# E-facturatie in Polen

Belangrijke formats, routingopties en een praktische checklist voor het versturen van conforme e-facturen in Polen.

## Wat in de praktijk telt

Deze Polen-gids legt KSeF-indiening, gestructureerde XML, NIP-validatie en statustracking uit, zodat de eerste verzending soepeler verloopt.

## Veelgebruikte e-factuurformats

- Structured XML (KSeF)

## Routing & levering

- [KSeF](https://ksef.podatki.gov.pl/): Portaal

## Veelvoorkomende identificaties

- NIP
- VAT ID

## Scope & verplichtingen

Polen richt zich op KSeF: een platformmodel met gestructureerde XML-eisen.

## Landspecifieke operationele aandachtspunten voor Polen

- Modelleer KSeF-statussen als juridische workflowstatussen, niet alleen als afleverlogs; downstream accounting moet wachten op de verwachte platformuitkomst.
- Houd authenticatie, token-eigenaarschap en providerdelegatie gescheiden van XML-generatie, zodat operationele wijzigingen de mapping niet raken.
- Bewaar platform-ID’s en ontvangstmetadata bij het factuurrecord voor reconciliatie en disputen.
- JPK_FA: maandelijks e-factuurregisterbestand vereist van btw-plichtige entiteiten — los van KSeF.
- White List (Wykaz podatników VAT): openbaar register van geldige Poolse btw-nummers; betalingen naar niet-vermelde rekeningen kunnen het recht op btw-aftrek doen vervallen.

## Snelle checklist

- Routering: KSeF is het centrale platform voor indiening en statustracking.
- Identifiers: NIP is essentieel; gebruik correct en consistent.
- Voorbereiding: platform-acknowledgements en status lifecycle horen bij het proces.
- KSeF (Krajowy System e-Faktur): nationaal clearance-platform, verplicht vanaf 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen, vanaf 1 april 2026 voor de meeste andere belastingplichtigen en vanaf 1 januari 2027 voor belastingplichtigen met de kleine maandelijkse omzetuitstel.
- FA(3)-schema (huidig KSeF 2.0): het XML-schema voor de verplichte fase; FA(1) en FA(2) horen bij eerdere vrijwillige of overgangsfases.
- UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru): de officiële ontvangstbevestiging die KSeF afgeeft bij een geslaagde indiening.
- Vrijwillige fase: KSeF stond open voor vrijwillige indiening van januari 2022 tot de verplichting in werking trad.

## Hoe versturen (praktische stappen)

1. Bevestig indieningsmethode (portal/API/provider) en vereiste authenticatie.
2. Controleer buyer/seller identifiers (vooral NIP) en masterdata.
3. Genereer de vereiste XML en valideer tegen platformregels.
4. Dien in, volg statusupdates en bewaar receipts.

## Validatie & compliance

- Behandel platformresponses en status als onderdeel van facturatie.
- Zorg dat identifiers en partijdata compleet en consistent zijn.
- Controleer totalen en btw-verdeling.

## Veelvoorkomende valkuilen

- Onjuiste NIP of inconsistent gebruik.
- Ontbrekende platform-vereiste metadata/identifiers.
- Statusfeedback en retry-logica negeren.
- In de verplichte KSeF 2.0-fase een FA(1)- of FA(2)-factuur sturen — FA(3) is het huidige schema.
- De UPO-bevestiging niet correct verwerken — zonder UPO is de factuur in Polen niet officieel uitgegeven.

## Veelgestelde vragen

### Wat is het belangrijkste factuurkanaal in Polen?
KSeF is het centrale platform voor gestructureerde factuuraanlevering en statustracking.

### Wat moet ik vóór verzending naar KSeF controleren?
Controleer NIP, partijgegevens, XML-structuur en de door het platform vereiste metadata voordat je indient.

## Officiële links

- [KSeF](https://ksef.podatki.gov.pl/)

## Gerelateerde bronnen

- [DIN EN 16931-1 standaard](/resources/compliance/din-en-16931-1-standard)
- [Europees e-facturatiemandaat](/resources/compliance/european-e-invoicing-mandate)