Mandato e-fattura in Germania 2027/2028: timeline completa e requisiti

Obbligo di e-fatturazione B2B in Germania: cosa devi sapere

La Germania sta introducendo l’obbligo di e‑fatturazione B2B con un approccio graduale. Dopo anni di requisiti B2G, l’obbligo si estende ora alle transazioni business‑to‑business. Questa guida riassume timeline e requisiti per essere conformi.

Il Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act)

L’obbligo tedesco deriva dal Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act), che modernizza l’amministrazione fiscale e mira a ridurre le frodi IVA tramite fatturazione elettronica strutturata.

La legge stabilisce che tutte le fatture B2B tra aziende tedesche debbano essere in un formato elettronico strutturato conforme allo standard europeo EN 16931. Dopo i periodi di transizione, fatture cartacee e semplici PDF inviati via email non saranno più validi per transazioni B2B.

Timeline dettagliata

Fase 1: capacità di ricezione (1° gennaio 2025) ✓ ATTIVO

Dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende in Germania devono essere tecnicamente in grado di ricevere e‑fatture in formati conformi EN 16931. In pratica:

• Devi avere un sistema per ricevere fatture XRechnung o ZUGFeRD
• Non puoi rifiutare un’e‑fattura inviata da un fornitore
• Puoi ancora inviare carta/PDF durante il periodo di transizione

Periodo di transizione (2025‑2026)

Durante questo periodo, le aziende possono ancora inviare fatture cartacee o PDF se:

• Il destinatario accetta di ricevere carta/PDF
• L’importo della fattura non supera €250 (fatture semplificate)

È un periodo “cuscinetto” pensato per permettere alle aziende di prepararsi all’obbligo completo.

Fase 2: obbligo di emissione per grandi aziende (1° gennaio 2027)

Dal 1° gennaio 2027, le aziende con fatturato dell’anno precedente superiore a €800.000 devono emettere e‑fatture per tutte le transazioni B2B. Punti chiave:

• Soglia basata sui valori dell’anno precedente
• Si applica a tutte le fatture B2B domestiche
• Le fatture transfrontaliere seguono regole diverse

Fase 3: obbligo universale (1° gennaio 2028)

Dal 1° gennaio 2028, TUTTE le aziende in Germania devono emettere e‑fatture per transazioni B2B, indipendentemente dalla dimensione. Questo include:

• Piccole imprese (Kleinunternehmer)
• Freelancer e ditte individuali
• Tutte le GmbH, AG e altre forme societarie

Formati di e-fattura accettati in Germania

La Germania accetta i seguenti formati conformi EN 16931:

Formato	Tipo	Ideale per
XRechnung	XML puro	B2G, automazione completa
ZUGFeRD 2.x	Ibrido PDF/XML	B2B, leggibile + dati strutturati
Factur‑X	Ibrido PDF/XML	Internazionale (identico a ZUGFeRD)

Importante: un semplice PDF inviato via email NON è conforme all’obbligo di e‑fattura. La fattura deve contenere dati strutturati e leggibili dalle macchine in formato XML.

Cosa NON è un’e-fattura?

I seguenti elementi sono esplicitamente esclusi dalla definizione di e‑fattura conforme:

• ❌ PDF inviati via email (senza XML incorporato)
• ❌ Fatture cartacee scansionate
• ❌ Documenti Word o fogli di calcolo
• ❌ File immagine (JPG, PNG)
• ❌ Messaggi EDI non conformi a EN 16931

Esenzioni e casi speciali

L’obbligo include alcune eccezioni:

• Fatture semplificate: fatture sotto €250 possono restare in qualsiasi formato
• Transazioni B2C: le fatture verso consumatori non sono interessate
• Transfrontaliere: regole diverse per transazioni internazionali
• Operazioni esenti IVA: possono applicarsi alcune esenzioni

Come preparare la tua azienda

1. Verifica i processi attuali: come invii e ricevi fatture oggi
2. Assicurati di poter ricevere: verifica che puoi ricevere XRechnung/ZUGFeRD GIÀ ORA
3. Scegli il formato: XRechnung (XML puro) o ZUGFeRD (ibrido)
4. Aggiorna il software: ERP/contabilità deve supportare e‑fatturazione
5. Forma il team: istruisci il personale sui nuovi processi
6. Test con partner: avvia progetti pilota con clienti e fornitori chiave

Sanzioni per non conformità

Anche se le sanzioni specifiche sono ancora in definizione, la non conformità può comportare:

• Rifiuto della detrazione IVA per fatture non in formato corretto
• Ritardi nell’elaborazione dei pagamenti
• Possibili multe per non conformità ripetuta
• Segnalazioni/audit da parte delle autorità fiscali

Il mandato tedesco rappresenta uno dei più grandi rollout di e‑fatturazione in Europa. Iniziando ora la preparazione, puoi rendere la transizione più semplice e ottenere benefici di efficienza grazie all’automazione.