Convertir une facture en ligne en facture électronique : importer, vérifier, payer seulement le téléchargement

Convertir une facture en cinq étapes

Prévoyez du temps pour la vérification. Les scans de mauvaise qualité et les mises en page inhabituelles demandent plus de corrections. Le service ne remplace pas votre propre contrôle des données.

1. Choisissez le format cible. Sur la page de conversion, sélectionnez le pays de facturation et le type de destinataire. Vous pouvez aussi ouvrir directement la page de votre format : XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL ou CII.
2. Importez la facture. La page accepte les fichiers PDF, DOCX et TXT jusqu'à 20 Mo. ZUGFeRD et Factur-X demandent un PDF, car le PDF devient la partie visible de la facture hybride. Sans compte, une conversion peut compter jusqu'à 6 pages PDF, pièces jointes comprises.
3. Vérifiez les données extraites. Comparez les parties, les dates, les taux de TVA, les totaux, les données de paiement et les lignes avec le PDF original. Corrigez ce qui est faux.
4. Corrigez les constats. Sélectionnez "Valider et continuer". Le service contrôle alors la facture selon les règles du format. Les erreurs bloquent le fichier final jusqu'à ce que vous les corrigiez. Un point sous "Vérifiez ces points dans le PDF d'origine" demande une comparaison avec le PDF. Si la valeur est correcte, sélectionnez "Confirmer comme correct". Une remarque marquée "Vérification recommandée · non bloquant" ne vous arrête pas.
5. Téléchargez la facture électronique. L'étape de téléchargement montre ce que vous recevez. Sans compte, sélectionnez "Payer 5 € et télécharger". Avec un abonnement, le téléchargement est inclus.

Factures avec pièces jointes

Certaines factures ont des pièces jointes, par exemple un relevé d'heures ou un bon de livraison. Importez la facture et ses pièces jointes ensemble. Sous "Traitement des documents", choisissez "Facture + pièces jointes". Le premier fichier est la facture principale. Pour en changer, sélectionnez "Utiliser comme facture principale" sur un autre fichier.

Le service utilise les pièces jointes comme preuves quand il lit les données de la facture. Une facture peut avoir jusqu'à 9 pièces jointes. Sans compte, la limite de 6 pages compte les pages de tous les fichiers ensemble.

Ce qui fonctionne sans compte et ce que vous payez

L'import, l'extraction, la vérification et la validation ne demandent pas de compte et ne coûtent rien. Si la facture et ses pièces jointes dépassent ensemble 6 pages PDF, connectez-vous ou créez un compte.

Vous payez la facture électronique finale. Elle coûte 5 € par conversion, hors taxes. Vous payez à l'étape de téléchargement, sans créer de compte avant. Vous pouvez aussi utiliser un abonnement. Les abonnements commencent à 10 € par mois en facturation annuelle (120 € par an), hors taxes. Un abonnement couvre les téléchargements dans l'application web.

Le service n'utilise un crédit que lorsqu'il délivre le fichier final validé. Une conversion qui échoue ou s'interrompt n'utilise aucun crédit. Si vous avez payé à l'étape de téléchargement et que le service ne délivre pas le fichier final, le crédit payé reste sur votre compte.

Pourquoi l'aperçu affiche 0.00

Si des erreurs restent, certains formats proposent un aperçu. ZUGFeRD et Factur-X le proposent aussi quand le service ne peut pas utiliser le PDF source pour le fichier hybride. Le bouton indique "Télécharger l'aperçu (pas une facture électronique valide)". Le XML XRechnung n'a pas d'aperçu.

L'aperçu n'est pas une facture électronique valide. Il garde les parties, les dates, les lignes, les quantités et les taux de TVA. Le service met chaque montant à 0.00 et ajoute une note qui signale le fichier comme aperçu. Le nom du fichier se termine par _preview. Utilisez l'aperçu pour contrôler la structure. Ne l'envoyez pas.

Le fichier final contient les montants que vous avez vérifiés.

Payer sans compte et se connecter par lien

À l'étape de téléchargement, sélectionnez "Payer 5 € et télécharger". Vous payez dans la page de paiement et y saisissez votre adresse e-mail. Après le paiement, le service crée votre compte avec cette adresse, ou utilise votre compte existant. Il vous envoie ensuite par e-mail un lien de connexion à usage unique.

• Ouvrez le lien dans le navigateur avec lequel vous avez payé. Le lien vous ramène à l'étape de téléchargement, où votre facture électronique vous attend.
• Seul le lien le plus récent fonctionne. Sur la page de confirmation du paiement, "Renvoyer le lien" en demande un nouveau.
• Si le prestataire de paiement n'a pas encore confirmé le paiement, le service envoie le lien après la confirmation.
• La facture de votre achat se trouve dans votre profil, sous "Facturation et factures".

Reprendre une vérification plus tard

Le même navigateur garde une vérification commencée pendant 24 heures sans activité. Quand vous rouvrez la page, elle demande "Reprendre la dernière conversion ?". Une mise à jour du service peut raccourcir ce délai.

Pour continuer plus tard ou sur un autre appareil, sélectionnez "Conserver ce résultat 7 jours – m'envoyer le lien par e-mail". L'option apparaît dans la vérification et avant le téléchargement. Saisissez ensuite votre adresse e-mail. Vous recevez un lien qui restaure le PDF source et votre vérification pendant 7 jours. Le service utilise l'adresse uniquement pour envoyer le lien et ne l'enregistre pas. "Supprimer maintenant", derrière le lien, efface la copie enregistrée immédiatement.

Le service enregistre ainsi une seule facture, pas un import de plusieurs factures. Il n'enregistre pas la facture électronique finale. Le téléchargement demande toujours une connexion ou le paiement. Si le service a changé depuis l'enregistrement, le lien restaure seulement le PDF. Vous le convertissez alors à nouveau.

Télécharger à nouveau le même fichier

Après un téléchargement, le bouton indique "Télécharger à nouveau". Pour la même facture vérifiée dans le même format et le même profil, vous ne payez pas une deuxième fois. Si vous rouvrez une facture ZUGFeRD ou Factur-X déjà payée, l'étape de téléchargement affiche "Déjà payé · aucun crédit supplémentaire requis".

Si vous modifiez des données dans la vérification ou choisissez un autre format, le service crée une nouvelle facture électronique. Sans abonnement, elle coûte une conversion de plus.

Ce que prouve une validation réussie

Avant de délivrer le fichier final, le service le valide selon les règles de la norme choisie. Il contrôle chaque XRechnung avec le validateur de la KoSIT, l'office allemand de coordination des normes informatiques, et le jeu de règles en vigueur. Après un contrôle réussi, la vérification affiche "Validation réussie" et le nom de la norme.

Une validation réussie prouve le format et les règles de la norme. Elle ne prouve pas que les données correspondent à votre document source. Un numéro de facture ou une date mal lus par l'extraction peuvent quand même passer. Comparez les valeurs importantes avec le PDF original avant d'envoyer la facture.

Si des erreurs restent, le service ne délivre aucune facture électronique finale. Une conversion bloquée vaut mieux qu'un fichier qui enfreint les règles de la norme.

Invoice Converter crée et valide le fichier. Vous l'envoyez vous-même à votre client par votre canal habituel.

Quand une autre voie convient mieux

L'import web convient aux factures isolées qu'une personne vérifie. Pour plus de volume ou pour l'automatisation, utilisez l'une des voies ci-dessous. L'import par e-mail, le traitement par lots et l'External API font partie d'Enterprise. Enterprise coûte 50 € par mois ou 420 € par an, hors taxes. Il comprend 100 conversions par mois civil en facturation mensuelle, ou 1 200 par année de contrat en facturation annuelle. Les trois voies se partagent ce quota. La page des tarifs donne le détail.

• Pour plusieurs factures à la fois, Professional et Enterprise acceptent jusqu'à 10 fichiers par import. Choisissez "Factures séparées" sous "Traitement des documents". Chaque facture a alors sa propre vérification. Professional coûte 20 € par mois, ou 15 € par mois en facturation annuelle, hors taxes. Le guide sur la conversion de plusieurs factures dans le web montre les étapes.
• Pour les factures de votre boîte mail, l'import par e-mail convertit un PDF de facture par e-mail. La facture électronique et le rapport de validation arrivent dans le même fil d'e-mails. Voir Factures par e-mail.
• Pour de nombreuses factures à dates fixes, un traitement par lots convertit jusqu'à 1 000 PDF en une fois depuis votre profil. Vous téléchargez tous les résultats dans un seul fichier ZIP. Voir Traitement par lots.
• Pour relier votre propre logiciel, utilisez l'External API V1. Voir l'API développeur.