# E-factuurplicht 2027 in Duitsland: wat kantoren cliënten zonder e-factuursoftware kunnen aanraden

- 2026-11-07

Vanaf 1 januari 2027 moeten Duitse ondernemingen met een totale omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken. Vanaf 2028 geldt de plicht in principe voor alle binnenlandse ondernemingen in het B2B-verkeer. Deze gids laat belastingadviseurs en boekhouders zien welke cliënten geraakt worden en welke opties cliënten zonder geschikte software hebben.

## Wat er voor cliënten verandert

Veel cliënten maken facturen in Word, Excel of een ouder programma en versturen ze als pdf. Vanaf 2027 is dat voor een deel van de cliënten niet meer genoeg wanneer zij andere ondernemingen factureren.

Sinds 1 januari 2025 moeten ondernemingen in Duitsland leveringen aan andere binnenlandse ondernemingen in de regel met een e-factuur factureren. Een gewone pdf is geen e-factuur. De wet noemt dat een andere factuur (sonstige Rechnung). De overgangsregels in § 27 lid 38 UStG staan andere facturen nog een beperkte tijd toe. Voor facturen aan overheidsopdrachtgevers gelden daarnaast eigen regels, bijvoorbeeld sinds 27 november 2020 de federale e-factuurverordening (ERechV).

De informatie in deze gids is bijgewerkt tot 7 november 2026. Ze is gebaseerd op § 14 en § 27 lid 38 UStG, de FAQ over de e-factuur van het Duitse federale ministerie van Financiën (BMF, stand 29 oktober 2026), de BMF-brief van 15 oktober 2024 (BStBl I S. 1320) en de BMF-brieven van 15 oktober 2025 en 15 oktober 2026.

## Welke cliënten vanaf wanneer e-facturen moeten uitreiken

| Periode | Wie | Wat geldt |
| --- | --- | --- |
| Sinds 1 januari 2025 | Alle binnenlandse ondernemingen | Ze moeten e-facturen kunnen ontvangen. Een e-mailpostvak is daarvoor genoeg. |
| Leveringen in 2025 en 2026 | Alle uitreikers | Een papieren factuur is toegestaan. Een ander elektronisch formaat zoals pdf is toegestaan als de ontvanger instemt. Dit geldt alleen voor facturen die de uitreiker uiterlijk op 31 december 2026 verzendt. |
| Leveringen in 2027 | Totale omzet 2026 boven 800.000 euro | Een e-factuur is verplicht, tenzij een uitzondering geldt. Een EDI-procedure blijft tot 31 december 2027 toegestaan als de ontvanger instemt. |
| Leveringen in 2027 | Totale omzet 2026 tot en met 800.000 euro | Papier, of een ander elektronisch formaat als de ontvanger instemt, blijft toegestaan. Dit geldt alleen voor facturen die de uitreiker uiterlijk op 31 december 2027 verzendt. |
| Leveringen vanaf 1 januari 2028 | Alle binnenlandse ondernemingen in het B2B-verkeer | Een e-factuur is verplicht, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. |

> **Geldt de Duitse e-factuurplicht voor u?**
>
> Duitsland: sinds 1 januari 2025 moet elke onderneming e-facturen kunnen ontvangen. Uitgevers met een totale omzet over 2026 boven € 800.000 moeten vanaf 1 januari 2027 e-facturen uitgeven, alle anderen vanaf 1 januari 2028. Tot dan blijven papier of andere formaten met toestemming van de ontvanger toegestaan. Vrijgesteld van uitgeven: Kleinunternehmer, facturen tot € 250, vervoersbewijzen en leveringen vrijgesteld onder § 4 Nr. 8–29 UStG. XRechnung en ZUGFeRD of Factur-X vanaf profiel BASIC voldoen; een gewone pdf en de profielen MINIMUM en BASIC WL niet.

## De drempel van 800.000 euro controleren

De drempel gaat uit van de totale omzet (Gesamtumsatz) van de uitreiker volgens § 19 lid 2 UStG in het voorgaande kalenderjaar. Voor leveringen in 2027 telt dus de totale omzet van 2026. Volgens de BMF-brief van 15 oktober 2024 (nr. 64) telt bij een fiscale eenheid voor de btw (Organschaft) de omzet van de hele eenheid. Bij een creditnota door de afnemer (Gutschrift) telt de totale omzet van de onderneming die haar uitreikt. Reikt een derde zoals een kantoor de factuur uit, dan telt de totale omzet van de cliënt.

Volgens de tekst van § 27 lid 38 nr. 1 UStG en de BMF-brief van 15 oktober 2024 (nr. 63 en 64) dekt de overgangsregel leveringen uit 2025 en 2026 alleen voor facturen die de uitreiker uiterlijk op 31 december 2026 verzendt. Nr. 2 dekt alleen leveringen vanaf 1 januari 2027. Factureert een cliënt een levering uit 2026 pas in 2027, dan moet die factuur dus een e-factuur zijn, tenzij een uitzondering geldt. Dat geldt ook als de totale omzet 800.000 euro of minder bedraagt. Hetzelfde geldt voor leveringen uit 2027 die een cliënt pas in 2028 factureert.

De plicht raakt ook de klanten van uw cliënten. Moet een uitreiker een e-factuur uitreiken en reikt hij in plaats daarvan een andere factuur uit, dan geeft die factuur de ontvanger in principe geen recht op aftrek van voorbelasting. Het BMF noemt uitzonderingen, bijvoorbeeld een correctie met een later uitgereikte e-factuur.

## Wanneer geen e-factuur nodig is

De plicht geldt alleen als de btw-wet een factuur vereist. Volgens de FAQ van het BMF is in deze gevallen geen e-factuur nodig:

- Facturen aan consumenten (B2C).
- Veel vrijgestelde handelingen volgens § 4 nr. 8 tot en met 29 UStG, bijvoorbeeld vrijgestelde verhuur van onroerend goed.
- Facturen voor kleine bedragen tot 250 euro bruto (§ 33 UStDV).
- Vervoerbewijzen die als factuur gelden (§ 34 UStDV).
- Leveringen van kleine ondernemingen onder de Kleinunternehmer-regeling (§ 34a UStDV). Deze ondernemingen moeten e-facturen wel kunnen ontvangen.
- Leveringen aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, bijvoorbeeld veel verenigingen.

## Welke formaten als e-factuur tellen

| Formaat | Telt als e-factuur | Opmerking |
| --- | --- | --- |
| XRechnung | Ja | Het bestand is zuivere XML volgens EN 16931 met Duitse regels. Om het bestand te lezen heeft de ontvanger een programma of viewer nodig, bijvoorbeeld de e-factuurviewer van de belastingdienst op www.e-rechnung.elster.de. |
| ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, behalve MINIMUM en BASIC-WL | Ja | Het bestand is een pdf met ingesloten XML. Wijken XML en pdf van elkaar af, dan gelden de gegevens van de XML. |
| ZUGFeRD in het profiel MINIMUM of BASIC-WL | Nee | Het BMF sluit deze profielen uitdrukkelijk uit. Het bestand telt dan als andere factuur. |
| Andere formaten volgens EN 16931 | Ja | Voorbeelden zijn UBL- of CII-facturen volgens EN 16931. Uitreiker en ontvanger spreken af welk toegestaan formaat ze gebruiken. |
| EDI-procedures | Na afspraak | Het formaat moet een juiste en volledige extractie van de verplichte factuurgegevens mogelijk maken naar een formaat dat voldoet aan EN 16931 of daarmee interoperabel is (§ 14 lid 1 zin 7 UStG). |
| Pdf per e-mail of papier | Nee | Dit is een andere factuur. Die is alleen toegestaan binnen de overgangsregels of een uitzondering. |

## Opties voor cliënten zonder e-factuursoftware

| Optie | Geschikt voor | Waar cliënten op letten |
| --- | --- | --- |
| Het factuurprogramma bijwerken of vervangen | Cliënten met veel of terugkerende facturen. | Vraag de leverancier of het programma een toegestaan formaat maakt, bijvoorbeeld XRechnung of ZUGFeRD in het profiel EN 16931. |
| De pdf omzetten naar een e-factuur | Cliënten die hun huidige programma houden en weinig facturen maken. | De cliënt controleert bij elke factuur de herkende gegevens vóór de download. |
| De XRechnung in een formulier maken | Losse facturen zonder kant-en-klare pdf. | De cliënt voert alle gegevens met de hand in. Bij veel regels kost dat tijd. |

## Hoe Invoice Converter in deze opties past

De converter leest een pdf-factuur en maakt er XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL of CII van. De cliënt controleert de herkende gegevens voordat hij het bestand downloadt.

In de stap "Gegevens controleren" ziet de cliënt elk herkend veld en corrigeert het waar nodig. Slechte scans en ongebruikelijke lay-outs vragen vaak correcties. Fiscale bijzonderheden zoals de verleggingsregeling (reverse charge) vragen altijd een zorgvuldige controle.

Vóór de download valideert de dienst het bestand, bij XRechnung met de KoSIT-validator. Fouten blokkeren de download van het definitieve bestand. Een geslaagde validatie toont dat het bestand voldoet aan het formaat en de regels van de standaard. Ze toont niet dat bedragen, prestatie en btw-tarief overeenkomen met de oorspronkelijke factuur. Het BMF raadt uitreikers aan een e-factuur te valideren wanneer zij die maken en versturen.

Voor ZUGFeRD maakt de converter standaard het profiel EN 16931. De cliënt kan ook het profiel EXTENDED of XRechnung kiezen. De converter biedt MINIMUM en BASIC-WL niet aan.

De dienst maakt het bestand. Hij verstuurt het niet. De cliënt stuurt de e-factuur zelf naar zijn klant, bijvoorbeeld per e-mail.

## Kosten voor cliënten

| Dienst | Prijs |
| --- | --- |
| Een pdf uploaden en de herkende gegevens controleren | Gratis |
| Download van een geconverteerde e-factuur | € 5 per conversie (excl. belastingen), of gebruik een abonnement |
| Abonnement | Vanaf € 10/maand bij jaarlijkse facturering (excl. belastingen) |
| Een XRechnung in het formulier maken, met een account | Gratis, tenzij de factuur overeenkomt met een conversie van de laatste 180 dagen. Dan kost de download hetzelfde als een conversie. |

## Grenzen als u voor meerdere cliënten werkt

Elk account heeft precies één set verkoperstamgegevens. Werkruimten voor meerdere cliënten zijn er op dit moment niet.

De dienst rekent alle conversies van een account via dat account af. Voor cliënten met terugkerende facturen is een eigen account met eigen stamgegevens vaak eenvoudiger.

Volgens de btw-wet kan een derde, zoals een kantoor, facturen uitreiken in naam en voor rekening van een cliënt (§ 14 lid 2 zin 7 UStG). De cliënt moet dan zorgen dat de derde de formele voorwaarden van §§ 14 en 14a UStG naleeft (afdeling 14.1 lid 3 zin 8 UStAE).

> **Schakel de stamgegevens uit bij elke factuur van een cliënt**: Zet u facturen van meerdere cliënten om met één account, open dan vóór elke conversie "Geavanceerde opties" en haal het vinkje weg bij "Stamgegevens van de verkoper uit uw profiel gebruiken". Anders vervangt elke opgeslagen waarde de herkende verkopers- of betaalwaarde van de cliënt. In het profiel bepaalt "Opgeslagen verkopergegevens automatisch gebruiken" of dit standaard aanstaat. E-mailimports in het Enterprise-abonnement volgen altijd deze profielinstelling. Hebt u geen verkoperstamgegevens opgeslagen, dan kunt u deze stap overslaan.

## Checklist voor het advies aan cliënten

1. Bepaal voor elke cliënt de totale omzet 2026 volgens § 19 lid 2 UStG, bij een fiscale eenheid (Organschaft) de omzet van de hele eenheid, en noteer of die boven 800.000 euro ligt.
2. Controleer of een uitzondering geldt, bijvoorbeeld voor Kleinunternehmer, facturen voor kleine bedragen of facturen aan consumenten.
3. Ga na of het factuurprogramma van de cliënt XRechnung of ZUGFeRD in een toegestaan profiel maakt.
4. Vraag de cliënt om met belangrijke klanten formaat, kopersreferentie en ontvangstkanaal af te stemmen. Een XRechnung vraagt de kopersreferentie (BT-10) volgens regel BR-DE-15.
5. Vraag de cliënt om vóór de deadline een testfactuur te maken, te controleren en naar een klant te sturen.
6. Leg vast wie afgewezen facturen afhandelt.
7. Zorg dat cliënten facturen voor leveringen uit 2026 die ze pas in 2027 verzenden als e-factuur uitreiken, tenzij een uitzondering geldt.
8. Herinner cliënten eraan facturen acht jaar te bewaren. Bij een e-factuur moet het gestructureerde deel ongewijzigd blijven.

## Veelgestelde vragen van kantoren

### Is een pdf per e-mail vanaf 2027 nog genoeg?
Voor leveringen in 2027 wel, als de totale omzet van de cliënt in 2026 hoogstens 800.000 euro was, de ontvanger instemt en de cliënt de factuur uiterlijk op 31 december 2027 verzendt. Ongeacht de omzet blijft een andere factuur toegestaan als een uitzondering geldt, bijvoorbeeld een factuur voor een klein bedrag tot 250 euro bruto. Voor leveringen uit 2026 is een pdf volgens de tekst van de wet alleen genoeg als de cliënt de factuur uiterlijk op 31 december 2026 verzendt. Vanaf 2028 is een pdf in het B2B-verkeer in principe niet meer genoeg, tenzij een uitzondering geldt.

### Voldoet elk ZUGFeRD-bestand aan de plicht?
Nee. Volgens het BMF voldoen ZUGFeRD-bestanden vanaf versie 2.0.1 aan de voorwaarden, behalve in de profielen MINIMUM en BASIC-WL. Vraag de leverancier van het factuurprogramma welk profiel het maakt.

### Kan een cliënt een XRechnung maken zonder software?
Ja. Met een account maakt de cliënt de XRechnung in het formulier voor het maken van een XRechnung. Dat kost niets, tenzij de factuur overeenkomt met een conversie van de laatste 180 dagen. Dan kost de download hetzelfde als een conversie.

### Mag het kantoor e-facturen voor cliënten maken?
Volgens de btw-wet wel. Een derde kan een factuur uitreiken in naam en voor rekening van de ondernemer (§ 14 lid 2 zin 7 UStG). De cliënt blijft ervoor verantwoordelijk dat de factuur aan de formele voorwaarden voldoet. Hebt u in uw account verkoperstamgegevens opgeslagen, schakel ze dan in de converter bij elke conversie uit. Dan blijven de verkopersgegevens uit de pdf van de cliënt in de factuur.

### Kan ik meerdere cliënten in één account beheren?
Nee. Er is geen cliëntenbeheer. Elk account heeft één set verkoperstamgegevens en een eigen afrekening. Raad cliënten met terugkerende facturen een eigen account aan.

### Verstuurt Invoice Converter de e-factuur naar de klant?
Nee. De dienst maakt en valideert het bestand. De cliënt verstuurt het zelf, bijvoorbeeld per e-mail. De wet schrijft geen bepaald verzendkanaal voor.

### Hoe zit het met gegevensbescherming bij facturen van cliënten?
Facturen bevatten persoonsgegevens. Lees vóór de eerste upload de verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG. Daarin staan de subverwerkers en hun locaties.

## Volgende stappen

- [Een pdf omzetten naar XRechnung](/pdf-to-xrechnung)
- [Een pdf omzetten naar ZUGFeRD](/pdf-to-zugferd)
- [Een XRechnung in het formulier maken](/create-xrechnung)
- [Een bestaande XRechnung valideren](/xrechnung-validator)
- [ZUGFeRD-profielen vergelijken](/resources/zugferd/profiles)
- [Prijzen bekijken](/pricing)
- [De verwerkersovereenkomst lezen (Engels)](/en/dpa)

## Bronnen

- [FAQ van het Duitse federale ministerie van Financiën over de e-factuur (Duits)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
- [§ 27 UStG met de overgangsregels in lid 38 (Duits)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
- [§ 14 UStG over het uitreiken van facturen (Duits)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [BMF-brief van 15 oktober 2024 (BStBl I S. 1320), kopie van de belastingdienst van Nedersaksen (Duits)](https://lstn.niedersachsen.de/download/214737)
- [BMF-brief van 15 oktober 2025 (Duits)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html)
- [BMF-brief van 15 oktober 2026 (Duits)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2026-10-15-obligatorische-elektronische-rechnung.html)