PDF Faturalarını E-Faturalara Dönüştürme: Adım Adım Kılavuz

E-Faturaları Anlamak ve Önemi

E-fatura, sadece bir PDF dosyasından daha fazlasıdır - standartlaştırılmış, makine tarafından okunabilir bir formatta fatura verilerini içeren yapılandırılmış bir elektronik belgedir. PDF'ler insan okunabilirliği için harika olsa da, modern iş süreçlerinin ve hükümet düzenlemelerinin giderek daha fazla gerektirdiği yapılandırılmış verilerden yoksundurlar.

Yaygın e-fatura standartları şunları içerir:

• XRechnung: Almanya'da B2G faturalama için zorunlu standart. Kapsamlı XRechnung kılavuzumuzda daha fazla bilgi edinin.
• ZUGFeRD: PDF ve XML'i birleştiren hibrit format, Alman B2B işlemlerinde popüler. Format karşılaştırma kılavuzumuza bakın.
• UBL: Elektronik iş belgeleri için yaygın olarak kullanılan uluslararası standart.

Dönüştürmeden Önce İhtiyacınız Olanlar

Dönüştürme sürecine başlamadan önce, aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:

• Eksiksiz Fatura Bilgileri:
  • Şirket bilgileri (ad, adres, vergi kimliği)
  • Müşteri bilgileri
  • Fatura numarası ve tarihi
  • Miktarlar ve fiyatlarla satır kalemleri
  • Vergi tutarları ve oranları
  • Ödeme koşulları ve banka bilgileri
• PDF Tipi Değerlendirmesi: PDF'nizin şu olup olmadığını belirleyin:
  • Metin tabanlı (dönüştürmesi daha kolay)
  • Taranmış görüntü (OCR işleme gerektirir)
• Alıcı Gereksinimleri: Alıcınızın hangi e-fatura formatını gerektirdiğini bilin. Devlet kurumları için, AB E-Faturalama 2025 kılavuzumuza bakın.

Adım Adım Dönüştürme Süreci

Adım 1: PDF'nizden Veri Çıkarın

İlk adım, PDF faturanızdan veri çıkarmaktır. Süreç, PDF tipinize bağlı olarak değişir:

• Metin tabanlı PDF'ler: Veriler, yapay zeka destekli araçlar kullanılarak otomatik olarak çıkarılabilir.
• Taranmış PDF'ler: Çıkarmadan önce görüntüleri metne dönüştürmek için Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi gereklidir.

Adım 2: Verileri E-Fatura Alanlarına Eşleyin

Her e-fatura formatının belirli alan gereksinimleri vardır. Örneğin:

• XRechnung: Fatura Numarası için BT-1 gibi belirli iş terimleri (BT) kullanır
• UBL: Her veri öğesi için standartlaştırılmış XML etiketlerine sahiptir
• Gerekli Alanlar: Tüm zorunlu alanların doğru şekilde doldurulduğundan emin olun

Adım 3: E-Faturayı Oluşturun

E-faturayı oluşturmak için iki ana seçeneğiniz var:

Adım 4: Doğrulayın ve Gönderin

E-faturanızı göndermeden önce:

• Doğrulama: Uyumluluğu sağlamak için resmi doğrulama araçlarını kullanın
• Teslimat Yöntemi: Uygun iletim kanalını seçin (portal, e-posta, vb.)
• Kayıt Tutma: Kayıtlarınız için bir kopya saklayın

Yaygın Tuzaklar ve Bunlardan Nasıl Kaçınılır

• Eksik Zorunlu Alanlar: Tüm gerekli alanların mevcut olduğunu iki kez kontrol edin
• Yanlış Veri Eşleme: Alan eşlemelerinin standardın gereksinimlerine uyduğunu doğrulayın
• Format Hataları: Çıktı dosyasının gerekli spesifikasyonları karşıladığından emin olun
• Karakter Kodlama Sorunları: Özel karakterler için UTF-8 kodlaması kullanın

Çevrimiçi Dönüştürücü Kullanmanın Avantajları

• Zaman Verimliliği: Manuel veri girişi olmadan faturaları hızlıca dönüştürün
• Azaltılmış Hatalar: Yapay zeka destekli çıkarma insan hatasını minimize eder
• Format Uyumluluğu: Standart gereksinimleri karşılamak için otomatik biçimlendirme
• Yazılım Kurulumu Yok: Araca doğrudan tarayıcınız üzerinden erişin
• Maliyet Etkin: Pahalı yazılım lisanslarına gerek yok

Sıkça Sorulan Sorular