XRechnung Pflichtfelder: Vollständige Feldreferenz 2025
Artikelüberblick
Dieser Artikel erklärt XRechnung Pflichtfelder: Vollständige Feldreferenz 2025 als praktische Referenz für die europäische E-Rechnung. Er definiert das Thema verständlich, ordnet es in den Compliance-Kontext ein und verbindet die Erklärung mit Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, UBL und CII.
Nutze den Artikel als Ausgangspunkt, bevor du einen Finanz- oder ERP-Prozess änderst: Kläre die anwendbare Länderregel oder Norm, entscheide über das erwartete strukturierte Format, validiere die erzeugte XML-Datei und dokumentiere einen Ausnahmeprozess für Rechnungen mit manueller Prüfung.
In diesem Feldleitfaden:
XRechnung Pflichtfelder verstehen
XRechnung folgt dem europäischen Standard EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Anforderungen. Jedes Feld hat eine spezifische Business Term (BT) oder Business Group (BG) Kennung. Dieser Leitfaden erklärt jedes Pflichtfeld für konforme Rechnungen.
Felder in XRechnung werden nach ihrer Anforderungsstufe kategorisiert:
- Pflichtfeld (M): Muss immer angegeben werden
- Bedingt (C): Unter bestimmten Bedingungen erforderlich
- Optional (O): Kann angegeben werden, aber nicht erforderlich
Rechnungskopf-Felder
BT-1: Rechnungsnummer (M)
Feldname: Rechnungsnummer / Invoice Number
Beschreibung: Eine eindeutige fortlaufende Kennung für die Rechnung, die vom Verkäufer vergeben wird.
Format: Text (1-80 Zeichen)
Beispiel: "RE-2025-001234"
Wichtig: Muss innerhalb Ihres Buchhaltungssystems eindeutig sein. Darf nicht wiederverwendet werden.
BT-2: Rechnungsdatum (M)
Feldname: Rechnungsdatum / Issue Date
Beschreibung: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Format: Datum (JJJJ-MM-TT)
Beispiel: "2025-01-16"
BT-3: Rechnungsart (M)
Feldname: Rechnungsart / Type Code
Beschreibung: Kennzeichnet, ob es sich um eine Standardrechnung, Gutschrift usw. handelt.
Gängige Codes:
- 380: Handelsrechnung (Standard)
- 381: Gutschrift
- 384: Korrigierte Rechnung
- 389: Eigenrechnung
BT-5: Rechnungswährung (M)
Feldname: Währung / Currency
Beschreibung: Die Währung, in der alle Rechnungsbeträge angegeben sind.
Format: ISO 4217 Währungscode
Beispiel: "EUR"
Lieferanten (Verkäufer) Informationen
BT-27: Verkäufername (M)
Feldname: Verkäufername / Seller Name
Beschreibung: Der vollständige rechtliche Name des Verkäufers.
Beispiel: "Mustermann GmbH"
BG-5: Verkäufer-Postanschrift (M)
Erforderliche Unterfelder:
- BT-35: Straße (M) - Straße und Hausnummer
- BT-37: Stadt (M) - Stadt/Ortsname
- BT-38: Postleitzahl (M) - PLZ
- BT-40: Ländercode (M) - ISO 3166-1 Alpha-2 Code (z.B. "DE")
BT-31: Umsatzsteuer-ID des Verkäufers (C)
Feldname: Umsatzsteuer-ID / VAT ID
Beschreibung: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.
Wann erforderlich: Bei Verwendung der Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M
Format: Ländercode + Nummer (z.B. "DE123456789")
BR-DE-16: Für deutsche Compliance ist die USt-ID bei diesen Steuerkategorien verpflichtend.
BT-34: Elektronische Adresse des Verkäufers (M)
Feldname: Elektronische Adresse / Endpoint ID
Beschreibung: Elektronische Adresse für das Routing, typischerweise PEPPOL-ID oder E-Mail.
Beispiel: "DE:VAT:DE123456789" oder "info@firma.de"
BR-DE-2: Pflichtfeld für deutsche B2G-Rechnungen.
Kunden (Käufer) Informationen
BT-44: Käufername (M)
Feldname: Käufername / Buyer Name
Beschreibung: Der vollständige Name des Käufers/Kunden.
Beispiel: "Bundesamt für XYZ"
BT-10: Käuferreferenz (C)
Feldname: Bestellreferenz / Purchase Order Reference
Beschreibung: Vom Käufer bereitgestellte Referenz (z.B. Bestellnummer).
Wann erforderlich: Wenn vom Käufer angegeben
Tipp: Immer angeben, wenn verfügbar - beschleunigt die Zahlungsabwicklung.
BT-EXTENSION: Leitweg-ID (M für B2G)
Feldname: Leitweg-ID (Buyer Reference)
Beschreibung: Deutsche spezifische Routing-ID für den öffentlichen Sektor.
Format: Alphanumerisch (bis zu 46 Zeichen)
Beispiel: "991-01234-76"
Kritisch: Muss exakt mit der von der Behörde bereitgestellten ID übereinstimmen. Falsche Leitweg-ID führt zur Ablehnung.
Rechnungspositionen
BG-25: Rechnungsposition (M)
Jede Position muss enthalten:
BT-126: Positionsnummer (M)
Fortlaufende Positionsnummer (1, 2, 3...)
BT-129: Berechnete Menge (M)
Menge der Artikel/Dienstleistungen
BT-130: Mengeneinheit (M)
Maßeinheit (z.B. "C62" für Stück, "HUR" für Stunden)
BT-146: Einzelpreis netto (M)
Preis pro Einheit ohne MwSt.
BT-131: Positionssumme netto (M)
Gesamtbetrag der Position (Menge × Einzelpreis)
BT-153: Artikelbezeichnung (M)
Beschreibung des Artikels/der Dienstleistung
BT-151: MwSt-Kategorie (M)
MwSt-Kategorie für diese Position
Steuerinformationen
BG-23: MwSt-Aufschlüsselung (M)
Für jeden angewendeten MwSt-Satz:
- BT-116: MwSt-Bemessungsgrundlage - Nettobetrag, der diesem MwSt-Satz unterliegt
- BT-117: MwSt-Betrag - MwSt-Betrag für diese Kategorie
- BT-118: MwSt-Kategorie-Code - Kategorie-Code (S, Z, E, etc.)
- BT-119: MwSt-Satz - MwSt-Prozentsatz (z.B. 19, 7, 0)
Gängige MwSt-Kategorie-Codes:
- S: Normalsatz (19% in Deutschland)
- AA: Ermäßigter Satz (7% in Deutschland)
- Z: Nullsatz
- E: Steuerbefreit
- AE: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft
- K: Innergemeinschaftliche Lieferung
- G: Ausfuhr außerhalb der EU
Zahlungsdetails
BT-9: Fälligkeitsdatum (C)
Beschreibung: Datum, bis zu dem die Zahlung fällig ist.
Format: Datum (JJJJ-MM-TT)
Wann erforderlich: Wenn Zahlungsbedingungen ein Fälligkeitsdatum angeben
BG-16/17: Zahlungsanweisungen
Wählen Sie eine Zahlungsmethode:
Überweisung (BG-17)
- BT-84: Zahlungskonto-ID (IBAN)
- BT-86: Zahlungsdienstleister-ID (BIC) - optional für SEPA
Lastschrift (BG-19)
- BT-89: Mandat-Referenz-ID
- BT-91: Belastetes Konto-ID
Spezielle deutsche Anforderungen
Deutsche Erweiterungen
Skonto
Bei Angebot von Skonto:
- Skontoprozentsatz
- Skontofrist in Tagen
- Skonto-Basisbetrag
Kontaktinformationen
Empfohlen anzugeben:
- BT-41: Verkäufer-Ansprechpartner
- BT-42: Verkäufer-Telefon
- BT-43: Verkäufer-E-Mail
Validierungstipps und häufige Fehler
Checkliste vor der Übermittlung
- ✓ Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt
- ✓ Leitweg-ID stimmt exakt überein (inkl. Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung)
- ✓ MwSt-Berechnungen sind korrekt (Positionsbeträge × MwSt-Satz = MwSt-Betrag)
- ✓ Summe der Positionsnettobeträge entspricht Rechnungszwischensumme
- ✓ Währungscodes sind gültige ISO-Codes
- ✓ Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT
- ✓ Ländercodes sind 2-stellige ISO-Codes
- ✓ USt-ID enthält Länderpräfix
Häufige Ablehnungsgründe
- ❌ Fehlende oder falsche Leitweg-ID
- ❌ Fehlende elektronische Adresse des Verkäufers (EndpointID)
- ❌ USt-ID fehlt, wenn erforderlich
- ❌ Rechenfehler in Summen
- ❌ Ungültige Datumsformate
- ❌ Fehlende Pflicht-Adressfelder
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