazione non richiedono un account e non costano nulla. Se la fattura e i suoi allegati superano insieme 6 pagine PDF, accedi o crea un account.

Paghi la fattura elettronica finale. Costa 5 € per conversione, imposte escluse. Paghi nel passaggio di download e non devi creare prima un account. Puoi anche usare un abbonamento. Gli abbonamenti partono da 10 € al mese con fatturazione annuale (120 € all'anno), imposte escluse. Un abbonamento copre i download nell'app web.

Il servizio usa un credito solo quando rilascia il file finale validato. Una conversione che non riesce o si interrompe non usa crediti. Se hai pagato nel passaggio di download e il servizio non rilascia il file finale, il credito pagato resta nel tuo account.

Perché l'anteprima mostra 0.00

Se restano errori, alcuni formati offrono un'anteprima. ZUGFeRD e Factur-X la offrono anche quando il servizio non può usare il PDF di origine per il file ibrido. Il pulsante dice "Scarica anteprima (non è una fattura elettronica valida)". L'XML XRechnung non ha un'anteprima.

L'anteprima non è una fattura elettronica valida. Mantiene le parti, le date, le righe, le quantità e le aliquote IVA. Il servizio porta ogni importo a 0.00 e aggiunge una nota che indica il file come anteprima. Il nome del file termina con _preview. Usa l'anteprima per controllare la struttura. Non inviarla.

Il file finale contiene gli importi che hai controllato.

Pagare senza account e accedere con un link

Nel passaggio di download seleziona "Paga 5 € e scarica". Paghi nella pagina di pagamento e lì inserisci il tuo indirizzo e-mail. Dopo il pagamento, il servizio crea il tuo account con questo indirizzo, oppure usa il tuo account esistente. Poi ti invia per e-mail un link di accesso monouso.

• Apri il link nel browser con cui hai pagato. Il link ti riporta al passaggio di download, dove ti aspetta la fattura elettronica.
• Funziona solo il link più recente. Nella pagina di conferma del pagamento, "Invia di nuovo il link" ne richiede uno nuovo.
• Se il fornitore del pagamento non ha ancora confermato il pagamento, il servizio invia il link dopo la conferma.
• La fattura del tuo acquisto si trova nel profilo, in "Fatturazione e fatture".

Riprendere un controllo più tardi

Lo stesso browser conserva un controllo iniziato per 24 ore senza attività. Quando riapri la pagina, ti chiede "Riprendere l'ultima conversione?". Un aggiornamento del servizio può accorciare questo periodo.

Per continuare più tardi o su un altro dispositivo, seleziona "Conserva questo risultato per 7 giorni – inviami il link via e-mail". L'opzione compare nel controllo e prima del download. Poi inserisci il tuo indirizzo e-mail. Ricevi un link che ripristina il PDF di origine e il tuo controllo per 7 giorni. Il servizio usa l'indirizzo solo per inviare il link e non lo conserva. "Elimina ora", dietro il link, cancella subito la copia salvata.

Il servizio salva così una sola fattura, non un caricamento con più fatture. Non salva la fattura elettronica finale. Per il download servono comunque l'accesso o il pagamento. Se il servizio è cambiato dopo il salvataggio, il link ripristina solo il PDF. Poi lo converti di nuovo.

Scaricare di nuovo lo stesso file

Dopo un download il pulsante dice "Scarica di nuovo". Per la stessa fattura controllata nello stesso formato e profilo non paghi di nuovo. Se apri di nuovo una fattura ZUGFeRD o Factur-X già pagata, il passaggio di download mostra "Già pagato · nessun credito aggiuntivo necessario".

Se modifichi dati nel controllo o scegli un altro formato, il servizio crea una nuova fattura elettronica. Senza abbonamento, costa una conversione in più.

Che cosa dimostra una validazione superata

Prima di rilasciare il file finale, il servizio lo valida secondo le regole dello standard scelto. Controlla ogni XRechnung con il validatore di KoSIT, l'ufficio tedesco di coordinamento degli standard informatici, e con le regole in vigore. Dopo un controllo superato, la schermata di controllo mostra "Convalida superata" e il nome dello standard.

Una validazione superata dimostra il formato e le regole dello standard. Non dimostra che i dati corrispondono al tuo documento di origine. Un numero di fattura o una data letti male dall'estrazione possono comunque superare la validazione. Confronta i valori importanti con il PDF originale prima di inviare la fattura.

Se restano errori, il servizio non rilascia alcuna fattura elettronica finale. Una conversione bloccata è meglio di un file che viola le regole dello standard.

Invoice Converter crea e valida il file. Lo invii tu al cliente tramite il tuo canale abituale.

Quando un'altra via è più adatta

Il caricamento web è adatto a singole fatture che una persona controlla. Per volumi maggiori o per l'automazione, usa una delle vie qui sotto. Importazione e-mail, elaborazione in blocco ed External API fanno parte di Enterprise. Enterprise costa 50 € al mese o 420 € all'anno, imposte escluse. Include 100 conversioni per mese solare con fatturazione mensile, oppure 1.200 per anno di contratto con fatturazione annuale. Le tre vie condividono questa quota. La pagina dei prezzi riporta i dettagli.

• Per più fatture alla volta, Professional ed Enterprise accettano fino a 10 file per caricamento. In "Gestione documenti" scegli "Fatture separate". Ogni fattura ha poi il suo controllo. Professional costa 20 € al mese, oppure 15 € al mese con fatturazione annuale, imposte escluse. La guida batch mostra i passaggi.
• Per le fatture dalla tua casella di posta, l'importazione e-mail converte un PDF di fattura per ogni e-mail. La fattura elettronica e il rapporto di validazione arrivano nello stesso thread di e-mail. Vedi Fatture via e-mail.
• Per molte fatture a date fisse, un'elaborazione in blocco converte fino a 1.000 PDF in una volta dal tuo profilo. Scarichi tutti i risultati in un unico file ZIP. Vedi Elaborazione in blocco.
• Per collegare il tuo software, usa External API V1. Vedi l'API per sviluppatori.