XRechnung & ZUGFeRD 2026: Wichtige Updates und Fristen

Der Weg zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die Landschaft der B2B-Rechnungsstellung in Deutschland wandelt sich grundlegend. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung den Weg zur obligatorischen elektronischen Rechnung geebnet. Während 2025 den Beginn markiert, bringen 2026 und 2027 entscheidende Meilensteine, auf die sich jedes Unternehmen vorbereiten muss.

Öffentlicher Sektor (B2G) ist bereits Pflicht

Es ist wichtig zu beachten, dass für Rechnungen an den öffentlichen Sektor (B2G) die E-Rechnung schon länger Pflicht ist. Lieferanten von Bundesbehörden und vielen Landesbehörden müssen bereits Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Das bedeutet: Wer Geschäfte mit dem Staat macht, braucht bereits jetzt einen Prozess, um diese spezifischen XML-Dateien zu erstellen.

Wichtige Fristen im Überblick

• 1. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen.
• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
• 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Transaktionen, unabhängig vom Umsatz.

Was ändert sich 2026?

2026 ist ein kritisches Übergangsjahr. Während die strikte Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für größere Unternehmen erst Anfang 2027 greift, sollten Unternehmen das Jahr 2026 nutzen, um ihre Systeme vollständig anzupassen. Die Notwendigkeit der "Zustimmung" des Empfängers zum Erhalt von E-Rechnungen entfällt für strukturierte Formate bereits ab 2025. Das bedeutet, dass Ihre Lieferanten Ihnen jederzeit XRechnung- oder ZUGFeRD-Rechnungen senden können und Sie gesetzlich verpflichtet sind, diese zu verarbeiten.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format nutzen?

Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931, dienen aber leicht unterschiedlichen Zwecken:

• XRechnung: Ein reines XML-Format. Es ist der bevorzugte Standard für die öffentliche Verwaltung (B2G) und nur maschinenlesbar. Für die menschliche Lesbarkeit ist eine Visualisierungssoftware erforderlich.
• ZUGFeRD (Factur-X): Ein hybrides Format, das aus einem visuellen PDF und einer eingebetteten XML-Datei besteht. Dies wird oft für B2B-Transaktionen bevorzugt, da es sowohl vom Menschen gelesen (PDF) als auch automatisch verarbeitet werden kann (XML).

Die Notwendigkeit einer pragmatischen Lösung

Ob für bestehende B2G-Verpflichtungen oder das kommende B2B-Mandat: Unternehmen benötigen einen zuverlässigen Weg, um ihre Standardrechnungen in konforme E-Rechnungsformate umzuwandeln. Die Implementierung komplexer ERP-Module kann teuer und zeitaufwendig sein.

Invoice-Converter.com bietet eine pragmatische, kostengünstige Alternative:

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• Kosteneffizient: Vermeiden Sie teure Software-Upgrades oder individuelle Entwicklungen. Zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen.
• Garantierte Konformität: Unser Konverter wird ständig aktualisiert, um den neuesten KOSIT- und EN 16931-Standards zu entsprechen, sodass Ihre Rechnungen von Behörden und Geschäftspartnern gleichermaßen akzeptiert werden.

Vorbereitung auf das Mandat 2027

Wenn der Umsatz Ihres Unternehmens 800.000 € übersteigt, müssen Sie bis zum 1. Januar 2027 bereit sein, konforme E-Rechnungen auszustellen. Das bedeutet:

1. ERP/Buchhaltungssoftware aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme XRechnung oder ZUGFeRD 2.x+ Dateien generieren können.
2. Stammdaten prüfen: E-Rechnungen erfordern präzise Daten, wie die Leitweg-ID für Behörden oder spezifische Käuferreferenzen (BT-10).
3. Workflow testen: Warten Sie nicht bis Dezember 2026. Beginnen Sie jetzt mit dem Testen der Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen.

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