XRechnung & ZUGFeRD 2026: Belangrijke updates en deadlines

De route naar verplichte e-facturering in Duitsland

Het landschap van B2B-facturering in Duitsland ondergaat een significante transformatie. Met de "Wachstumschancengesetz" (Wet op groeikansen) heeft de Duitse overheid een duidelijk pad uitgezet richting verplichte elektronische facturering. Hoewel 2025 het begin van deze overgang markeert, zullen 2026 en 2027 cruciale mijlpalen zijn waar elk bedrijf op voorbereid moet zijn.

Publieke sector (B2G) is al verplicht

Het is belangrijk te onthouden dat e-facturering voor facturen aan de publieke sector (B2G) al enige tijd verplicht is. Leveranciers aan federale en veel regionale overheden zijn al verplicht om facturen in te dienen in het XRechnung-formaat. Dit betekent dat als u zaken doet met de overheid, u waarschijnlijk al een proces nodig heeft om deze specifieke XML-bestanden te genereren.

Belangrijke deadlines in een oogopslag

• 1 januari 2025: Alle Duitse bedrijven moeten in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen (bijv. XRechnung, ZUGFeRD) te ontvangen.
• 1 januari 2027: Bedrijven met een jaaromzet van meer dan €800.000 moeten e-facturen uitgeven voor B2B-transacties.
• 1 januari 2028: De e-factureringsverplichting geldt voor alle B2B-transacties, ongeacht de omzet.

Wat verandert er in 2026?

2026 is een kritisch overgangsjaar. Hoewel de strikte verplichting om e-facturen uit te geven voor grote bedrijven pas begin 2027 ingaat, moeten bedrijven 2026 gebruiken om hun systemen volledig aan te passen. De vereiste "voorafgaande toestemming" van ontvangers om e-facturen te ontvangen vervalt effectief voor gestructureerde formaten vanaf 2025. Dit betekent dat uw leveranciers u op elk moment XRechnung- of ZUGFeRD-facturen kunnen gaan sturen, en u bent wettelijk verplicht om deze te verwerken.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welk formaat gebruiken?

Beide formaten voldoen aan de Europese norm EN 16931, maar ze dienen enigszins verschillende doeleinden:

• XRechnung: Een puur XML-formaat. Het is de voorkeursstandaard voor publieke administratie (B2G) en is alleen machineleesbaar. Het vereist visualisatiesoftware om door mensen gelezen te worden.
• ZUGFeRD (Factur-X): Een hybride formaat bestaande uit een visuele PDF met een ingesloten XML-bestand. Dit wordt vaak de voorkeur gegeven voor B2B-transacties omdat het gemakkelijk door mensen kan worden gelezen (PDF) en automatisch door machines kan worden verwerkt (XML).

De noodzaak van een pragmatische oplossing

Of het nu gaat om bestaande B2G-verplichtingen of het aankomende B2B-mandaat, bedrijven hebben een betrouwbare manier nodig om hun standaardfacturen om te zetten naar conforme e-factuurformaten. Het implementeren van complexe ERP-modules kan kostbaar en tijdrovend zijn.

Invoice-Converter.com biedt een pragmatische, kosteneffectieve alternatief:

• Geen extra moeite: Upload eenvoudig uw bestaande PDF-factuur en wij converteren deze onmiddellijk naar XRechnung of ZUGFeRD.
• Kosteneffectief: Vermijd dure software-upgrades of maatwerkontwikkeling. Betaal alleen voor wat u nodig heeft.
• Compliance gegarandeerd: Onze converter wordt voortdurend bijgewerkt om te voldoen aan de nieuwste KOSIT- en EN 16931-normen, zodat uw facturen worden geaccepteerd door overheidsinstanties en zakenpartners.

Voorbereiding op het mandaat van 2027

Als de omzet van uw bedrijf hoger is dan €800.000, moet u klaar zijn om conforme e-facturen uit te geven per 1 januari 2027. Dit betekent:

1. Update uw ERP/boekhoudsoftware: Zorg ervoor dat uw systemen XRechnung- of ZUGFeRD 2.x+ bestanden kunnen genereren.
2. Controleer stamgegevens: E-facturen vereisen nauwkeurige gegevens, zoals de Leitweg-ID voor overheidsinstanties of specifieke koperreferenties (BT-10).
3. Test uw workflow: Wacht niet tot december 2026. Begin nu met het testen van het genereren en verzenden van e-facturen.

Blijf de regelgeving voor en zorg ervoor dat uw bedrijf ruim voor de deadlines van 2026/2027 compliant is met Invoice-Converter.com.