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Un PDF affiche une facture, mais ne contient aucune donnée structurée. Une XRechnung est un fichier XML conforme à l'EN 16931 et aux règles allemandes (BR-DE), en syntaxe UBL ou CII. Les plateformes de réception des acheteurs publics allemands traitent ce XML ; un PDF n'y est au mieux qu'une pièce jointe. Pour les factures à l'administration fédérale, le § 4 E-Rech-V désigne la XRechnung et admet d'autres formats conformes à l'EN 16931.
Le B2B allemand suit le même principe. Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises établies en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Une facture électronique est une facture dans un format électronique structuré conforme à l'EN 16931 ; un PDF est une « autre facture » (sonstige Rechnung). Les factures papier et, avec l'accord du destinataire, les factures PDF restent autorisées jusqu'au 31 décembre 2026, et jusqu'au 31 décembre 2027 pour les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente ne dépasse pas 800 000 € (§ 27 Abs. 38 UStG). À partir du 1er janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente dépasse 800 000 € doivent émettre des factures électroniques ; à partir du 1er janvier 2028, toutes les autres. Les entreprises relevant du régime allemand des petits entrepreneurs (Kleinunternehmer) doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, mais sont exemptées de l'obligation d'émission. L'obligation vise les factures entre entreprises établies en Allemagne. Les fournisseurs établis ailleurs n'ont besoin d'une facture électronique EN 16931 que si leur client ou l'acheteur public la demande.
PDF, DOCX ou TXT jusqu'à 20 Mo. Sans compte, jusqu'à 6 pages PDF par import.
Contrôlez chaque champ reconnu et corrigez-le si nécessaire. Choisissez UBL ou CII.
Le validateur KoSIT liste les erreurs avec leur identifiant de règle. Corrigez les erreurs récurrentes, comme des coordonnées manquantes, aussi dans vos données de base, pour que la prochaine facture soit juste.
Connectez-vous, téléchargez le XML et déposez-le par le canal indiqué par le destinataire, par exemple un portail de factures ou Peppol.
Les scans de mauvaise qualité, les ajouts manuscrits et les cas fiscaux particuliers comme l'autoliquidation exigent toujours une vérification humaine attentive.
Abonnements dès 10 €/mois hors taxes en facturation annuelle. Ou sans abonnement : 5 € hors taxes par conversion. Le premier abonnement inclut un essai gratuit de 3 jours.
| Erreur | Règle | Solution |
|---|---|---|
| Leitweg-ID manquante | BR-DE-15 (BT-10) | Demandez la Leitweg-ID à l'acheteur public. Nous vérifions sa présence, pas qu'elle corresponde au destinataire. Le guide Leitweg-ID explique sa structure. |
| Contact du vendeur incomplet | BR-DE-2, BR-DE-5 à BR-DE-7 (BT-41 à BT-43) | Indiquez le nom, le téléphone et l'e-mail du contact. |
| Identifiant fiscal du vendeur manquant | BR-DE-16 (BT-31, BT-32, BG-11) | Indiquez le numéro de TVA ou le numéro fiscal allemand dès que des catégories de TVA autres que O (hors champ de la TVA) sont utilisées ; à défaut, un représentant fiscal du vendeur (BG-11). |
| Totaux incohérents | BR-CO-10 à BR-CO-16 | Recalculez les totaux de ligne, remises, frais et montants de TVA ; corrigez les écarts d'arrondi dans le document source. |
| Instructions de paiement manquantes | BR-DE-1 (BG-16) | Indiquez le moyen de paiement et les coordonnées bancaires. |
| Mauvais identifiant de spécification | BR-DE-21 (BT-24) | Les identifiants de XRechnung 2.x sont obsolètes ; l'identifiant Peppol BIS désigne une autre spécification. Nous renseignons automatiquement l'identifiant XRechnung 3.0 ; contrôlez les XML d'autres sources dans le validateur XRechnung. |
Importez la facture, vérifiez les données et téléchargez le XML validé.
Un PDF montre la facture à des personnes. Une XRechnung est un fichier XML conforme à l'EN 16931 et aux règles BR-DE, que les logiciels traitent sans ressaisie. Les acheteurs publics exigent en général la XRechnung ; un PDF n'y suffit pas. Dans le B2B national allemand, un PDF est depuis 2025 une « autre facture » (sonstige Rechnung), et non une facture électronique.
Les deux sont des syntaxes XRechnung valides avec le même contenu. Utilisez la syntaxe demandée par votre destinataire. Sans exigence, UBL est un bon choix : c'est notre réglage par défaut et Peppol l'utilise. Vous choisissez la syntaxe à l'étape de vérification.
Non. Nous créons et validons le fichier ; l'envoi vous revient. Utilisez le canal indiqué par l'administration, par exemple l'OZG-RE (administration fédérale directe, plus de 170 organismes fédéraux indirects et plusieurs Länder) et d'autres portails régionaux ou communaux, ou Peppol via votre point d'accès.
Non, l'abonnement est facultatif : vous pouvez payer chaque conversion à l'unité. Le premier abonnement inclut un essai gratuit de 3 jours. Vous ne payez qu'au téléchargement. Si une conversion à l'unité payée échoue à cause d'une erreur technique que notre support ne peut pas résoudre, nous la remboursons sur demande (garantie de remboursement).
Vous vérifiez et corrigez chaque champ reconnu avant de payer. Les erreurs de la validation KoSIT bloquent le téléchargement du XML ; les avertissements restent listés dans le rapport. Nous remboursons uniquement sur demande et seulement si la conversion échoue à cause d'une erreur technique que notre support ne peut pas résoudre ; les corrections de contenu se font à l'étape de vérification.
Non. Les petits entrepreneurs au sens du § 19 UStG (Kleinunternehmer) sont exemptés de l'obligation d'émission allemande, mais doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Si un client demande tout de même une facture électronique, vous pouvez la créer ici.
Non. Le validateur KoSIT confirme que la structure et les règles métier sont respectées. Il ne vérifie pas si la prestation, les montants et le taux de TVA sont exacts, et ne remplace pas un conseil fiscal. Un destinataire peut avoir des exigences supplémentaires.
Nous vérifions qu'une référence acheteur (BT-10) est présente, comme l'exige BR-DE-15. Nous ne vérifions pas si la Leitweg-ID est correctement structurée ni si elle appartient à l'administration. L'administration vous communique la bonne ID ; notre guide Leitweg-ID explique sa structure.