# E-Rechnungspflicht 2027: Was Kanzleien Mandanten ohne E-Rechnungs-Software empfehlen können

- 2026-11-07

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft. Dieser Leitfaden zeigt Kanzleien, welche Mandanten betroffen sind und welche Wege Mandanten ohne passende Software haben.

## Was sich für Mandanten ändert

Viele Mandanten schreiben Rechnungen in Word, Excel oder einem älteren Programm und versenden sie als PDF. Für Leistungen an andere Unternehmen reicht das ab 2027 für einen Teil der Mandanten nicht mehr.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland Leistungen an andere inländische Unternehmen regelmäßig mit einer E-Rechnung abrechnen. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG erlauben sonstige Rechnungen noch für eine begrenzte Zeit. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Vorschriften, zum Beispiel seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV).

Die Angaben in diesem Leitfaden haben den Stand 7. November 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand 29. Oktober 2026), das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026.

## Welche Mandanten ab wann E-Rechnungen ausstellen müssen

| Zeitraum | Betroffene | Was gilt |
| --- | --- | --- |
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen | Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. |
| Leistungen aus 2025 und 2026 | Alle Aussteller | Eine Papierrechnung ist erlaubt. Ein anderes elektronisches Format wie PDF ist mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Das gilt nur für Rechnungen, die der Aussteller bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt. |
| Leistungen aus 2027 | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | Eine E-Rechnung ist Pflicht, soweit keine Ausnahme gilt. Ein EDI-Verfahren bleibt mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt. |
| Leistungen aus 2027 | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format bleibt erlaubt. Das gilt nur für Rechnungen, die der Aussteller bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt. |
| Leistungen ab 1. Januar 2028 | Alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft | Eine E-Rechnung ist Pflicht, soweit keine gesetzliche Ausnahme gilt. |

> **Gilt die E-Rechnungspflicht für Sie?**
>
> Deutschland: Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Aussteller mit einem Gesamtumsatz 2026 von mehr als 800.000 € müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab 1. Januar 2028. Bis dahin bleiben Papier oder andere Formate mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen: Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 €, Fahrausweise und nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfreie Umsätze. XRechnung sowie ZUGFeRD oder Factur-X ab Profil BASIC erfüllen die Pflicht; ein reines PDF und die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht.

## Die 800.000-Euro-Grenze prüfen

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Leistungen im Jahr 2027 zählt also der Gesamtumsatz 2026. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 64) zählt bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft der Umsatz des gesamten Organkreises. Bei einer Gutschrift zählt der Gesamtumsatz des Unternehmers, der die Gutschrift ausstellt. Stellt ein Dritter wie eine Kanzlei die Rechnung aus, zählt der Gesamtumsatz des Mandanten.

Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG und nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 63 und 64) gilt die Übergangsregel für Leistungen aus 2025 und 2026 nur für Rechnungen, die der Aussteller bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt. Nr. 2 erfasst nur Leistungen ab dem 1. Januar 2027. Stellt ein Mandant eine Rechnung für eine Leistung aus 2026 erst 2027, muss sie danach eine E-Rechnung sein, soweit keine Ausnahme greift. Das gilt auch bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro. Das Gleiche gilt für Leistungen aus 2027, die ein Mandant erst 2028 abrechnet.

Die Pflicht betrifft auch die Kunden Ihrer Mandanten. Muss ein Aussteller eine E-Rechnung ausstellen und stellt er stattdessen eine sonstige Rechnung aus, berechtigt diese den Empfänger grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Das BMF nennt Ausnahmen, zum Beispiel die Berichtigung durch eine nachträgliche E-Rechnung.

## Wann keine E-Rechnung nötig ist

Die Pflicht gilt nur, wenn das Umsatzsteuerrecht eine Rechnung verlangt. Nach der FAQ des BMF ist in diesen Fällen keine E-Rechnung nötig:

- Rechnungen an Endverbraucher (B2C).
- Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel steuerfreie Grundstücksvermietungen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen können.
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.

## Welche Formate als E-Rechnung zählen

| Format | Zählt als E-Rechnung | Hinweis |
| --- | --- | --- |
| XRechnung | Ja | Die Datei ist reines XML nach EN 16931 mit deutschen Regeln. Zum Lesen braucht der Empfänger ein Programm oder einen Viewer, zum Beispiel den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de. |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL | Ja | Die Datei ist ein PDF mit eingebetteter XML. Weichen XML und PDF voneinander ab, gelten die Daten der XML. |
| ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL | Nein | Das BMF nimmt diese Profile ausdrücklich aus. Die Datei gilt dann als sonstige Rechnung. |
| Andere Formate nach EN 16931 | Ja | Beispiele sind UBL- oder CII-Rechnungen nach EN 16931. Welches zulässige Format sie nutzen, vereinbaren Aussteller und Empfänger. |
| EDI-Verfahren | Nach Vereinbarung | Das Format muss die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format erlauben (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). |
| PDF per E-Mail oder Papier | Nein | Das ist eine sonstige Rechnung. Sie ist nur im Rahmen der Übergangsregeln oder einer Ausnahme erlaubt. |

## Wege für Mandanten ohne E-Rechnungs-Software

| Weg | Passt für | Was Mandanten beachten |
| --- | --- | --- |
| Rechnungsprogramm aktualisieren oder wechseln | Mandanten mit vielen oder regelmäßigen Rechnungen. | Fragen Sie den Anbieter, ob das Programm ein zulässiges Format erzeugt, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931. |
| PDF in eine E-Rechnung umwandeln | Mandanten, die ihr bisheriges Programm behalten und wenige Rechnungen schreiben. | Der Mandant prüft vor dem Download bei jeder Rechnung die erkannten Daten. |
| XRechnung im Formular erstellen | Einzelne Rechnungen ohne fertiges PDF. | Der Mandant gibt alle Angaben von Hand ein. Bei vielen Positionen kostet das Zeit. |

## Wie der Invoice Converter in diese Wege passt

Der Konverter liest eine PDF-Rechnung und erzeugt daraus XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL oder CII. Der Mandant prüft die erkannten Daten, bevor er die Datei herunterlädt.

Im Schritt "Daten prüfen" sieht der Mandant jedes erkannte Feld und korrigiert es bei Bedarf. Schlechte Scans und ungewöhnliche Layouts brauchen oft Korrekturen. Steuerliche Sonderfälle wie Reverse Charge brauchen immer eine sorgfältige Prüfung.

Vor dem Download validiert der Dienst die Datei, bei XRechnung mit dem KoSIT-Validator. Fehler blockieren den Download der fertigen Datei. Eine bestandene Validierung zeigt, dass die Datei das Format und die Regeln des Standards erfüllt. Ob Beträge, Leistung und Steuersatz mit der Originalrechnung übereinstimmen, zeigt sie nicht. Das BMF empfiehlt eine Validierung beim Erstellen und Versenden.

Für ZUGFeRD erzeugt der Konverter standardmäßig das Profil EN 16931. Der Mandant kann auch das Profil EXTENDED oder XRechnung wählen. MINIMUM und BASIC-WL bietet der Konverter nicht an.

Der Dienst erstellt die Datei. Er versendet sie nicht. Der Mandant schickt die E-Rechnung selbst an seinen Kunden, zum Beispiel per E-Mail.

## Kosten für Mandanten

| Leistung | Preis |
| --- | --- |
| PDF hochladen und erkannte Daten prüfen | Kostenlos |
| Download einer konvertierten E-Rechnung | 5 € zzgl. Steuern pro Konvertierung, oder Sie nutzen ein Abo |
| Abo | Ab 10 €/Monat zzgl. Steuern bei jährlicher Zahlung |
| XRechnung im Formular erstellen, mit Konto | Kostenlos, außer die Rechnung entspricht einer Konvertierung der letzten 180 Tage. Dann kostet der Download so viel wie eine Konvertierung. |

## Grenzen bei der Arbeit für mehrere Mandanten

Jedes Konto hat genau einen Satz Verkäufer-Stammdaten. Arbeitsbereiche für mehrere Mandanten gibt es derzeit nicht.

Der Dienst rechnet alle Konvertierungen eines Kontos über dieses Konto ab. Für Mandanten mit regelmäßigen Rechnungen ist ein eigenes Konto mit eigenen Stammdaten oft einfacher.

Umsatzsteuerlich kann ein Dritter, zum Beispiel eine Kanzlei, Rechnungen im Namen und für Rechnung eines Mandanten ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG). Der Mandant muss dann sicherstellen, dass der Dritte die formalen Voraussetzungen der §§ 14 und 14a UStG einhält (Abschnitt 14.1 Abs. 3 Satz 8 UStAE).

> **Stammdaten bei jeder Mandantenrechnung ausschalten**: Wandeln Sie Rechnungen mehrerer Mandanten mit einem Konto um, öffnen Sie vor jeder Konvertierung "Erweiterte Optionen" und entfernen Sie den Haken bei "Verkäufer-Stammdaten aus dem Profil verwenden". Sonst ersetzt jeder gespeicherte Wert den erkannten Verkäufer- oder Zahlungswert des Mandanten. Im Profil legen Sie mit "Gespeicherte Verkäuferdaten automatisch verwenden" fest, ob die Übernahme standardmäßig aktiv ist. E-Mail-Importe im Enterprise-Tarif folgen immer dieser Profileinstellung. Haben Sie keine Verkäufer-Stammdaten gespeichert, entfällt dieser Schritt.

## Checkliste für die Beratung

1. Ermitteln Sie für jeden Mandanten den Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG, bei einer Organschaft den Umsatz des gesamten Organkreises, und halten Sie fest, ob er über 800.000 Euro liegt.
2. Prüfen Sie, ob eine Ausnahme greift, zum Beispiel bei Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen an Endverbraucher.
3. Klären Sie, ob das Rechnungsprogramm des Mandanten XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt.
4. Lassen Sie den Mandanten wichtige Kunden nach Format, Käuferreferenz und Empfangsweg fragen. Eine XRechnung braucht die Käuferreferenz (BT-10) nach Regel BR-DE-15.
5. Lassen Sie den Mandanten vor dem Stichtag eine Testrechnung erstellen, prüfen und an einen Kunden senden.
6. Legen Sie fest, wer abgelehnte Rechnungen bearbeitet.
7. Stellen Sie sicher, dass Mandanten Rechnungen für Leistungen aus 2026, die sie erst 2027 übermitteln, als E-Rechnung ausstellen, soweit keine Ausnahme greift.
8. Erinnern Sie Mandanten daran, Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben.

## Häufige Fragen von Kanzleien

### Reicht ein PDF per E-Mail ab 2027 noch aus?
Für Leistungen im Jahr 2027 ja, wenn der Gesamtumsatz des Mandanten 2026 höchstens 800.000 Euro betrug, der Empfänger zustimmt und der Mandant die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt. Unabhängig vom Umsatz bleibt eine sonstige Rechnung erlaubt, wenn eine Ausnahme greift, zum Beispiel eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Für Leistungen aus 2026 reicht ein PDF nach dem Wortlaut des Gesetzes nur, wenn der Mandant die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt. Ab 2028 reicht ein PDF im B2B-Geschäft grundsätzlich nicht mehr, außer eine Ausnahme greift.

### Erfüllt jede ZUGFeRD-Datei die Pflicht?
Nein. Nach dem BMF erfüllen ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Fragen Sie den Anbieter des Rechnungsprogramms, welches Profil es erzeugt.

### Kann ein Mandant eine XRechnung ohne Software erstellen?
Ja. Mit einem Konto erstellt er die XRechnung im Formular unter "XRechnung erstellen". Das kostet nichts, außer die Rechnung entspricht einer Konvertierung der letzten 180 Tage. Dann kostet der Download so viel wie eine Konvertierung.

### Darf die Kanzlei E-Rechnungen für Mandanten erstellen?
Umsatzsteuerlich ja. Ein Dritter kann eine Rechnung im Namen und für Rechnung des Unternehmers ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG). Der Mandant bleibt dafür verantwortlich, dass die Rechnung die formalen Voraussetzungen erfüllt. Haben Sie im Konto Verkäufer-Stammdaten gespeichert, schalten Sie sie im Konverter für jede Konvertierung aus. So bleiben die Verkäuferdaten aus dem PDF des Mandanten erhalten.

### Kann ich mehrere Mandanten in einem Konto verwalten?
Nein. Eine Mandantenverwaltung gibt es nicht. Jedes Konto hat einen Satz Verkäufer-Stammdaten und eine eigene Abrechnung. Empfehlen Sie Mandanten mit regelmäßigen Rechnungen ein eigenes Konto.

### Versendet der Invoice Converter die E-Rechnung an den Kunden?
Nein. Der Dienst erstellt und validiert die Datei. Der Mandant versendet sie selbst, zum Beispiel per E-Mail. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor.

### Was gilt beim Datenschutz für Mandantenrechnungen?
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Lesen Sie vor dem ersten Upload den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er nennt die Unterauftragsverarbeiter und ihre Standorte.

## Nächste Schritte

- [PDF in XRechnung umwandeln](/pdf-to-xrechnung)
- [PDF in ZUGFeRD umwandeln](/pdf-to-zugferd)
- [XRechnung im Formular erstellen](/create-xrechnung)
- [Vorhandene XRechnung prüfen](/xrechnung-validator)
- [ZUGFeRD-Profile vergleichen](/resources/zugferd/profiles)
- [Preise ansehen](/pricing)
- [Auftragsverarbeitungsvertrag lesen](/de/dpa)

## Quellen

- [FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
- [§ 27 UStG mit den Übergangsregeln in Absatz 38](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
- [§ 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), Kopie des Landesamts für Steuern Niedersachsen](https://lstn.niedersachsen.de/download/214737)
- [BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html)
- [BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2026-10-15-obligatorische-elektronische-rechnung.html)